Auf der Registerkarte Genehmigungsschema auf der Seite Basisdaten für Einkaufsgenehmigung werden Genehmiger, Genehmigergruppen, Rollen und Positionen definiert, die eine Bestellung oder eine BA-Position genehmigen dürfen. Die Vorlage für Freigabesverfahren lässt sich dann auf Bestellungen und/oder Bestellanforderungspositionen anwenden, die auf einer Reihe von in den Freigabesregeln angegebenen Kriterien basieren.
Der primäre Gebrauch des Felds Schrittnr. besteht darin, mehrere Genehmiger, Freigabegruppen, Rollen und Positionen in eine Prioritätsreihenfolge zu bringen. Sie können sie in Prioritätsreihenfolge einordnen, d. h. der Genehmiger mit der niedrigsten Nummer kann zuerst genehmigen, aber Sie können auch allen die gleiche Schrittnummer angeben, was bedeutet, dass sie unabhängig voneinander genehmigen können.
Wenn eine Freigabesregel auf eine Bestellanforderungsposition oder eine Bestellung angewendet wird, wird die entsprechende Vorlage für Freigabesverfahren in die Bestellanforderungsposition oder Bestellung kopiert. Allerdings werden die Zeilen in der Freigabesverfahrensvorlage nur kopiert, bis die Zeile mit dem Genehmiger, der Freigabesgruppe, Rolle oder Position mit dem erforderlichen Freigabesgrenzwert erreicht ist. Wenn beispielsweise eine Freigabesverfahrensvorlage 10 Schritte enthält, aber der Genehmiger im ersten Schritt einen ausreichenden Freigabesgrenzwert zur Freigabe einer Bestellung aufweist, wird nur die Zeile mit diesem Schritt in die Bestellung kopiert.
Eine Freigabesverfahrensvorlage wird erstellt und kann sowohl für Bestellungen als auch Bestellanforderungen mit Freigabesregeln verbunden werden.