Diese Funktion ist nur zulässig für nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel, Artikel ohne Nummer und bestandsgeführte Einkaufsartikel, wenn das Eigentumsverhältnis der Bestellposition Firmenmietanlage lautet. Das heißt: Wenn der aktuelle Artikel ein Bestandsartikel mit einem anderen Eigentümer ist, kann der Abschnitt Verteilung im Dialog Vorkontierung nicht geöffnet werden.
Kostenverteilung bedeutet, dass Vorkontierungen optional eingegeben und auf verschiedene Konten verteilt werden können. Die Verteilung der Kosten kann bezüglich der Buchungselement-Werte und Prozentsätze geändert werden, solange sich der Auftrag unter dem Status "Geschlossen" befindet. Bei der Eingabe der Prozentsätze ist zu beachten, dass die Gesamtsumme der Prozente 100 % betragen muss.
Bei jeder finanziellen Transaktion im System werden die betreffenden Buchungen durch die vordefinierten Buchungstypen und die Regeln, die in IFS/Buchungsregeln definiert sind, erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Gelegentlich möchte der Benutzer jedoch vielleicht einen Buchungselementwert in Abhängigkeit bestimmter Bestellungsdaten selbst festlegen, d. h, er möchte keine Regel für dieses Buchungselement und alle betroffenen Buchungstypen festlegen, oder das Festlegen einer solchen Regel ist nicht möglich. In diesen Fällen muss die Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellung manuell hergestellt werden, indem eine mit der Bestellung verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der als Vorkontierung für die Bestellung eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Bestellung erstellte Buchungen aus. Ein Beispiel ist die Bestellung, bei der die Buchungen für den Einkauf eine bestimmte Kostenstelle belasten sollen.
Wenn versucht wird, eine Vorkontierung für eine Bestellung einzugeben, ohne dass die Verwendung der Vorkontierung in IFS/Buchungsregeln erfasst wurde, wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass in der Buchungssteuerung für diesen Bestelltyp keine Vorkontierung festgelegt wurde. Initiieren Sie die Vorkontierungsfunktion in der Buchungssteuerung. Den entsprechenden Buchungstyp für die Buchungselemente angeben, die geändert werden sollen.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird in Geschäftsereignisse bestimmt. Dort kann auch angezeigt werden, ob eine Buchung für ein bestimmtes Buchungsereignis von der Vorkontierung der Bestellung betroffen ist oder nicht.
Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden. Die Verwendung der Vorkontierung im Kopf hat den Vorteil, dass der Wert der Vorkontierung auch für die Positionen gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, dass die Positionen nachträglich hinzugefügt werden. Wenn die Eingabe sowohl in den Kopf als auch in die Positionen bereits erfolgt ist, muss die Vorkontierung in jeder Position durchgeführt werden.
Um die erforderliche Prozedur (unten) einfacher lesen zu können, stehen zweierlei Prozeduren für Kostenverteilung auf den Seiten Bestellung und Bestellungen zur Verfügung.
Die Vorkontierung wird auf die betreffenden Konten verteilt. Die in diesem Dialog definierten Buchungselementwerte haben Auswirkungen auf Buchungen, die für diese Transaktion erstellt wurden. Der Wert für die Bezeichnung Vorkontierung wird auf der Registerkarte Bestellung/Auftragsdetails auf Ja gesetzt, und dies zeigt an, dass die Vorkontierungsfunktion verwendet wird.