Bestellung oder Bestelländerungen genehmigen
Erläuterung
Bestellungen oder Kaufänderungsaufträge, die Genehmigungsschritte (Positionen) aus einer Vorlage für ein Genehmigungsverfahren abgerufen haben, werden gesperrt, d. h. sie können erst behandelt werden, wenn sie von mindestens einem Genehmiger genehmigt wurden. Sie können auch durch einen Genehmiger genehmigt werden, der Mitglied einer Genehmigungsgruppe ist, der einer Projektrolle zugewiesen ist, der eine Position darstellt oder ein Einkäufer ist. Wenn ein Genehmiger einer Position zugewiesen ist, kann der Organisationscode verwendet werden, um die Genehmigung auf Genehmiger zu beschränken, die dieser bestimmten Position innerhalb des ausgewählten Organisationscodes zugewiesen sind.
Die Bestellgenehmigung kann sowohl auf der Registerkarte Bestellung/Genehmigung als auch auf der Seite Bestellgenehmigung durchgeführt werden. Der Bestelländerungsauftrag kann auf der Registerkarte Änderungsauftrag Bestellung/Genehmigung sowie auf der Seite Bestellgenehmigung genehmigt werden. Ein Genehmiger kann nur die Positionen genehmigen, für die er verantwortlich ist.
Es besteht die Möglichkeit, die Genehmigung auf denselben Seiten zu stornieren, in denen bereits die Genehmigung erfolgte. Eine vorher erteilte Genehmigung kann für Bestellungen im Status Geplant, Freigegeben oder Bestätigt und für Änderungsaufträge für Bestellungen im Status Freigegeben oder Genehmigt widerrufen werden.
Voraussetzungen
- Die Vorlage für das Genehmigungsverfahren muss entweder manuell über die Option Vorlage für Genehmigungsverfahren auswählen im Menü Funktionen der Seite Bestellung abgerufen worden sein oder automatisch bei der Freigabe der Bestellung oder mithilfe der Abrufregel für die Genehmigung im Menü Funktionen der Seite Bestellung. Für einen Bestelländerungsauftrag wird die Vorlage für das Genehmigungsverfahren bei Auswahl der Option Vorlage für Genehmigungsverfahren auswählen im Menü Funktionen der Seite Bestelländerungsauftrag abgerufen oder automatisch, wenn der Status auf „Freigeben“ gesetzt wird.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge genehmigen zu können, müssen Sie auf der Seite Einkaufsgenehmigung/Basisdaten/Genehmiger eingetragen und mit Ihrer Anwender-ID am System angemeldet sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Auftrag einer bestimmten Genehmigungsgruppe genehmigen zu können, müssen Sie als Mitglied dieser Genehmigungsgruppe im Fenster Basisdaten für Einkaufsgenehmigung/Genehmigungsgruppen eingegeben worden sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen einer spezifischen Projektrolle genehmigen zu können, müssen Sie dieser Projektrolle in den Registerkarten Projektdetails/Rollenzuweisungen oder Projektinfo/Rollenzuweisung zugewiesen sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen einer spezifischen Position genehmigen zu können, müssen Sie dieser Position in der Registerkarte Mitarbeiterstamm/Beschäftigung/Zuordnungen zugewiesen sein.
- Um Bestellungen oder Änderungsaufträge im Namen des Einkäufers genehmigen zu können, müssen Sie diesem Einkäufer auf der Bestellung oder dem Änderungsauftrag auf der Seite Bestellung oder Bestelländerungsauftrag zugewiesen worden sein.
- Um einen Schritt im Auftrag eines anderen Genehmigers genehmigen zu können, müssen Sie als Stellvertreter für diesen Genehmiger auf der Seite Stellvertreter definiert worden sein.
Auswirkungen
- Für jede genehmigte Position erstellt das System automatisch den Namen des Genehmigers und das Genehmigungsdatum.
- Eine Bestellung kann nach Genehmigung aller Positionen freigegeben werden.
- Bei einem Bestelländerungsauftrag wird der Status nach Genehmigung aller Positionen in Genehmigt geändert, und es ist möglich, die Änderungen vom Änderungsauftrag in der Bestellung zu bearbeiten.