Diese Beschreibung beginnt mit einem kurzen Überblick über Zweck und Anwendungsbereich der Lieferantenvereinbarung. Dann folgt eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Lieferantenvereinbarungstypen, d. h. Einkaufsvereinbarung und Vertragsbestellung. Schließlich werden wichtige Begriffe und Konzepte im Zusammenhang mit IFS/Einkauf erläutert.
Zum Vermeiden einer Unsicherheit in Bezug auf die Nutzung der Lieferantenvereinbarungsbedingungen in dieser Beschreibung wird entweder Lieferant oder Lieferantenvereinbarung als allgemeines Konzept verwendet (unabhängig von der Lieferantenvereinbarung). Wenn auf eine bestimmte Lieferantenvereinbarung Bezug genommen wird, wie beispielsweise die Einkaufsvereinbarung oder die Vertragsbestellung, gilt die Beschreibung lediglich für diesen speziellen Typ.
Bei der Bearbeitung von Lieferantenvereinbarungen handelt es sich um einen Prozess, der in allen Firmen den Beschaffungsprozess unterstützt. Mithilfe der Lieferantenvereinbarung, der in IFS/Einkauf erfasst wird, wird der Anwender bei der Organisation der getroffenen Geschäftsvereinbarungen unterstützt.
Der Lieferantenvertrag kann sowohl für umfassende Verträge, die für die gesamte Firmengruppe eines multinationalen Unternehmens von der Muttergesellschaft aufgesetzt wurden, wie auch für den Vertrag eines kleinen Standorts mit einem ortsansässigen Lieferanten verwendet werden. Die Auswahl verschiedener Optionen, wie beispielsweise Zeiträume definieren, mehrere Standorte verwenden, Einkaufsartikel und/oder Lieferantensortimente hinzufügen, Preisdetails auf hierarchische Weise definieren und Staffelpreise und Staffelpreise für Lieferantensortiment verwenden, bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Eingabe von Lieferantenverträgen.
Es wird zwischen zwei Arten von Lieferantenvereinbarungen unterschieden: Einkaufsvereinbarungen und Vertragsbestellungen.
Die Einkaufsvereinbarung dient dazu, eine allgemeine Vereinbarung mit dem Lieferanten über allgemeine Bedingungen und Preise für einen gegebenen Zeitraum zu treffen. Dazu werden die vereinbarten Daten in das System eingegeben. Die Einkaufsvereinbarung dient nach erfolgter Eingabe im Hintergrund als Preisbasis für die Bestellpositionen.
Eine Einkaufsvereinbarung ist eine allgemeine Lieferantenvereinbarung, die für alle entsprechenden Bestellpositionen, also alle manuell und automatisch erfassten Bestellungen, gültig ist. Die einzigen Ausnahmen sind Lieferantenvertragsfreigaben (die Vertragsbestellungen verwenden) und Bestellungen, die aus einer Bestellanforderung erstellt wurden (mit den vereinbarten Bedingungen des Angebots, das für die Bestellposition verwendet wird). Eine Einkaufsvereinbarung wird gültig, wenn sie den Status Aktiv hat. Es ist auch möglich zu entscheiden, ob der Vertrag während der Verhandlung wirksam sein soll oder nicht.
Bei der Verwendung von IFS/Projektabwicklung oder IFS/Projekt kann der Anwender eine Angebotsanfrage in das entsprechende Modul eingeben und dann eine Einkaufsvereinbarungen erstellen. In der Einkaufsvereinbarung wird dann die Projektidentifikation angezeigt. Eine Einkaufsvereinbarung mit Projektreferenz kann nur für Bestellungen, die mit dem Projekt verknüpft sind, verwendet werden.
Bei der Vertragsbestellung handelt es sich um ein langfristige Verbindung mit einem Lieferanten hinsichtlich Materiallieferungen, wobei kurzfristige Freigaben zur Erfüllung von Anfragen generiert werden. Der Einkauf der festgelegten Einkaufsartikel ist bereits genehmigt. So ist die Bestellung von Artikeln sehr schnell abgewickelt, da die im Vorfeld der Bestellung beim Lieferanten erforderlichen Schritte reduziert werden.
Die Vertragsbestellung ist eine Art Lieferantenvereinbarung, die für Lieferantenvereinbarungsfreigaben verwendet ist. Dieses Konzept ermöglicht dem Anwender den Einkauf von Artikeln, die unter Umständen sehr teuer sein können. Auf der anderen Seite wird der Anwender aber auch in der Möglichkeit, willkürlich einzukaufen, beschränkt. Beispielsweise beim Einkauf eines dringend benötigten, teueren Ersatzteils, um die Ausfallzeit der betroffenen Maschine gering zu halten.
Für eine Vertragsbestellung können lediglich Einkaufsartikel eingegeben werden, jedoch keine Lieferanten- oder Artikelsortimente. Der Grund dafür liegt in der Tatsache, dass in einer Vertragsbestellung eine präzise Definition der Einkaufsartikel und deren Kaufbedingungen erfolgt. Bei einem Lieferantensortiment ist die Definition so weit gefasst, dass sie nicht auf eine Vertragsbestellung angewendet werden kann.
Der Anwender kann nach Erstellen der Vertragsbestellung problemlos Lieferantenvertragsfreigaben im Dialog Vertragsfreigabe erstellen erstellen. Dies ist die einzige Möglichkeit, Lieferantenvertragsfreigaben zu erstellen. Die Lieferantenvertragsfreigabe erstellt automatisch eine freigegebene Bestellung mit einer Bestellposition. Für diese Bestellung ist keine Bestätigung erforderlich, da die Details der Vertragsbestellung bereits mit dem Lieferanten verhandelt wurden.
Folgende Statusangaben für einen Lieferantenvertrag sind möglich: Geplant, Aushandeln, Aktiv, Abgeschlossen und Storniert.
Wenn eine Lieferantenvereinbarung erstmals erstellt wird erhält sie zunächst den Status Geplant. Danach ist es möglich, den Status ohne Einschränkungen in Ausgehandelt, Aktiv oder Geschlossen zu andern, je nach Bearbeitungsstand des Vertrags. Wenn die Lieferantenvereinbarung jedoch storniert wird und somit den Status Storniert erhält, ist eine weitere Statusänderung nicht möglich.
Lieferantenverträge sind gültig, wenn sie den Status „Aktiv“ aufweisen. Manchmal kann es erforderlich sein, dass der Lieferantenvertrag während der Verhandlung des Vertrags gültig ist. Wenn die Option Gültig während Aushandlung auf der Registerkarte „Lieferantenvertrag/Allgemein“ aktiviert wird, ist der Vertrag gültig, wenn er sich im Verhandlungsstatus befindet.
Das Konzept des zugehörigen Standorts wird verwendet, seit es möglich ist, eine Lieferantenvereinbarung für mehrere Standorte einzugeben. Der zugehörige Standort ist der für die Lieferantenvereinbarung verantwortliche Standort. Standardmäßig wird der Standort des Anwenders eingegeben. Diese Eingabe kann jedoch vor dem Speichern des Lieferantenvertrags geändert werden.
Bei einer Lieferantenvereinbarung kann es sich um eine lokale Vereinbarung oder eine Vereinbarungsgruppe handeln. Der lokale Vertrag ist lediglich für den zugehörigen Standort gültig. Die Eingabe für diesen Standort wird in der Lieferantenvereinbarung automatisch vorgenommen. Eine Vereinbarungsgruppe ist für zahlreiche Standorte gültig, wobei die zugehörige Seite nicht eingeschlossen werden muss. Der Mitarbeiter, der die Lieferantenvereinbarung eingibt, muss über Zugriff auf alle in die Lieferantenvereinbarung aufzunehmenden Standorte verfügen.
Wenn für einen lokalen Vertrag ein Standort abweichend vom zugehörigen Standort eingegeben werden soll, kann mit Hilfe der Vereinbarungsgruppe ein Standort als gültiger Standort eingegeben werden.
Die Periode dient als Basis für:
Die kumulativen Werte für den Einkaufsartikel und für das Lieferantensortiment werden in Verbindung mit dem anwendbaren Staffelpreis gespeichert.
Der Anwender kann eine oder mehrere Perioden definieren, für die die Lieferantenvereinbarung gültig ist. Eingegeben werden der Anfangs-/Endtermin sowie der maximale Betrag für die Lieferantenvereinbarung. Die Verwendung des maximalen Betrags wird im Abschnitt über maximale Menge/Betrag erläutert. (Siehe unten.) Der Anwender hat die Möglichkeit, den aktuellen Einkaufsbetrag während der Periode anzuzeigen.
Die Eingabe eines Enddatums für eine erfasste Periode ist nicht unbedingt erforderlich. Wenn kein Enddatum eingegeben wurde, ist die Lieferantenvereinbarung bis auf Weiteres gültig. Bevor eine neue Periode eingegeben werden kann, muss die vorhergehende Periode ein Enddatum erhalten, d. h, Zeitüberschneidungen bei den Perioden sind nicht zulässig. Es besteht die Möglichkeit, Perioden einzugeben, die zeitlich nicht verbunden sind. Ferner besteht die Möglichkeit, eine gültige Lieferantenvereinbarung zu beenden, indem der Lieferantenvereinbarungsstatus in einen Status geändert wird, der keinen weiteren Einkauf zulässt.
Hinweis: Es ist nicht möglich, eine Periode zu löschen, wenn bereits ein Einkauf auf Basis der Lieferantenvereinbarung durchgeführt wurde.
Der Höchstbetrag kann für eine Periode definiert werden.Der Höchstbetrag oder die Höchstmenge kann für einen Artikel oder ein Artikelsortiment definiert werden. Für Lieferantensortimente kann der Höchstbetrag definiert werden.
Der Höchstbetrag (oder die Höchstmenge bzw. der Höchstbetrag der eingegebenen Einkaufsartikel bzw. Artikelsortimentsknoten) lässt sich in zweierlei Hinsicht berücksichtigen. Entweder wird der maximale Betrag als Richtlinie für das Einkaufskontingent bei einem Lieferanten berücksichtigt oder aber der maximale Betrag fungiert als Grenze, die nicht überschritten werden darf.
Wenn der Höchstbetrag als Richtlinie berücksichtigt wird, stehen dem Anwender zwei Optionen für die Reaktion des Systems bei Erreichen des Betrags oder der Menge zur Verfügung.
Wenn der Höchstbetrag oder die Höchstmenge als Grenze festgelegt wird, die nicht überschritten werden darf, sind keine Alternativen verfügbar. Bei der Eingabe einer Bestellposition, die den maximalen Betrag/die maximale Menge übersteigt, kann diese Position erst gespeichert werden, wenn sie die entsprechenden Grenzen nicht mehr überschreitet. (Nicht Überschreiten)
Der Parameter „Option Höchstbetrag“ wird auf der Registerkarte „Allgemein“ festgelegt. Die Optionen im vorstehend beschriebenen Auftrag sind: „Überschreiten mit Warnung“, „Überschreiten ohne Warnung“ und „Nicht überschreiten“. In der Lieferantenvereinbarung gibt es für jede spezifische Periode einen Höchstbetrag, für jede Artikelposition eine Höchstmenge und für jede Lieferantenvertrags-Lieferantensortimentsposition einen Höchstbetrag (die Menge wird durch die Multiplikation der Menge mit dem Preis unter Abzug potenzieller Rabatte in einen Betrag umgewandelt).
Es besteht die Möglichkeit, das Erstelldatum der Bestellung oder das gewünschte Lieferdatum als Datum für die Lieferantenvereinbarung einzugeben.
Mit diesem Parameter wird festgelegt, ob das Auftragsdatum (das Erstellungsdatum der Bestellung) bei der Festlegung des Lieferantenvertragspreises, oder ob das gewünschte Lieferdatum, das in der Bestellposition festgelegt ist, verwendet wird. Dies dient für den Fall, dass der Anwender die Bestellung im Voraus eingeben möchte, ohne diese direkt an den Lieferanten zu senden. Es ist möglich, dass eine neue Lieferantenvertragsperiode gültig ist zum Zeitpunkt der Artikellieferung, die abweichend ist von der Vertragsperiode, die bei Eingabe der Bestellung gültig war. Der Parameter „Gültigkeitsdat./Preis“ wird für jeden Lieferanten definiert.
Die gültigen Lieferantenverträge während einer gemeinsamen Periode können priorisiert werden. Je niedriger der Wert im Feld „Priorität“ ist, desto höher ist die Priorität. Die Priorität wird innerhalb der Preisabrufsstufe relevant. Dies bedeutet, dass ein Lieferantenvertrag mit entsprechenden Preisdetails auf der Registerkarte „Artikel“ mit einer niedrigeren Priorität eine insgesamt höhere Priorität als ein Lieferantenvertrag mit einem Artikelsortiments-Datensatz mit einer höheren Priorität erhält.
Einkaufsartikel können sowohl mit einer Einkaufsvereinbarung wie mit einer Vertragsbestellung/Einkauf verknüpft werden. Der Einkaufsartikel muss zumindest an einem der Standorte in der Lieferantenvereinbarung verfügbar sein. Bei der Eingabe von Artikeln in die Lieferantenvereinbarung müssen alle Maßeinheiten und Umrechnungsfaktoren für die Standorte, für die sie eingegeben werden, identisch sein, d. h., die Einkaufsmaßeinheit und der Umrechnungsfaktor für Einkaufsmaßeinheit und Bestandsmaßeinheit müssen identisch sein, ebenso wie die Preismaßeinheit und der Umrechnungsfaktor für Preis- und Einkaufsmaßeinheit. Die Konsistenz muss gewährleistet sein, andernfalls ist es nicht möglich, den Einkaufsartikel in die Lieferantenvereinbarung einzugeben.
Wenn in einer Lieferantenvereinbarung fünf verschiedene Standorte und zwei Artikel eingegeben werden sollen, müssen die entsprechenden Daten nur einmal eingegeben werden.
Die Daten können folgendermaßen eingegeben werden:
| Lieferantenvereinbarung mit allgemeinen Bedingungen und Perioden | Standort A | Artikel 1, Bedingungen |
| Standort B | Artikel 2, Bedingungen | |
| Standort C | ||
| Standort D | ||
| Standort E |
Die einzugebenden Daten sind bei weitem geringer als bei separaten Lieferantenvereinbarungen für sämtliche Standorte. Bei Verwendung der Vereinbarungsgruppe können alle Standorte in die gleiche Lieferantenvereinbarung eingegeben werden. So müssen die Einkaufsartikel nur einmal eingegeben werden, wenn diese mit den festgelegten Konditionen für alle Standorte gültig sind.
Die Lieferantenvereinbarung kann nun für den Einkauf der Artikel an allen Standorten verwendet werden.
Hinweis: Vor dem Bezug eines Artikels von einem bestimmten Standort, muss der Artikel als Einkaufsartikel für diesen Standort eingegeben sein.
Es besteht die Möglichkeit, die Gültigkeit eines Einkaufsartikels für lediglich einen Standort festzulegen. Wenn ein Artikel für einen bestimmten Standort eingegeben wird, können mehrere Positionen für den gleichen Artikel eingegeben werden. Die einzige Einschränkung ist, dass der Artikel in diesem Fall für einen weiteren Standort bzw. für alle Standorte gültig sein muss. Eine Position mit einem festgelegten Standort wird beim Abruf der Preise für eine Bestellposition immer vor einer Position ohne bestimmten Standort verwendet. Das unten stehende Beispiel stellt die Ergänzung des Beispiels für die Eingabe von Standorten und Artikeln dar.
| Standort | Artikel | Preis | Rabatt (%) | Zusatzkosten | Max. Menge |
| Artikel 1 | 32,50 | 0 | 0 | 5000 | |
| Standort A | Artikel 1 | 30,75 | 0 | 0 | 3000 |
In diesem Fall zahlt Standort A 30,75 pro Einheit und alle anderen Standorte (Standort B, Standort C, Standort D und Standort E) zahlen 32,50 pro Einheit. Ursache für die unterschiedlichen Preise kann die Tatsache sein, dass Standort A viel näher beim Lieferanten liegt, als alle anderen Standorte.
Vereinbarter Preis, Rabatt und Zusatzkosten können eingegeben werden. Die Zusatzkosten sind die für jede Bestellposition zu zahlenden Kosten, unabhängig von der bestellten Menge.
Wenn je nach Bestellmenge bessere Preisbedingungen angeboten werden, empfiehlt es sich, den Artikel Staffelpreis zu verwenden. Mit dieser Funktion kann der Anwender die Bestellmenge eines bestimmten Artikels sowie die entsprechenden Bedingungen für diese Bestellposition verfolgen. Der Anwender legt fest, ob die Preisliste für eine bestimmten Standort oder für alle Standorte, die für die Lieferantenvereinbarung eingegeben wurden, gültig ist. Beim Einsatz des Artikel Staffelpreis besteht die Möglichkeit, andere Preise, Rabatte und Zusatzkosten zu vereinbaren, wenn eine festgelegte Mindestmenge abgenommen wurde. Diese Daten sind auch für den Lieferanten mit Hilfe einer Preiskatalognachricht abrufbar. Weitere Informationen über Preiskatalognachrichten enthält der Abschnitt "Preisdaten via EDI/MHS abfragen".
Die für die Bestellposition abrufbaren Bedingungen gelten für die Menge, die einschließlich der aktuellen Bestellposition erzielt wird. Beispielsweise beträgt die derzeitige kumulierte Menge 800 Stück. Die nächste Stufe mit neuen Bedingungen beginnt bei 1000 Stück. Wenn 250 Stück bestellt werden, werden die Kondition für die Menge bis zu 1000 Stück (800+250>1000) abgerufen. Die kumulierte Menge beträgt jetzt 1050 Stück.
Beispiel für einen Artikel Staffelpreis:
| Artikel | Min. Menge | Preis | Rabatt (%) | Zusatzkosten |
| Artikel 1 | 0 | 6,75 | 0 | 0 |
| 1000 | 6,50 | 0 | 0 | |
| 1500 | 6,10 | 0 | 0 |
Der Artikel Staffelpreis kann auch in Kombination mit der Detaillierten Artikelpreisfindung verwendet werden. Weitere Informationen zur detaillierten Preisfindung finden Sie im Abschnitt „Detaillierte Artikelpreisfindung“.
Wenn eine Verfolgung hinsichtlich der gekauften Menge eines bestimmten Einkaufsartikels eines Lieferanten durchgeführt wird, können die kumulierten Werte in Verbindung mit dem Artikel Staffelpreis angezeigt werden. Um die kumulierten Werte an dieser Stelle zu aktualisieren, ist das Verwenden des Artikel Staffelpreis nicht erforderlich. Angezeigt werden kann die aktuelle Menge, der aktuelle Betrag und die Anzahl der Bestellpositionen. Die Werte sind für jede Lieferantenvertragsperiode festgelegt.
Wenn eine Rechnung für eine empfangene Bestellposition, die mit einer Lieferantenvereinbarung verknüpft ist, überprüft wird, werden der kumulierte Betrag und die kumulierte Menge für den Artikel in der Lieferantenvereinbarung und im Artikel Staffelpreis aktualisiert. Wenn Preiskorrekturrechnungen für eine Bestellposition, die mit einer Lieferantenvereinbarung verknüpft ist, überprüft werden, werden der kumulierte Betrag und die kumulierte Menge für den Artikel im Vertrag und im Artikel Staffelpreis aktualisiert. Durch beide Typen der Rechnungsprüfung wird auch der kumulierte Betrag für die gesamte Lieferantenvertrag aktualisiert.
Ein Artikelsortiment kann nur mit einer Einkaufsvereinbarung und nicht mit einer Vertragsbestellung verknüpft werden. Ein Artikelsortiment kann in Einkaufsvereinbarungen verwendet werden, um die Preisdetails wie Preis, Rabattmenge oder Höchstmenge hierarchisch zu definieren. Die für die Knoten definierten Preisdetails gelten nicht nur für die Artikel, die mit demselben Knoten verknüpft sind, sondern auch für den Artikel, der mit seinen untergeordneten Knoten verknüpft ist. Der Preis und der Rabatt werden vom nächstgelegenen Knoten zum Artikel abgerufen. Zusatzkosten werden vom gleichen Knoten wie der Preis abgerufen. Diese Funktionen werden verwendet, um Preise, Rabatte und die Höchstmenge oder Menge in einer logisch strukturierten und transparenten Weise zu definieren und zu verwalten, wenn es sich um dieselben Artikeltypen handelt, die in eine strukturierte Hierarchie kategorisiert werden können.
Ein Sortiment kann mit einem Vertrag verknüpft werden. Dieser Vertrag kann Preisdetails von Knoten des verknüpften Sortiments enthalten. Preisdetails werden für die Kombination aus Sortimentsknoten und Preismaßeinheit definiert. Beachten Sie außerdem, dass * verwendet werden kann, um Preisdetails für jede Preismaßeinheit zu verallgemeinern.
Artikelsortimente beziehen sich nie auf einen bestimmten Standort, sind jedoch für sämtliche Standorte gültig, die in der Einkaufsvereinbarung festgelegt werden.
Als Beispiel kann ein Vertrag mit einem Lieferanten abgeschlossen werden, der verschiedene Arten von Farben liefert. Der oberste Knoten kann also der Knoten „Farbe“ sein. Dann gibt es zwei untergeordnete Elemente für den Knoten „Farbe“ für Außen- und Innenfarben. Der innere Knoten kann dann drei untergeordnete Knoten für „Wand“, „Metall“ und „Holz“ haben. Dann kann der Knoten „Wand“ zwei untergeordnete Knoten enthalten: „Emulsion“ und „Tempera“. Wenn ein Vertrag mit dem Lieferanten für alle Farben des Innentyps vorliegt, erhalten Sie einen Rabatt von 20 % und können dies dann im Lieferantenvertrags-Artikelsortiment definieren, indem Sie den Rabatt für den Knoten „Innen“ auf 20 % setzen, während Sie für seine Nachkommen unterschiedliche Preise festlegen und den Rabatt bei diesen Stufen auf null setzen. Ebenso kann ein gemeinsamer Preis für einen Knoten der höheren Stufe mit verschiedenen Rabatten für Knoten der tieferen Stufe definiert werden. Die Höchstmenge oder der Höchstbetrag kann pro Knoten definiert werden, und diese sollten auf jeder Stufe erfüllt sein, aber die Reaktion beim Überschreiten dieser Höchstwerte wird basierend auf der Option „Höchstbetrag“ auf der Registerkarte „Lieferantenvertrag/Allgemein“ festgelegt.
In den folgenden Tabellen werden der effektive Preis und der Rabatt für ein einfaches Sortiment von zwei Stufen und die Eingabe der Bestellposition für einen mit der zweiten Stufe verknüpften Artikel angezeigt.
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
D1
Stufe 2
P2
D2
P2, D2
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
D1
Stufe 2
P2
0
P2, 0
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
0
Stufe 2
Null
D2
P1, D2
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
D1
Stufe 2
Null
D2
P1, D2
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
D1
Stufe 2
P2
Null
P1, D1
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
P1
Null
Stufe 2
Null
D2
P1, D2
Preis
Rabatt %
Gültig
Stufe 1
Null
D1
Stufe 2
P2
Null
P2, D1
Das Lieferantensortiment kann nur mit einer Einkaufsvereinbarung und nicht mit einer Vertragsbestellung/Einkauf verknüpft werden. Lieferantensortimente werden in Einkaufsvereinbarungen für das Gruppieren von Artikeln mit übereinstimmenden Konditionen hinsichtlich Rabatten und Zusatzkosten einschließlich der bestandsgeführten Einkaufsartikel, der nicht bestandsgeführten Artikel und der Artikel ohne Artikelnummer verwendet. Einer der Vorteile der Lieferantensortimente ist, dass ein Einkaufsartikel verwendet werden kann, für den mehrere Lieferanten verfügbar sind, die unterschiedliche Rabatte und zusätzliche Kosten gewähren.
Ein Lieferantensortiment sollte lediglich für die Verknüpfung eines Einkaufsartikels und/oder Artikels ohne Artikelnummer mit einem (1) Lieferanten verwendet werden. Lieferantensortimente werden als Basisdaten in IFS/Einkauf eingerichtet und dann als Verknüpfung für die Kombination Einkaufsartikel und zugehöriger Lieferant verwendet. Lieferantensortimente beziehen sich nie auf einen bestimmten Standort, sind jedoch für sämtliche Standorte gültig, die in der Einkaufsvereinbarung festgelegt werden.
Das folgende Beispiel bezieht sich auch das weiße Papier, das für den Laserdruck verwendet wird. Diese Papier wird in der Regel vom Einzelhändler bezogen. In diesem Fall gehört das Papier zum Bürobedarfsortiment und Ihre Firma verfügt über einen Rabatt von 20 % auf alle Produkte dieses Lieferantensortiments. Da dieser Einzelhändler seinen Bestand in der Regel klein hält, um die Kosten und die Menge an nicht verkauften Artikeln zu minimieren, kommt es gelegentlich vor, das der dieses Produkt nicht mehr vorrätig hat. (Das ist der Grund für den großzügigen Rabatt.) In diesem Fall muss das gleiche Produkt (weißes Laserdruckerpapier) von einem anderen Einzelhändler, der diesen Artikel vorrätig hat, bezogen werden. Bei diesem Einzelhändler ist das Produkt im Papiersortiment für Laserdrucker enthalten. Da sein Sortiment sehr viel größer ist und er über umfangreiche Lagerbestände verfügt, erhält Ihre Firma keinerlei Rabatt.
Der Kontrolltyp C82 (Sortiment/Lieferant) kann in Verbindung mit folgenden Buchungstypen verwendet werden:
Das Lieferantenvereinbarungssortiment kann ebenfalls mit dem Staffelpreis Lieferantensortiment verknüpft werden und wird dann auch so bezeichnet. Es gilt die Beschränkung der üblichen Einkaufsvereinbarung. Die Einrichtung eines standortspezifischen Staffelpreis-Lieferantensortiments ist nicht möglich. Ferner ist die Mengeneingabe nicht möglich, da ein Sortiment in der Regel Artikel umfasst, die sich in der Maßeinheit und in anderen Punkten unterscheiden. Die Eingabe eines Mindestbetrags ist jedoch zulässig.
Zusätzlich zum Mindestbetrag werden der Lieferantenrabatt sowie Zusatzkosten für die einzelnen Bestellpositionen eingegeben. Beim Abrufen des Rabatts und der Zusatzkosten eines Lieferantensortiments, wird der Betrag der aktuellen Bestellposition berücksichtigt. Der Betrag wird zunächst mit Hilfe des Rabatts und der Zusatzkosten kalkuliert, um den kumulierten Betrag zu prüfen, bevor die Bestellung vorgenommen wird. Wenn der kumuliert Betrag die nächste Stufe des Staffelpreises erreicht, werden die Werte (für Rabatt und Zusatzkosten) für diese Stufe in der aktuellen Bestellposition verwendet.
Ein kurzes Beispiel verdeutlicht den Abruf von Bedingungen für Lieferantensortimente mit Hilfe des Lieferantensortiments 1 (SA1). SA1 wird in einer Lieferantenvereinbarung eingegeben, und der Sortimentstaffelpreis wird in der untenstehenden Tabelle angezeigt.
Beispiel für einen Staffelpreis Lieferantensortiment:
| Lieferantensortiment | Min. Wert | Rabatt (%) | Zusatzkosten |
| Lieferentensortiment 1 (SA1) | 0 | 0 | 10 |
| 500 | 10 | 10 | |
| 1000 | 20 | 10 |
Wenn der Anwender verfolgen möchte, welche Menge aus dem Lieferantenvereinbarungssortiment eines Lieferanten bezogen wurde, können die kumulierten Werte in Verbindung mit dem Staffelpreis des Lieferantensortiments angezeigt werden. Um die kumulierten Werte zu aktualisieren, ist die Anwendung des Staffelpreis Lieferantensortiment nicht erforderlich. Angezeigt werden kann der aktuelle Betrag und die Anzahl der Bestellpositionen. Die Werte sind für jede Lieferantenvertragsperiode festgelegt.
Wenn eine Rechnung für eine empfangene Bestellposition überprüft wird, wobei das definierte Lieferantensortiment mit einer Lieferantenvereinbarung verknüpft ist, wird der kumulierte Betrag für das Lieferantensortiment im Vertrag und im Sortiment des Staffelpreises aktualisiert. Wenn eine Rechnung für eine empfangene Bestellposition überprüft wird, wobei das definierte Lieferantensortiment mit einer Lieferantenvereinbarung verknüpft ist, wird der kumulierte Betrag für das Lieferantensortiment in der Lieferantenvereinbarung und im Sortiment Staffelpreis aktualisiert. Durch beide Typen der Rechnungsprüfung wird auch der kumulierte Betrag für die gesamte Lieferantenvertrag aktualisiert.
Da Einkaufsartikel direkt oder indirekt an vier verschiedenen Stellen einer Lieferantenvereinbarung eingegeben werden können, muss der Auftrag, in den die Bedingungen für die Bestellposition eingesetzt werden, angegeben werden. Mögliche Stellen können der Artikel Staffelpreis, das Sortiment/Lieferant und der Staffelpreis Lieferantensortiment sein. Darüber hinaus können Einkaufsartikel sowohl standortunabhängig wie standortabhängig sein.
Abschließend lässt sich sagen, dass standortabhängig immer vor standortunabhängig und der Staffelpreis vor dem üblichen Lieferantenvertrag ausgewählt wird.
Um die Abgrenzung der unterschiedlichen Lieferantenvereinbarungen zu erleichtern, hat der Anwender die Möglichkeit, eigene Lieferantenvereinbarungsgruppen zu erstellen. Diese Vertragstypen werden als Basisdaten in IFS/Einkauf eingegeben. Diese Lieferantenvertragstypen können sowohl als Einkaufsvereinbarung wie auch als Vertragsbestellung/Einkauf verwendet werden. Der Vertragstyp kann dann bei der Gruppierung und Anfrage von Lieferantenvereinbarungen verwendet werden.
Es besteht die Möglichkeit, Lieferantenvereinbarungen mithilfe der Preiskatalognachricht zu erhalten. Somit können bestehende Verträge mit den übermittelten Preisinformationen aktualisiert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, die Bedingungen für einen Einkaufsartikel sowohl in Vertragsbestellungen wie in Einkaufsvereinbarungen zu aktualisieren.
Da die Zeitperioden in Preiskatalognachrichten und Lieferantenvereinbarungen unterschiedlich gehandhabt werden, ist es nicht möglich, Lieferantenvereinbarungen automatisch zu aktualisieren. Dies liegt daran, dass eine Preiskatalogposition ein Gültigkeitsdatum Von und ein Gültigkeitsdatum Bis hat, wohingegen die Lieferantenvereinbarung lediglich die Kopfdaten verwendet. Es besteht keine Möglichkeit, eine Lieferantenvereinbarung mithilfe einer Preiskatalognachricht (mit Bezug auf eine Lieferantenvereinbarung) zu aktualisieren, die Preise für einige Artikel enthält (gültig ab einem späteren Datum), da es nicht möglich ist, diese Informationen in der Lieferantenvereinbarung anzugeben.
Wenn der Lieferant die Preiskatalognachricht im Voraus (sehr wahrscheinlich) sendet, muss der Preiskatalog am gleichen Tag geprüft werden, an dem die im Preiskatalog angegebenen Preise verwendet werden sollen (oder in Zukunft verwendet werden).
Mithilfe des Befehls „Angebotsanforderung erstellen“ im Kopf oder in der Position kann eine neue Anforderung erstellt werden. im Dialog Vertrag zu Anforderung muss der Anwender den Einkäufer, die Währung, den letzten Termin für eine Antwort und den Währungscode für die Anfrage eingeben. Wenn der Anwender die maximalen Werte in der Lieferantenvertragsposition (Max. Menge oder Max. Betrag) nicht als geschätzte Werte (geschätzte Menge oder geschätzter Betrag) in die Anfragepositionen transferieren möchte, muss er die Option Max. Werte als geschätzte Werte verwenden deaktivieren.
Bei der detaillierten Preisfindung für einzelne Artikel kann der Kaufpreis aus einem Grundpreis und mehreren Preiselementen bestehen, die zum endgültigen Kaufpreis beitragen. Es gibt drei Arten von Preiselementen: Material, Betrag und Prozentsatz. Es wird eine Liste mit Preisdetails aktiviert, in der Sie manuell Preisdetails für Betrags- und Prozent-Elemente definieren können. Materialpreiselemente tragen zum Endpreis bei, basierend auf dem Anteil des Materials im Bestandsartikel in Kombination mit dem Preis des Materials, und werden automatisch zu den Details hinzugefügt, wenn sie existieren.
Preiselemente vom Typ Betrag werden verwendet, um einen Betrag einzugeben, der zum Endpreis beiträgt. Die Standard-Preismaßeinheit wird aus der Artikelposition des Lieferantenvertrags übernommen, kann aber in einer anderen Maßeinheit definiert werden, solange die Basis dieselbe ist wie in der Vertragsposition. Sie können auch eine andere Währung als die Vertragswährung festlegen.
Preiselemente vom Typ Prozent können mit zwei verschiedenen prozentualen Grundlagen zur Berechnung des Beitrags verwendet werden, entweder mit dem Basispreis oder dem kalkulierten Preis. In den Preisangaben können sowohl positive als auch negative Prozentwerte definiert werden. Preiselemente vom Typ Prozent beziehen sich immer auf die Vertragswährung.
Für Preisdetailpositionen vom Typ Betrag und Prozentsatz können Sie zusätzliche Gültigkeitszeiträume oder einen Mengenbereich festlegen, in dem die Preisdetailposition gültig sein soll. Sie können sowohl für die Perioden als auch für die Mengen einen fixierten Bereich festlegen oder ihn an einem Ende offen lassen, damit die Position nur für einen Anfangs- oder Endwert gilt. Es ist auch möglich, eine Kombination aus Zeiträume und Mengen zu verwenden, um festzulegen, wann die Position gültig sein soll.
Wenn die Menge für die Validierung verwendet wird, wird die gesamte kumulierte Bestellmenge für den spezifischen Artikel der aktuellen Vereinbarung verwendet, um zu prüfen, ob die Position gültig ist oder nicht.
Für Materialpreisdetailpositionen ist es nicht möglich, Gültigkeitszeiträume einzugeben, da diese auf der Registerkarte Materialpreiselemente des Bestandsartikels definiert sind.
Wenn es sich beim Lieferantenvertrag um eine Gruppenvereinbarung handelt, haben Sie die Möglichkeit, für den Abruf von Materialpreiselementen einen anderen Standort als den Eigentümerstandort zu wählen. Dies kann praktisch sein, da Sie den Materialanteil nur an einem Standort definieren können, anstatt ihn an allen Standorten zu definieren, die für den Vertrag verwendet werden.
Die detaillierte Artikelpreisfindung kann in Kombination mit Artikel Staffelpreis verwendet werden. Während es bei der detaillierte Artikelpreisfindung darum geht, den Preis in seine einzelnen Komponenten mit einem eigenen Preis aufzuschlüsseln, kann Artikel Staffelpreis verwendet werden, wenn man vom Lieferanten bessere Einkaufsbedingungen erhält, d. h. wenn man eine größere Menge abnimmt, könnte man einen niedrigeren Preis, einen besseren Rabatt und/oder geringere Zusatzkosten erhalten. Diese Kombination von Methoden ermöglicht eine flexible Preisfindung und bietet gleichzeitig Transparenz und Klarheit für den Anwender.
Wenn die Preise für Materialien häufig schwanken, können Materialpreisreferenzvereinbarungen dazu dienen, die Rohstoffpreise über einen bestimmten Zeitraum zu stabilisieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Aktivität zu nutzen: Entweder basieren die Preise der Materialpreiselemente auf der aktuellen Vereinbarung oder sie basieren auf einer Referenzvereinbarung.
Wenn das Feld Materialpreisreferenzvereinbarung leer ist, basieren die Preise der Materialpreiselemente auf der aktuellen Vereinbarung, sind editierbar und werden für Berechnungen verwendet.
Wenn im Feld Materialpreisreferenzvereinbarung eine Vereinbarungsnummer angezeigt wird, werden die Preise der Materialpreiselemente von der Referenzvereinbarung vererbt, sind nicht editierbar und werden für Berechnungen verwendet.
Beachten Sie, dass die Änderung des Status einer aktiven Vereinbarung in Geplant, Storniert oder Abgeschlossen eingeschränkt ist, wenn die Vereinbarung als Materialpreisreferenzvereinbarung verwendet wird.
Bei detaillierter Preisfindung wird der Beitrag der Materialpreiselemente auf der Grundlage des pro Bestandsartikel definierten Materialpreiselementanteils und der Materialpreisffindung berechnet.
Die Preisdezimalrundung bestimmt die Genauigkeit, mit der Preise gerundet werden, um die Konsistenz der Preisberechnungen zu gewährleisten. Die Preisdezimalrundung kann bearbeitet werden, bis auf einer der Registerkarten „Lieferantenvereinbarungsperiode“, „Artikel“, „Artikelsortiment“, „Lieferantensortimente“ oder „Materialpreiselemente“ preisspezifische Informationen hinzugefügt werden.
Wenn die Preisdezimalrundung leer gelassen wird, verwendet das System standardmäßig die IFS-Währung für die Preisberechnung.
Wenn die Preisdezimalrundung einen Wert hat, entspricht diese Zahl der Anzahl der Dezimalstellen, die für die Preisberechnung verwendet werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Einstellung der Dezimalstellen in den Buchhaltungseinstellungen mit dem Wert übereinstimmen muss, der unter Preisdezimalrundung festgelegt wurde, damit die Preise korrekt angezeigt werden.
Preis = 2,58255
Dezimalstellen in Kontoeinstellung = 4 und Preisdezimalrundung = 4 ergibt eine Rundungsanzeige Preis = 2,5826
Dezimalstellen in Kontoeinstellung = 4 und Preisdezimalrundung = 2 ergibt eine Rundungsanzeige Preis = 2,5800
Dezimalstellen in Kontoeinstellung = 2 und Preisdezimalrundung = 2 ergibt eine Rundungsanzeige Preis = 2,58
Wenn die Preise von Lieferantenvereinbarungen aktualisiert werden müssen, um Preisanpassungen widerzuspiegeln, kann diese Aktivität über einen Hintergrundjob verwendet werden, um automatisch alle Artikelpositionen einer Lieferantenvereinbarung neu zu berechnen, wenn die detaillierte Preisfindung aktiv ist. Wenn sich die Bedingungen seit der letzten Berechnung der Preisangaben geändert haben, werden alle Artikelpreisbeiträge neu berechnet. Die Preise der Artikelpositionen des Lieferantenvertrags sowie die Artikelpositionen von Staffelpreis Artikel werden entsprechend den detaillierten Preisänderungen aktualisiert. Änderungen der Bedingungen können z. B. Änderungen von Preiselementen, Währungskursen, Materialanteilen usw. sein.
Sie können wählen, ob Sie die Vereinbarung(en) direkt oder auf der Grundlage eines geplanten Intervalls aktualisieren möchten, und Sie können auch wählen, welche Vereinbarung(en) auf der Grundlage der Kriterien Lieferantenvertrag oder Einkäufer, Standort und/oder Lieferant aktualisiert werden sollen. Bei der Aktualisierung werden nur Vertragspositionen berücksichtigt, bei denen der Preis für die angegebenen Kriterien aktualisiert wurde.
Dabei ist Folgendes zu beachten:
Wenn die Preise des Lieferantenvertrags aktualisiert wurden, um Preisanpassungen widerzuspiegeln, und bestehende Bestellungen geändert werden müssen, um die Änderungen widerzuspiegeln, kann diese Aktivität durch einen Hintergrundjob verwendet werden, um die Preise auf bestehenden Bestellpositionen, die die Vereinbarung als Preisherkunft verwenden, automatisch mit den neuen in der Vereinbarung definierten Preisen zu aktualisieren.
Sie können wählen, ob Sie die Vereinbarung(en) direkt oder auf der Grundlage eines geplanten Intervalls aktualisieren möchten, und Sie können auch wählen, welche Auftragspositionen auf der Grundlage von Kriterien wie Lieferantenvertrag oder Einkäufer, Standort und/oder Lieferant, Positionsstatus und einem bestimmten Datumsbereich für das Bestelldatum, Eingangsdatum oder Lieferdatum aktualisiert werden sollen. Sie können auch beschließen, nur die Geplanten Aufträge zu aktualisieren. Bei der Auftragsaktualisierung werden nur Vertragspositionen berücksichtigt, bei denen der Preis für die angegebenen Kriterien aktualisiert wurde.
Alle Positionen, bei denen das Preisstopp-Kennzeichen aktiviert ist, werden von der Aktualisierung ausgeschlossen. Wenn es offene Bestelländerungen für eine Bestellung gibt, wird die Preisaktualisierung in der Änderungsauftragsposition und nicht direkt in der Bestellposition vorgenommen.
Genehmigte Aufträge werden entsprechend der Einstellung in der Bestellgenehmigungsregel aktualisiert.
Dabei ist Folgendes zu beachten:
Übersicht - Lieferantenverträge
Vertragspreise und -bedingungen anlegen und verwalten, EDI-Import (PRICAT)
Vertrags-Bestellung eingeben
Einkaufsvereinbarung eingeben
Lieferantenvereinbarung neu verhandeln