Die Selbstverwaltungs-Beschaffungslösung für Mitarbeiter erleichtert jedem Anwender die Erstellung von Beschaffungsanforderungen durch einen geführten Prozess, der den Mitarbeitern hilft, die richtigen Produkte zu finden und genaue Anforderungen mit den richtigen Lieferanten zu erstellen.
Die Lösung hat einen Backend-Teil, der aus den Katalogen der Selbstverwaltungs-Beschaffung und Standardeinstellungen besteht, und einen Frontend-Teil, der aus dem Selbstverwaltungs-Beschaffungsportal und einer Anforderungshistorie besteht.
Die Selbstverwaltungs-Beschaffungslösung kann auch für die Beschaffung von Produkten und Services im Rahmen von Arbeitsaufträgen und Projekten verwendet werden.
In den Katalogen wird festgelegt, welche Produkte und Lieferantenkataloge für die Beschaffung zur Verfügung stehen und wer Zugriff auf den Katalog haben soll.
Produkte sind sowohl Bestandsartikel als auch Nicht-Bestandsartikel, die in IFS Cloud definiert sind und einen definierten Lieferanten haben. Lieferanten für Einkaufsartikelpositionen von für den Katalog gültigen Standorten können manuell oder durch einen Aktualisierungsauftrag auf der Grundlage einer separaten Einstellung in den Katalog aufgenommen werden.
Der Aktualisierungsauftrag umfasst Produkte auf der Grundlage einer Einstellung, die pro Lieferant vorgenommen wird. Die Optionen (pro Anbieter) sind:
Sie können den Aktualisierungsauftrag für den gesamten Katalog oder für einen bestimmten Lieferanten ausführen und ihn manuell starten oder für eine regelmäßige Ausführung planen. Der Aktualisierungsauftrag hat zwei Aufgaben, nämlich neue Produkte in den Katalog aufzunehmen und die Kataloginformationen auf dem neuesten Stand zu halten. Um die Freitextsuche zu unterstützen, werden einige Informationen wie Beschreibungen und Preise im Katalog gespeichert und müssen mit dem Auftrag auf dem neuesten Stand gehalten werden. Wenn Sie den Auftrag ausführen, haben Sie folgende Optionen:
Wenn einige Produkte nicht mehr verfügbar sein sollen, müssen Sie manuell hinzugefügte Positionen löschen. Die automatisch hinzugefügten Positionen sollten stattdessen ausgeschlossen werden. Dann werden sie bei der Ausführung der Aktualisierungsaufträge nicht erneut hinzugefügt. Wenn Artikel auf irgendeine Weise inaktiv gemacht oder aus einem Lieferantenvertrag entfernt werden, werden sie sofort auch aus allen Katalogen entfernt.
Die im Katalog verwendeten Preise werden mit der regulären Preisfindungslogik unter Verwendung einer Menge = 1 abgerufen. Wenn bei der Preisfindung Preisschritte verwendet werden, gibt es einen Hinweis im Selbstverwaltungsportal und die Preisschritte werden beim Hinzufügen von Artikel zum Einkaufskorb berücksichtigt.
Die Bilder, die in den Produktkarten und Produktdetails verwendet werden, werden über die reguläre Objektverbindungsfunktion für Medienelemente abgerufen. Wenn die Objektverbindungstransformation korrekt eingerichtet ist, werden Bilder angezeigt, die mit einem der Artikeldatensätze (Hauptartikel, Einkaufsartikel und Lieferant für Einkaufsartikel) oder direkt mit der Katalogposition verbunden sind. Beachten Sie, dass die Objektverbindung und Objektverbindungstransformation standardmäßig hinzugefügt werden, aber bei Bedarf manuell geändert werden können.
Die Produkte werden ebenfalls in einer hierarchischen Struktur von Kategorien entsprechend dem definierten Beschaffungskategoriesortiment kategorisiert. Bei der Erstellung von Kategoriesortimenten können Sie Produkte den Kategorien zuordnen, indem Sie die Artikelnummer mit der Kategorie, den Einkaufsgruppen oder dem Lieferantensortiment verbinden. Über den Aktualisierungsauftrag können die Kategorisierungsbasisdaten angepasst und Kataloge aktualisiert werden.
Die Selbstverwaltungs-Beschaffungslösung unterstützt zwei Arten von Lieferantenkatalogen. Ein Punchout-Katalog, der den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Artikel direkt aus einem externen Lieferanten-Webshop zu beschaffen und ein Gehosteter Lieferantenkatalog, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Artikel aus einem Lieferantenkatalog zu beschaffen, der in der Anwendung gespeichert und gepflegt wird.
Es werden drei gängige Punchout-Standards unterstützt: OCI, cXML und PEPPOL. Um Punchout für einen Lieferanten im Katalog zu aktivieren, müssen Sie zunächst die Punchout-Einstellungen (wie URL, Anwender und Kennwort) auf der Registerkarte Lieferant/Einkauf/Punchout-Einstellungen für den Lieferanten einrichten. Beachten Sie, dass Sie für denselben Lieferanten in verschiedenen Katalogen unterschiedliche Punchout-Einstellungen haben können. Dies kann verwendet werden, wenn einige Anwender Zugriff auf mehr Produkte im Webshop haben sollen.
Die gehosteten Lieferantenkataloge können manuell erstellt oder aus einer csv-Datei hochgeladen werden. Anschließend müssen Sie den gehosteten Katalog mit einem oder mehreren Selbstverwaltungskatalogen verbinden, um sie im Selbstverwaltungsportal verfügbar zu machen. Produkte aus den gehosteten Lieferantenkatalogen werden in IFS nicht als Artikelnummern registriert. Um die Produkte des Lieferanten im Portal über die Navigation durch die Kategorien finden zu können, müssen die gehosteten Katalogpositionen dem im Selbstverwaltungskatalog verwendeten Kategoriensortiment zugeordnet werden.
Eine dritte Möglichkeit besteht darin, Freitext-Anfragen zuzulassen. Dies kann pro Lieferant aktiviert werden.
Ein Katalog kann für einen oder mehrere Standorte gültig sein. Beachten Sie, dass die Produkte dem Katalog pro Standort hinzugefügt werden, d. h. Artikel, Lieferanten für Artikel und Verträge müssen auf den entsprechenden Standorten existieren, damit Produkte hinzugefügt werden können.
Ein Katalog kann für alle Anwender, bestimmte Anwender oder Anwendergruppen zugänglich gemacht werden. Die Anwendergruppen werden speziell für die Selbstverwaltungslösung definiert. Wenn der Katalog für alle Anwender oder eine Anwendergruppe gültig sein soll, können Sie auch Ausnahmen für Anwender oder Anwendergruppen hinzufügen, sodass diese Anwender keinen Zugriff auf den Katalog haben. Beachten Sie, dass der Anwender auch Zugang zu einem der gültigen Standorte haben muss, damit der Katalog im Portal verfügbar ist.
Der Katalog kann den Status Geplant, Veröffentlicht oder Veraltet haben und nur die veröffentlichten Kataloge werden im Portal verfügbar sein. Sie können sowohl Geplante als auch Veröffentlichte Kataloge direkt aktualisieren, aber wenn Sie einen strukturierten Prozess für die Einführung von Änderungen wünschen, können Sie neue Revisionen eines bestehenden Katalogs erstellen. Nehmen Sie die Änderungen an der geplanten neuen Revision vor und veröffentlichen Sie anschließend die neue Revision, die dann die alte veröffentlichte Revision ersetzt. Die alte Revision wird dann auf „Veraltet“ gesetzt.
Wenn Sie eine neue Revision erstellen, können Sie entscheiden, was Sie von der alten Revision in die neue kopieren möchten.
Das Selbstverwaltungsportal ist das Werkzeug für die Mitarbeiter, um auf der Grundlage der veröffentlichten Kataloge einfach Beschaffungsanforderungen zu erstellen. Dies geschieht, indem man auf unterschiedliche Weise Produkte und Services in einen Einkaufskorb legt, die notwendigen Basisdaten hinzufügt und dann den Einkaufskorb an einen Einkauf oder eine Materialanforderung übermittelt.
Das Portal besteht aus zwei Registerkarten, eine für die Produkte, die im Selbstverwaltungskatalog sowie in den angeschlossenen gehosteten Lieferantenkatalogen definiert sind, und eine für die Lieferanten, die für Freitext oder Punchout-Käufe verfügbar sind.
Im Portal gibt es eine einfache Freitextsuche. Die Suche gilt nur für die Registerkarte „Produkte“ und hat keine Auswirkungen auf die Registerkarte „Lieferanten“. Sie können die Suche mit den regulären Filtern kombinieren. Wenn Sie mehrere Kataloge für einen Anwender zur Verfügung haben, können Sie auch eine Freitextsuche über Kataloge hinweg durchführen.
Sie können auch die Struktur der Kategorien nutzen, um die Liste der angezeigten Produkte einzugrenzen. Die verwendete Kategoriestruktur ist im Katalog definiert. Produkte, die keiner Kategorie zugeordnet sind, werden nur auf der obersten Ebene der Kategoriestruktur angezeigt. Sie können in der Struktur der Kategorien nach oben und unten gehen und erhalten durch die Brotkrumen einen Hinweis darauf, wo Sie sich in der Struktur befinden.
Beachten Sie, dass das Portal standortspezifisch ist und wir nur die verfügbaren Kataloge und Produkte für jeweils einen Standort anzeigen. Der Anwender kann über den Standortkontext in der oberen rechten Ecke den Standort wechseln.
Wenn Sie die Kartenansicht verwenden, empfiehlt es sich aus Performancegründen, auf der Registerkarte „Produkte“ jeweils nur 24 Datensätze anzuzeigen und bei Bedarf die Option „Mehr anzeigen“ zu verwenden.
Sie können Produkte über die Registerkarte „Produkte“ oder über die Produktdetailseite in den Einkaufskorb legen. Die Liste der Produkte kann in einer Kartenansicht mit Bildern oder in einer normalen Liste oder Tabelle angezeigt werden. Produkte, die aus einem gehosteten Lieferantenkatalog stammen, werden im Einkaufswagen und später in der Bestellanforderung als Kauf ohne Artikelnummer behandelt.
Auf der Registerkarte Lieferanten sehen Sie alle Lieferanten, die für Freitext- und/oder Punchout-Services zur Verfügung stehen. Bei Verwendung der Punchout-Funktion wird der Anwender zum Webshop des Anbieters weitergeleitet und der Einkaufskorb wird dann mit den Informationen über die Produkte einschließlich der Preise zum Einkaufskorb in IFS zurückgebracht.
Wenn Produkte und Services in den Einkaufskorb gelegt wurden, kann der Anwender die mit der Anforderung zusammenhängenden Informationen vervollständigen, wie z. B. interne Bestimmungsorte, Bestelldaten oder Vorkontierungsinformationen. Es ist auch möglich, einen bestimmten gewünschten Liefertermin anzugeben, aber wenn Sie dies nicht tun, berechnet das System den erstmöglichen Liefertermin.
Es ist auch möglich, Anwenderstandards einzurichten, sodass ein Anforderer, ein interner Bestimmungsort oder eine mögliche Vorkontierung automatisch zum Einkaufskorb hinzugefügt wird, wenn dieser erstellt wird. Dies kann zum Beispiel für die Vorkontierung von Kostenstellen verwendet werden.
Einkaufsartikel und Positionen ohne Artikelnummern erzeugen immer eine Bestellanforderung. Für Bestandsartikel gibt es eine Lieferoption mit den Werten „Lagerauftrag“ oder „Bestellung“. Bei der Lieferoption „Lagerauftrag“ wird eine reguläre Materialanforderung erstellt, bei der Lieferoption „Bestellung“ wird eine Bestellanforderung erzeugt. Beachten Sie, dass der Standardwert immer Lagerauftrag lautet.
Der Anwender kann zuvor eingereichte Anforderungen auf einer Historienseite nachverfolgen, auf der die vom Anwender hinzugefügten Anforderungen angezeigt werden. Von dieser Seite aus kann man nicht nur den Status der Anforderung verfolgen, sondern auch einen Eingang auslösen und Produkte nachbestellen.
Es ist auch möglich, die Selbstverwaltungslösung zu nutzen, um Produkte und Services für einen Arbeitsauftrag oder ein Projekt zu beschaffen.
Sie können die Beschaffung entweder über das Portal aus dem jeweiligen Prozess heraus initiieren, d. h. über die Seite Arbeitsaufgabe auf der Seite des Arbeitsauftrags und die Seite Aktivitätsmaterialien und -services auf der Seite des Projekts, oder Sie verbinden Positionen im Einkaufskorb entweder mit einer Arbeitsaufgabe des Arbeitsauftrags oder einer Projektaktivität. Wenn das Portal aus diesen Prozessen heraus gestartet wird, bleibt der Verweis auf die jeweilige Arbeitsaufgabe oder Projektaktivität im Portal erhalten und alle Artikel, die in den Einkaufskorb gelegt werden, enthalten einen Verweis auf die Quelle. Die Vorkontierung der Einkaufskorbpositionen wird von der jeweiligen Quelle (Arbeitsaufgabe oder Aktivität) geerbt.
Beim Einreichen von Anforderungen, die mit einer Arbeitsaufgabe verbunden sind, wird eine Instandhaltungsbestellanforderung zusätzlich zur regulären Anforderung für die Bestellungen und eine Instandhaltungsmaterialanforderung für die Bestandsanforderungen erstellt.
Beim Einreichen von Anforderungen, die mit einer Projektaktivität verbunden sind, werden die erstellten Bestell- und Materialanforderungen mit der Projektaktivität verbunden, so als ob sie manuell mit dem Projekt verbunden worden wären und die Kosten auf die gleiche Weise ausgewiesen würden. Beachten Sie, dass auf der Projektseite für diese Anforderungen keine sonstigen Bedarfe erstellt werden.
Historie Änderungsantrag für My Self-Service
Katalog Self-Service-Beschaffung
Portal Self-Service-Beschaffung
Portal Self-Service-Beschaffung - Kataloge
Standardeinstellungen für die Self-Service-Beschaffung definieren
Bestellanforderung im Self-Service-Portal eingeben
Katalog/Self-Service Mitarbeiter verwalten
Gehosteten Lieferantenkatalog verwalten