Eine Anforderung für ein Lieferantenvertragsangebot (Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung) ist eine Angebotsanfrage, die für wiederkehrende Einkäufe in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt wird. Im Gegensatz dazu ist eine Angebotsanfrage eine Angebotsanfrage für einzelne Einkäufe.
Eine Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung kann auf zwei Arten bearbeitet werden. Sie können die Anforderung entweder manuell auf der SeiteVertragsangebot anfordern eingeben oder in IFS/Projektabwicklung oder IFS/Projekt verarbeiten, wenn sie mit einem Projekt verknüpft ist. In einer Angebotsanforderung können Preisangebote für bestimmte Artikel und Mengen und Bedingungen für die Preisfindung für geschätzte Beträge von ausgewählten Lieferantengruppen angefordert werden. In den meisten Fällen senden Sie Angebotsanforderungen an mehrere Lieferanten, bevor Sie einen Lieferantenvertrag erstellen.
Die Folgenden Elemente sind im Prozess beinhaltet, eine Lieferantenvertrags-RFQ zu erstellen:
Nachstehend sind die Schlüsselelemente ausführlicher beschrieben.
Eine Lieferanten-Angebotsanforderung besteht aus einem Kopf und einer oder mehreren Positionen. Nach Erstellen und Speichern des Kopfs erhält die Anforderung für ein Lieferantenvertragsangebot den Status Geplant. Wenn Sie einen Versandartcode, eine Liefer- oder Zahlungsbedingung eingeben, gilt der Code oder die Bedingung für den jeweiligen Lieferantenvertrag. Wenn kein Wert angegeben wird, werden die Informationen im Lieferantenvertrag gemäß dem normalen Verfahren abgerufen.
Durch die Eingabe von Lieferantenvertrags-Anfragepositionen können die bevorzugten Einkaufsartikel mit einer bestimmten Angebotsanforderung verknüpft werden. Sie können auch eine Serie von Einkaufsartikeln auf einmal mit einer bestimmten Anforderung verknüpfen, indem Sie die Option Artikelanfrageposition erstellen verwenden. Dazu muss ein Angebotsanfragekopf erfolgreich eingegeben und gespeichert worden sein, und die Bedarfsartikel müssen im Datensatz für Einkaufsartikel eingegeben worden sein.
Lieferantensortimente werden in Einkaufsvereinbarungen für das Gruppieren von Artikeln mit übereinstimmenden Konditionen hinsichtlich Rabatten und Zusatzkosten einschließlich der bestandsgeführten Einkaufsartikel, der nicht bestandsgeführten Artikel und der Artikel ohne Artikelnummer verwendet. Ein Lieferantensortiment kann nur mit einer Einkaufsvereinbarung und nicht mit einer Vertragsbestellung verknüpft werden. Ein Vorteil von Lieferantensortimenten besteht darin, dass ein Einkaufsartikel verwendet werden kann, für den mehrere Lieferanten verfügbar sind, die unterschiedliche Rabatte gewähren oder Zusatzkosten erheben.
Die Auswahl eines oder mehrerer Lieferanten ist beim Erstellen einer Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung unbedingt erforderlich. Das Schreiben wird an die als Ansprechpartner des Lieferanten angegebene Person geleitet. Um diesen Prozess erfolgreich abzuschließen, muss ein gespeicherter Angebotsanforderungskopf vorhanden sein, und auch die Lieferanten, an die die Anforderung gesendet werden soll, müssen im Lieferantendatensatz vordefiniert worden sein.
Auf der Seite Vertragsangebot anfordern können beliebig viele Änderungen an einer Lieferadresse vorgenommen werden. Die Lieferadressen können aus der Liste alternativer Adressen der Firma ausgewählt werden. Jedes Mal, wenn die Adresse einer Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung nach ihrer Freigabe geändert wird, wird eine Revision erstellt. Die alternative Lieferadresse ist nur für die betreffende Anfrage gültig.
Nach der Freigabe der Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung kann diese gedruckt und an die entsprechenden Lieferanten gesendet werden. Der Status im Seitenkopf wird von Geplant in Freigegeben geändert, und ein Lieferantenvertragsangebot wird erstellt. Wenn Sie später Angebote von den Lieferanten erhalten, werden die Angebotsdaten in den Lieferantenvertrag eingegeben.
In der nächsten Phase wird die Lieferantenvertrags-Angebotsanforderung gedruckt und an die entsprechenden Lieferanten gesendet. Das Schreiben wird an die als Ansprechpartner angegebenen Personen gerichtet. Wenn Sie einen technischen Disponenten für eine der Anfragepositionen eingegeben haben, wird dieser in der entsprechenden Position für jeden Einkaufsartikel und jedes Lieferantensortiment gedruckt. Zusätzlich wird im Lieferantenvertrag eine Zusammenfassung aller technischen Koordinatoren mit ihren Standardtelefonnummern und E-Mail-Adressen ausgedruckt. Die Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden aus den Personendatensätzen in "IFS/Unternehmen" abgerufen. Zum Abschließen dieser Aufgabe muss die Lieferantenvertrags-Angebotsanfrage den Status Freigegeben haben. Wenn Sie die Lieferantenvertragsanfrage (als Datei) an die Lieferanten versenden, müssen zudem die Ausgabekanäle für Excel zur Verfügung stehen.
Wenn eine Lieferantenvertrags-Angebotsanfrage den Status Freigegeben hat, wird jedes Mal beim Ändern wichtiger Informationen (Lieferadresse, Währung usw.) auf der Seite Vertragsangebot anfordern eine neue Revision der Anforderung erstellt. Dies ermöglicht Ihnen und dem Lieferanten, problemlos auf Angebotsänderungen zu verweisen oder sie zurückzuverfolgen. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Lieferantenvertrags-Angebotsanfrage den Status Geplant hat.