Eine schnelle Möglichkeit, Artikel von einem Lieferanten zu kaufen und den Eingang über den Zähler des Lieferanten durchzuführen. Dies ist eine einfachere Version der Einkaufs-/Eingangsfunktionen in der Anwendung. Dies gilt für Anwender, die mit einer Arbeitsaufgabe arbeiten, die aus Arbeitsauftrag oder Serviceanforderung stammt.
Diese Lösung ermöglicht die Integration Ihrer Hauptlieferanten und die Einbindung der Außendiensttechniker, Lieferanten und Back-Office-Verwaltungsprozesse in Beschaffung und Finanzen zu einer integrierten Wertschöpfungskette.
Dies dient hauptsächlich der Unterstützung von (ungeplanten) Ad-hoc-Einkaufsbedarfen gelegentlicher Anwender wie Außendiensttechniker, die mit Arbeitsaufgaben verknüpft sind. Arbeitsaufgaben können sowohl aus Arbeitsauftrag als auch Serviceanforderung stammen.
Hinweis: Ad-hoc-Einkäufe werden nicht in Lieferantenstatistiken wie Lieferantenqualität und Lieferantenlieferungsstatistiken berücksichtigt. Sie sind auch von Einkaufsgenehmigungsregeln ausgeschlossen, während der Back Office-Einkauf bearbeitet wird. Es ist möglich, den Ablauf für Lieferanten auszuführen, die für Gutschriften aktiviert sind.
Die folgenden Elemente sind im Adhoc-Einkaufsprozess enthalten:
Nachstehend sind die Schlüsselelemente ausführlicher beschrieben.
Um mit dem Ad-hoc-Einkaufsprozess zu beginnen, muss der Anwender einige Basisdaten in untergeordneten Registerkarten definieren, die mit der Seite Ad-hoc Einkaufs-Basisdaten verknüpft sind.
Dieser mehrseitige Assistent dient zur Erfassung eines Ad-hoc-Einkaufs. Wählen Sie eine Arbeitsaufgabe und einen vorhandenen Lieferanten aus der Werteliste auf der ersten Seite aus, und wechseln Sie zur Seite Artikel hinzufügen. Arbeitsaufgaben mit gültigem Status, die zu einem Standort gehören, an dem der Anwender zugelassen ist, werden nur für den Prozess sichtbar und akzeptiert. Es sind sowohl die mit Arbeitsauftrag und Anfrage verknüpften Arbeitsaufgaben anwendbar.
Das System generiert die eindeutige Referenz und zeigt sie auf dieser Seite an. Der maximale Einkaufsbetrag wird auch auf derselben Seite angezeigt, wenn er in Ad-hoc-Einkaufs-Basisdaten definiert wurde. Mithilfe des Assistenten Artikel hinzufügen können Sie Bestandseinkaufsartikel oder Nicht-Bestandseinkaufsartikel auswählen.
Verwenden Sie den Assistenten Nicht erfassten Artikel hinzufügen, um keine Artikel einzugeben. Ausgewählte Positionen werden zusammen mit dem kumulierten Gesamtbetrag in der Hauptliste auf der Seite Artikel hinzufügen angezeigt. Abschließend kann der Anwender den Wareneingang durchführen und den Assistenten und damit die Ad-hoc-Einkaufsinstanz abschließen. Sobald eine Ad-hoc-Einkaufsinstanz fertiggestellt ist, wird der Anwender zu einer Übersichtsseite navigiert, die es ermöglicht, den Prozess erneut auszuführen oder zur Nachverfolgung zu Ad-hoc-Einkaufsdetails zu navigieren.
Anstatt den Kauf abzuschließen, kann der Anwender die hinzugefügten Daten im Assistenten speichern. In diesem Fall wird der Anwender auf die Seite Ad-hoc-Bestellanforderungen weitergeleitet. Von dort aus kann der Anwender weiterhin Daten in den Assistenten eingeben und den Kauf später abschließen.
Wenn der Lieferant eine elektronische Nachricht mit den gekauften Artikeln sendet, können diese Artikelinformationen in einer Ad-hoc-Bestellanforderung abgerufen werden. Speichern Sie die Kopfzeile der Ad-hoc-Bestellanforderung und geben Sie dem Lieferanten die Referenznummer der Ad-hoc-Anforderung. Rufen Sie die vom Lieferanten gesendeten Artikeleinformationen über die Seite Eingehende Ad-hoc-Bestellanford. in diese Ad-hoc-Anforderung ab. Die Genehmigung der eingehenden Ad-hoc-Bestellanforderung kann automatisch oder manuell erfolgen.
Hinweis: Das System prüft, ob die gesendeten Artikeleinformationen mit einem registrierten Artikel übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, wird der Artikel als nicht registrierter Artikel abgerufen, vorausgesetzt, die erforderlichen Artikeleinformationen wurden übermittelt.
Sobald der Anwender die Aktivität mit dem Ad-hoc-Einkaufsassistenten beendet hat, übernimmt das System den Back Office-Verwaltungsprozess in sequenziellen Schritten.
Hinweis: Bestandsartikeleinkäufe werden beim Einkauf und Wareneingang als nicht bestandsgeführt behandelt, wobei Einkaufstransaktionen mithilfe des Bestellpositionspreises erstellt und dann die Kosten als Ausgaben für die Arbeitsaufgabe gemeldet werden. Alle Kosten für die Artikelbeschaffung werden schließlich als periodische Instandhaltungskosten für Arbeitsaufgaben gemeldet.
Diese Seite erleichtert es dem Anwender, bereits gekaufte Bestellungen und Positionen zu verfolgen. Die Aktivität kann auch storniert werden, indem die ursprünglichen Einkäufe entfernt werden. Die Listenseite enthält Details zu eingegangenen Artikeln. Die Liste enthält eine Kartenansicht, um eine schnelle Übersicht über alle gekauften Artikel zu erhalten.