IFS/Periodische Kostenverrechnung (PCA) dient zum Durchführen periodischer Arbeitsgänge an Salden im Hauptbuch/internen Buch. Der typischste Arbeitsgang ist die Kostenverrechnung, z. B. die Zuweisung indirekter Kosten zu Kostenstellen.
2. Basisdatenanforderungen (BDA)
3. Beschreibung des Prozessmodells
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Die periodischen Arbeitsgänge werden über Prozeduren durchgeführt. Eine Prozedur besteht aus mehreren Schritten. Die Kostenverteilung kann mit Hilfe von Verteilungsschlüsseln und Faktoren durchgeführt werden, die in den Schritten enthalten sind. Die Verteilungsschritte und Faktoren können manuell eingegeben oder automatisch aus Periodensalden berechnet werden.
Die Prozedur wird einmal pro Buchungsperiode ausgeführt. Dies geschieht in der Regel dann, wenn alle für die Buchhaltung in der Firma erforderlichen Arbeiten abgeschlossen sind und die Periode geschlossen werden kann.
Wenn die Ergebnisse der Prozedur nicht zufriedenstellend sind, kann die Prozedur zurückgesetzt werden. Beim Zurücksetzen wird ein Korrekturbeleg erstellt. Es ist auch möglich, den Status wiederherzustellen, den das Hauptbuch vor der Ausführung hatte (d. h. das System entfernt Belegdaten aus dem Hauptbuch). Dadurch steht dem Anwender ein gutes Simulationswerkzeug zum Testen unterschiedlicher Szenarien zur Verfügung.
Da die Schritte in einer Prozedur in der Regel für die verschiedenen Buchungsperioden fast identisch sind, gibt es Funktionen, mit denen Prozeduren, Schritte, Verteilungsschlüssel und Faktoren aus einer vorhandenen Periode in eine neue Periode kopiert werden können. Die kopierten Daten können anschließend manuell geändert werden. Prozeduren, Schritte, Verteilungsschlüssel und Faktoren können auch in eine andere Firma in derselben Datenbank kopiert werden.
IFS/Periodische Kostenverrechnung ist mit IFS/Unternehmen, IFS/Buchungsregeln, IFS/Hauptbuch und IFS/Internes Buch integriert.
2. Basisdatenanforderungen (BDA)
Bevor der Anwender mit IFS/Periodische Kostenverrechnung zu arbeiten beginnt, muss er in der Lage sein, auf eine vorhandene Firma in IFS/Rechnungswesen zuzugreifen und die erforderlichen Basisdaten einzugeben.
Die Seite Firma enthält abhängig von den installierten Komponenten eine Reihe von Untermenüs.
Rücksetzmodus. Der Rücksetzmodus gibt an, wie das Zurücksetzen von Belegen erfolgt. Es gibt zwei Rücksetzmodi: Korrektur und Zurücksetzen. Im Modus Korrektur werden automatisch Korrekturbelege für ausgeführte Schritte erstellt, und es wird die Aktualisierungsroutine ausgeführt. Im Modus Zurücksetzen stellt das System den Status wieder her, den das Hauptbuch vor der Ausführung hatte. Das heißt, dass das System Beleginformationen aus dem Hauptbuch löscht. Weitere Informationen enthält der Abschnitt "Schritte zurücksetzen" weiter unten. Es gilt zu beachten, dass es bei der Auswahl von Zurücksetzen nicht möglich ist, Periodische Kostenumlagesbelege (Belege der Funktionsgruppe Z) mithilfe der gewöhnlichen Aktualisierungsfunktionen des Hauptbuchs/internen Buchs zu aktualisieren. Beim Auswählen von Korrektur ist dies möglich, aber nicht empfehlenswert, da periodische Kostenverrechnungsbelege normalerweise im periodischen Kostenverrechnungsschritt des Typs „Buch aktualisieren“ aktualisiert werden sollten.
Ausführungsmodus. Der Ausführungsmodus bestimmt, wie viele Schritte pro Operation ausgeführt werden können. Es gibt zwei Modi: Einzeln und Stapel. Im Modus Einzeln wird lediglich der nächste Schritt in der Folge ausgeführt. Die einzelnen Schritte werden nacheinander ausgeführt. Im Modus Stapel kann ein Arbeitsschritt ausgewählt werden, bis zu dem alle vorherigen Arbeitsschritte ausgeführt werden. Die Ausführung wird nach dem letzten Schritt im Intervall beendet oder im Fall, dass während der Ausführung der Schritte ein Fehler auftritt.
Perioden-Sequenzprüfung Die Perioden-Sequenzprüfung legt fest, ob das System beim Aktivieren einer neuen Prozedur den Zustand der Prüfung von vorherigen periodischen Kostenverrechnungsprozeduren für das betreffende Jahr beschränken soll. Wenn die Perioden-Sequenzprüfung Mehrere Jahre lautet, ist es nicht möglich, eine Periodische Kostenumlagesprozedur zu aktivieren, ohne die Prozeduren der vorherigen Perioden vorher abzuschließen. Wenn die Perioden-Sequenzprüfung Innerhalb eines Jahres lautet, kann eine periodische Kostenverrechnungsprozedur für ein neues Jahr aktiviert werden, ohne dass die Prozeduren für vorherige Jahre abgeschlossen werden. Das System lässt jedoch nicht zu, dass der Anwender mit einer neuen Prozedur fortfährt, wenn diese nicht für die vorherigen Perioden des gleichen Jahres abgeschlossen wurde.
Anwendergruppe. Über die Werteliste die ID der Anwendergruppe eingeben, die die Komponente für Periodische Kostenumlage verwenden kann. Die Anwendergruppe muss in IFS/Buchungsregeln/Anwenderdaten eingegeben werden. Die Anwendergruppe darf nur für die Ausführung von periodischen Kostenverrechnungen eingesetzt werden.
PCA für Ext. Projekte zulassen. Diese Option legt fest, ob die periodische Kostenverrechnung für externe Projekte zulässig sein soll. Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Bei Aktivierung der Option ist es möglich, die periodische Kostenverrechnung für externe Projekte zu verwenden, doch periodische Kostenverrechnungstransaktionen in externen Projekten betreffen nur die HB-Projektbuchhaltung. Es ist nicht möglich, diese Transaktionen später von IFS/Projekt aus zu verfolgen/anzuzeigen.
3. Beschreibung des Prozessmodells
Die Arbeit in IFS/Periodische Kostenverrechnung beginnt mit der Definition einer PCA-Prozedur. Die Prozedur wird für eine bestimmte Buchungsperiode definiert und ausgeführt. Dies geschieht in der Regel dann, wenn alle für die Buchhaltung in der Firma erforderlichen Arbeiten fast abgeschlossen sind und die Periode kurz vor dem Abschluss steht. Nur eine einzige Anwendergruppe in der Firma darf die periodische Kostenverrechnung verwenden.
Eine Prozedur besteht aus mehreren Schritten. Es gibt fünf Schritttypen, die verwendet werden können. Jeder Schritttyp kann in der Prozedur mehrmals verwendet werden. IFS/Periodische Kostenverrechnung enthält die folgenden Schritttypen:
Wenn in einem Schritt eine Verteilung oder ein Faktor verwendet wird, müssen sie definiert werden, bevor sie im Schritt verwendet werden können. Eine Verteilung (der Verteilungsschlüssel) ist eine Liste von Kontierschemata, wobei jedem Kontierschema ein Prozentwert zugeordnet ist. Sie wird verwendet, wenn Belegzeilen für die Verteilung erstellt werden. Ein Faktor ist ein Wert, der dazu verwendet wird, alle Buchungswerte für einen Schritt zu multiplizieren. Verteilungen und Faktoren können entweder manuell eingegeben oder für Periodensalden automatisch berechnet werden.
Wenn alle Schritte definiert sind, wird die Prozedur aktiviert. Dies bedeutet, dass die Schritte ausgeführt werden können. Alle Schritte in der Prozedur werden gemäß der Schrittnummer ausgeführt.
Nach der Ausführung von Schritten können geänderte Salden über Analyseseiten in IFS/Hauptbuch analysiert werden, z. B. über HB-Saldenanalyse. Wenn die Saldoänderungen nicht zufrieden stellend sind, ist es möglich, die Ausführung mehrerer Schritte zurückzusetzen, die Schrittdefinitionen zu ändern und danach die Schritte erneut auszuführen. Das Ergebnis der Verteilung kann auch über Berichte geprüft werden.
Wenn die Ergebnisse der gesamten Prozedur zufrieden stellend sind, wird die Prozedur geschlossen. In der nächsten Periode wird eine neue Prozedur definiert. Da die Schritte in einer Prozedur in der Regel für die verschiedenen Buchungsperioden fast identisch sind, gibt es Funktionen, mit denen Prozeduren, Schritte, Verteilungsschritte und Faktoren aus einer vorhandenen Periode in eine neue Periode kopiert werden können. Die kopierten Daten können anschließend manuell geändert werden.
Wenn nach dem Ausführen von Schritten die Saldoänderungen nicht zufriedenstellend sind, kann die Ausführung eines oder mehrerer Schritte zurückgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass mehrere Schritte nur zurückgesetzt werden können, wenn das Feld Ausführungsmodus im Datensatzuntermenü Periodische Kostenverrechnung auf der Seite Firma den Wert Stapel hat. Wenn das Feld Ausführungsmodus den Wert Einzeln hat, kann nur der zuletzt ausgeführte Schritt in der Reihenfolge zurückgesetzt werden.
Das Zurücksetzen eines oder mehrerer Schritte erfolgt über den Befehl Zurücksetzen in PCA-Schrittdefinition. Wenn der Befehl „Zurücksetzen“ für einen Schritt im Modus „Stapel“ verwendet wird, werden dieser Schritt und alle nachfolgend ausgeführten Schritte in umgekehrter Reihenfolge zurückgesetzt. Im Modus „Einzeln“ wird angenommen, dass der zurückzusetzende Schritt der zuletzt ausgeführte Schritt ist und ein weiterer Schritt nicht existiert oder nicht ausgeführt wurde.
Es wird zwischen zwei verschiedenen Rücksetzmodi unterschieden. Dieser Modus wird im Datensatzuntermenü Periodische Kostenverrechnung auf der Seite Firma festgelegt. Das Feld Rücksetzmodus kann den Wert Korrektur oder Zurücksetzen haben. Dieser Modus bestimmt, auf welche der folgenden Arten das Zurücksetzen durchgeführt wird:
Dabei ist zu beachten, dass für jeden Schritt, der einen Beleg erstellt, eine Referenz zu diesem Beleg erstellt wird, die über den Befehl „Belege anzeigen“ angezeigt werden kann. Darüber hinaus können solche Informationen über einen Beleg beim Zurücksetzen des Schritts „HB aktualisieren“ angezeigt werden.
Nach dem Zurücksetzen wird der Schritt als nicht ausgeführt (Status „Definiert“) gekennzeichnet.
A. Rücksetzmodus: Korrektur
Das eigentliche Zurücksetzen erfolgt über Korrekturbelege, die auf Grundlage der bei der Schrittausführung erstellten Originalbelege erstellt werden. Der Korrekturbeleg ist eine Kopie des Originalbelegs mit umgekehrten Beträgen (und einem für jede Zeile gesetzten Korrekturkennzeichen).
Die folgende Beschreibung beginnt mit einer detaillierten Beschreibung des Zurücksetzens jedes Schritttyps. Wenn alle Schritte beschrieben wurden, wird der vollständige Prozess angegeben.
Schritt zurücksetzen: Hauptbuch aktualisieren
Dies erfolgt durch Erstellen eines einzelnen Korrekturbelegs. Für alle Schritte des Typs "Beleg erstellen" oder "ManuellBeleg" zwischen dem vorherigen Schritt des Typs "Update GL" (oder dem ersten Schritt) und dem zurückzusetzenden Schritt werden Korrekturbuchungen erstellt, um die von der Ausführung des Schritts vom Typ "Update GL" betroffenen Salden zu korrigieren. Danach wird die Aktualisierungsroutine mit diesem Korrekturbeleg ausgeführt.
Für jeden Schritt, der zum Erstellen von „Beleg erstellen“ oder „Manueller Beleg“ verwendet wurde, wird auf Grundlage des Originalbelegs ein wiederhergestellter Beleg erstellt.
Schritt zurücksetzen: Beleg erstellen, Manueller Beleg
Dies betrifft Schritte des Typs "Beleg erstellen" und "ManuellBeleg". Es wird angenommen, dass der nächste Schritt nicht ausgeführt wird und der zurückzusetzende Schritt einen Beleg in der Wartetabelle hat. Weiterhin wird angenommen, dass dieser Beleg der beim Ausführen der PCA-Prozedur zuletzt erstellte Beleg ist. Der Beleg wird aus der Wartetabelle entfernt, und der Belegzähler wird reduziert (die letzte Zahl in der Belegseriendefinition in der Komponente IFS/Buchungsregeln). Wenn ein Faktor oder eine Verteilung im Schritt verwendet wurde und dieser Faktor oder diese Verteilung von keinem vorherigen Schritt verwendet wird, wird sein Status in „Vorbereitet“ geändert.
Schritt zurücksetzen: Faktor vorbereiten
In allen Schrittdefinitionszeilen wird der Inhalt des Feldes „Betrag“ gelöscht. Danach wird der Wert des Faktors gelöscht und sein Status in „Definiert“ geändert.
Schritt zurücksetzen: Verteilung vorbereiten
In allen Schrittdefinitionszeilen wird der Inhalt des Feldes „Betrag“ gelöscht. Danach werden Verteilungsposten entfernt und der Status in „Definiert“ geändert.
Vollständiger Zurücksetzungsprozess – Allgemeiner Fall
Der allgemeine Fall wird festgelegt. Das Zurücksetzen jedes Schritts umfasst das Zurücksetzen aller nachfolgenden Schritte. Dies erfolgt durch Zurücksetzen jedes Einzelschritts in umgekehrter Reihenfolge.
Wenn es einen oder mehrere Folgeschritte des Typs „HB aktualisieren“ gibt, muss zuerst ein Korrekturbeleg mit Korrekturbuchungen erstellt werden, der auf allen Schritten ab dem vorherigen Schritt des Typs „HB aktualisieren“ (oder dem ersten Schritt in der Prozedur) basiert. Danach muss mit diesem einzelnen Beleg der Aktualisierungslauf ausgeführt werden. Anschließend wird vom System für jeden Schritt des Typs „Beleg erstellen“ oder „Manueller Beleg“ zwischen dem zurückzusetzenden Schritt und dem vorherigen Schritt des Typs „HB aktualisieren“ (oder dem ersten Schritt in der Prozedur) ein einzelner Beleg erstellt (wiederhergestellt).
Zu beachten ist, dass jeder wiederhergestellte Beleg zu einem einzigen Schritt gehört. Danach müssen alle Schritte zurückgesetzt werden, die auf den einen Schritt folgen (dabei wird der Status von Faktoren und Verteilungen geändert).
B. Rücksetzmodus: Zurücksetzen
Der Hauptunterschied zum Rücksetzmodus „Korrektur“ besteht darin, dass hierbei Belege zurückgesetzt werden, die bereits im Hauptbuch aktualisiert wurden. Diese Belege werden zurück in die Wartetabelle verschoben (und Informationen aus dem Hauptbuch werden entfernt), d. h. Beträge aus Belegzeilen werden von Salden und der Projektbuchhaltung subtrahiert.
Dabei ist zu beachten, dass das Zurücksetzen fehlschlägt, wenn Belege von der Aktualisierungsroutine mit Belegen verarbeitet wurden, die nicht bei der PCA-Ausführung erstellt wurden. Wenn die Belege separat verarbeitet wurden, aber die Verarbeitung nicht durch die PCA-Komponente gesteuert wurde, dürften keine Probleme auftreten. Da durch das Zurücksetzen das System in den Status vor der Ausführung versetzt werden soll, werden auch die Informationen über den Aktualisierungslauf (z.B. das Aktualisierungsjournal) gelöscht. Dies ist nicht möglich, wenn andere Belege (d. h. Belege, die nicht durch die PCA erstellt wurden) in der Aktualisierungsroutine enthalten waren.
Das Beispiel zeigt, wie Kosten aus dem Konto 607X exklusive Kostenstellen in dasselbe Konto inklusive Kostenstellen verteilt werden, d. h., dass Kosten über Kostenstellen verteilt werden. Die Verteilung erfolgt gemäß den Gewinnanteilen am Konto 301X. Als Kostenstelle wird Buchungselement B verwendet.
Die Periodensaldentabelle enthält folgende Erlöse:
Konto Kostenstelle Saldo
301X 820 -300
301X 830 -400
301X 840 -600
Die Periodensaldentabelle enthält folgende Kosten:
Konto Kostenstelle Saldo
607X -- 10.000
Bevor mit der Arbeit an diesem Beispiel begonnen wird, zuerst die oben stehenden Abschnitte studieren.Ersetzen Sie 301X und 607X durch echte Kontonummern.
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Verfahren festlegen
Verteilung festlegen
Schritt 1 eingeben – Schritttyp: Verteilung vorbereiten
Definition von Schrittdetails (Schritt 1)
Schritt 2 eingeben – Schritttyp: Beleg erstellen
Definition von Schrittdetails (Schritt 2)
Schritt 3 eingeben – Schritttyp: „Hauptbuch aktualisieren“
Auf „Aktiv“ setzen
Beachten Sie die Bedingungen zum Aktivieren einer Prozedur.
Schritt 1 ausführen
Schritt 2 ausführen
Schritt 3 ausführen
Führen Sie Schritt 3 aus. Es wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem angezeigt wird, dass ein Beleg zur Aktualisierung im Hauptbuch ansteht. Den Saldo im Hauptbuch prüfen. Öffnen Sie die HB-Saldenanalyse. Prüfen Sie den Saldo.
Prozedur schließen
Das Beispiel zeigt, wie Preisdifferenzen für den Einkauf von Rohmaterial dem Konto für Materialkosten verteilt werden. Für die Verrechnung wird ein von der PCA berechneter Faktor verwendet. Um das Beispiel zu vereinfachen, wird in den Kontierschemata nur ein einziges Buchungselement (das Konto) verwendet.
Die Periodensaldentabelle enthält folgende Salden:
Kontensaldo
14XX Bestand, Rohmaterial 300
40XX Materialkosten 200
42XX Preisdifferenz, Rohmaterial 6
Die Prozedur enthält die folgenden drei Schritte:
Schritt 1: Den für die Zuordnung der Preisdifferenzen verwendeten Faktor berechnen. Der Faktor wird als Division von Materialkosten und Rohmaterial im Bestand, multipliziert mit 100, berechnet.
Materialkosten/Bestand, Rohmaterial * 100 = Faktor X%
Schritt 2: Den Beleg erstellen und in die Wartetabelle einfügen. Die folgenden zwei Buchungen werden erstellt:
Soll auf Konto 40XX: Preisdifferenz * Faktor X%
Haben auf Konto 42XX: Preisdifferenz * Faktor X%
Schritt 3: Den Beleg im Hauptbuch aktualisieren.
Bevor mit der Arbeit an diesem Beispiel begonnen wird, zuerst die oben stehenden Abschnitte studieren. Darüber hinaus 14XX, 40XX und 42XX durch echte Kontonummern ersetzen.
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Verfahren festlegen
Faktor festlegen
Schritt 1 eingeben – Schritttyp: Faktor vorbereiten
Definition von Schrittdetails (Schritt 1)
Definition von Schrittdetails (Schritt 1, Forts.)
Schritt 2 eingeben – Schritttyp: Beleg erstellen
Definition von Schrittdetails (Schritt 2)
Schritt 3 eingeben – Schritttyp: „Hauptbuch aktualisieren“
Prozedur aktivieren
Die Bedingungen zum Aktivieren einer Prozedur beachten; z.B. müssen alle vorherigen Prozeduren den Status "Geschlossen" haben, bevor die aktuelle Prozedur aktiviert werden kann.
Schritt 1 ausführen
Schritt 2 ausführen
Schritt 3 ausführen
Schritt 3 ausführen. Es wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem angezeigt wird, dass in der Wartetabelle ein Beleg enthalten ist. Bestätigen Sie die Daten. Danach wird der Beleg im Hauptbuch aktualisiert. Öffnen Sie HB-Saldenanalyse und prüfen Sie den Saldo.
Prozedur schließen