Diese Aktivität dient zum Eingeben verschiedener Arten manueller interner Belege. Weiterhin können manuelle Beläge geändert werden, die noch nicht aktualisiert sind.
Als manuelle Belege können Belegtypen der folgenden Funktionsgruppen verwendet werden:
Die Belegtypen können über die Werteliste im Feld Belegtyp angezeigt werden.
Ein manueller Beleg kann geändert werden, solange er sich in der internen Wartetabelle befindet, d. h. zur Aktualisierung des internen Buchs nicht herangezogen wurde. Alle Informationen zu manuell eingegebenen Belegzeilen, die den Transaktionscode MANUELL haben, können geändert werden. Belegzeilen, die von der Buchungssteuerung erstellt wurden, können jedoch nicht geändert werden.Zeilen, die manuell erstellt wurden, können mit Abgrenzungsinformationen (Periodenzuweisung) ergänzt werden.
Zusatzinformationen zur Eingabe von Informationen für den Belegkopf:
Belegdatum - Das Belegdatum kann auf einen früheren oder späteren Wert eingestellt werden, vorausgesetzt die Buchungsperiode ist für Buchungen Ihrer Anwendergruppe offen.
Belegtypen - Zur Eingabe eines manuellen Belegs einen Belegtyp verwenden, der mit der Funktionsgruppe M, Manueller Beleg und mit dem Internen Buch verbunden ist. Bei Bedarf den Belegtyp anhand der Werteliste ändern. Eine Liste zeigt alle Belegtypen für das Buchungsjahr und die Firma, für die ein Anwender den Zugriff besitzt. Wählen Sie zur Unterscheidung von Korrektur- und Standardbelegen einen Typ aus der Funktionsgruppe K, Korrekturen, aus.
Eröffnungssalden - Zur Eingabe von Eröffnungssalden einen Belegtyp verwenden, der mit der Funktionsgruppe Q, Eröffnungssalden verbunden ist. Über diesen Belegtyp ist es möglich, auf Sammelkonten zu buchen. In der Regel wird dieser Typ in der Anfangsphase der Systemnutzung verwendet. Geben Sie einen Beleg mit Ausgangssalden für die letzte Periode des vorangegangenen Jahres ein und starten Sie anschließend den Befehl HB - Endgültiger Jahresabschluss, damit die Anfangssalden für das erste Buchungsjahr generiert werden.
Belegnummern: Wenn die automatische Belegnummerierung verwendet wird, wird die nächste verfügbare Nummer für diesen Belegtyp aus Belegserien pro Belegtyp abgerufen, wenn Sie den Beleg speichern. Wird die automatische Belegnummerierung nicht verwendet, muss eine Belegnummer eingegeben werden. Diese Nummer muss eindeutig sein und innerhalb der aktuellen Belegnummernfolge liegen.
Belegstatus - Der Belegstatus kann einen von zwei Werten haben:
Korrekturbelege: Wenn der Beleg als Korrekturbeleg gekennzeichnet ist, wenn also das Optionsfeld Korrekturzeilen verwenden aktiviert ist, werden Soll- und Habenbeträge als negative Beträge ausgewiesen. Die Verarbeitung der Korrekturbelege verläuft so, dass die Beträge nicht die Soll- oder Habensalden des Kontos beeinflussen. Belege, die zur Funktionsgruppe K, Korrekturen, gehören, werden automatisch als Korrekturbelege gekennzeichnet. Weitere Informationen über Korrekturbelege enthält die Beschreibung zu Infos zu IFS Cloud.
Text: Zur Vereinfachung der Eingabe optionaler Texte für die Belegzeilen können entweder vordefinierte Textidentitäten in das Feld Text-ID oder Text in das Feld Text für Beleg und Zeile eingegeben werden. Die Textidentität muss definiert worden sein in Belegtexte. Der Text im Feld „Text für Beleg und Zeile“ im Belegkopf wird anschließend in jede Zeile kopiert, wenn die Funktion „Neu“ in der Belegzeile angewendet wird.
Währungsinformation: Bei der Eingabe einer neuen Belegzeile kann der Wert im Feld „Währungstyp“ über die Werteliste geändert werden. Der Währungstyp ist eine Identität für eine Liste mit Währungscodes. Die Währungstypen werden auf der Seite Währungskurstypen eingegeben.
Zusätzliche Informationen: Im Feld Aktualisierungsfehler werden Informationen zum Fehler angezeigt, wenn der Belegkopf die Prüfungen der Aktualisierungsroutine nicht bestanden hat. Wird der Befehl „Interimsbeleg“ für den Beleg verwendet, ist das Feld „Interimsbeleg“ aktiviert.
Zusatzinformationen zur Eingabe von Informationen über die Belegzeilen:
Nach Prüfen der Informationen und Vornahme aller Änderungen im Belegkopf können auf der Registerkarte Belegzeilen Informationen zu Belegzeilen eingegeben werden. Einzugebende Werte sind Konto und Betrag oder Konto und Menge. Andere Werte sind abhängig von der Anzahl der Buchungselemente, die in der Firma verwendet werden, und wie die Anforderungen an Buchungselemente definiert sind. Die Einfügemarke muss sich in der Belegzeile befinden, damit eine neue Belegzeile über die Funktion "Neu" erstellt werden kann.
Kontierschema: Alle Transaktionen beruhen auf dem Buchungselement A (Konto) und den Buchungselementen B–J. Alle Buchungselemente werden auf ihre Gültigkeit und die pro Konto definierten Buchungselementanforderungen geprüft. Alle gültigen Konten, die keine Hauptbuchkonten sind, können verwendet werden.
Betrag - Es gibt neun Betragsspalten: drei Spalten für Auslandswährungen, drei Spalten für die Buchwährung und drei Spalten für die parallele Buchwährung. Es muss entschieden werden, ob die Beträge als Soll- oder Habenbeträge bzw. als positive oder negative Beträge in die Betragsspalten eingegeben werden sollen. Dementsprechend müssen die Spalten definiert werden. In der Regel wird ein Währungsbetrag angegeben, welcher anschließend automatisch in der Buchwährung und in der parallelen Buchwährung angezeigt wird. Die parallele Buchwährung wird nur dann angezeigt, wenn bei Erstellung der Firma definiert wurde. Ein Betrag mit dem Wert null kann nur eingegeben werden, wenn Mengenänderungen gebucht werden sollen. Weitere Informationen über die Parallelwährung sind unter „Infos zu IFS Cloud“ zu finden.
Salden - Der Belegsaldo wird für jede eingegebene Zeile aktualisiert. Der Saldo wird im oberen Teil der Registerkarte Belegsaldo sowohl in Buchwährung als auch in Parallelwährung angezeigt.
So ändern Sie Belege in der IB-Wartetabelle:
Ein manueller Beleg kann geändert werden, solange er sich in der Wartetabelle befindet, d. h. zur Aktualisierung des internen Buchs nicht herangezogen wurde.
Ändern des Belegkopfs - Die Textinformationen im Belegkopf und der Währungscode in der Registerkarte "Kopfdetails" können geändert werden. Wenn dem Beleg Zeilen hinzugefügt werden, bilden Textinformationen und/oder Währungscodes den Standard für die neuen Zeilen. Optionaler Text, der über die Funktion "Notiz" eingegeben wird, kann ebenfalls geändert werden.
Ändern der Belegzeilen - Alle Informationen zu manuell eingegebenen Belegzeilen mit dem Transaktionstyp "Manuell" können geändert werden. Belegzeilen, die von der Buchungssteuerung erstellt werden, können nicht geändert werden. Zeilen, die manuell erstellt wurden, können mit Abgrenzungsinformationen (Periodenzuweisung) ergänzt werden.
Vor der Eingabe eines internen manuellen Belegs muss Folgendes in IFS/Buchungsregeln und Internes Buch abgeschlossen worden sein:
Als Ergebnis dieser Aktivität wird ein manueller interner Beleg erstellt und in die Wartetabelle Int. Buch platziert.