Eine Arbeitsaufgabenvorlage dient als Vorlage für VI-Aktionen (VI = vorbeugende Instandhaltung), durch die die Erstellung der VI-Aktion vereinfacht wird.
Der Unterschied zwischen einer Arbeitsaufgabenvorlage und einer VI-Aktion besteht darin, dass die Arbeitsaufgabenvorlage als Vorlage nicht mit einem Objekt, sondern mit Kategorien verknüpft wird. Zudem wird kein VI-Plan für die Arbeitsaufgabenvorlage generiert, auch wenn für die Arbeitsaufgabenvorlage Generierungskriterien definiert werden können.
Arbeitsaufgabenvorlagen können nach dem Objekttyp des Objekts, der Objektkategorie, der Typenbezeichnung, der Elementklasse und der Artikelnummer des Objekts kategorisiert werden. Sie können auch als Mobilisierungs- oder Demobilisierungs-Jobs kategorisiert werden, um in einem Miet-Geschäftsprozess verwendet zu werden. Durch die Kategorisierung können ähnliche Arbeitsaufgabenvorlagen gruppiert werden. Eine weitere Möglichkeit zum Gruppieren von Arbeitsaufgabenvorlagen besteht darin, die Typen der Arbeitsaufgabenvorlagen zu verknüpfen. Zu Beispielen für Arbeitsaufgabenvorlagentypen zählen: „Überholung“, „Allgemeine Instandhaltung“, „Inspektion“, „Montage“ usw.
VI-Aktionen können direkt aus einer Arbeitsaufgabenvorlage generiert werden. Wenn eine VI-Aktion generiert wird, werden alle in der Arbeitsaufgabenvorlage enthaltenen Informationen in die VI-Aktion kopiert. Folglich werden alle Informationen in den Arbeitsauftrag kopiert, der aus einer VI-Aktion erstellt wurde. Arbeitsaufgabenvorlagen können auch mit den Arbeitsaufträgen und Serviceverträgen verknüpft werden.
Neue Arbeitsaufgabenvorlagen können durch Kopieren vorhandener Arbeitsaufgabenvorlagen erstellt werden.Hinweis: Sie können diese Funktion nur zum Erstellen neuer Arbeitsaufgabenvorlagen und nicht zum Erstellen neuer Revisionen für Arbeitsaufgabenvorlagen verwenden. Revisionen für Arbeitsaufgabenvorlagen werden über die Option Neue Revision erstellen erstellt.
Die Revisionskontrolle gibt Ihnen die Möglichkeit und Kontrolle über die Entscheidung, ob Revisionen für die Arbeitsaufgabenvorlage erstellt werden sollen oder ob sämtliche Aktualisierungen für die Arbeitsaufgabenvorlage ohne Revisionen durchgeführt werden sollen. Dieser Schritt kann auf der Seite Arbeitsaufgabenvorlage durchgeführt werden. Wenn die Revisionskontrolle aktiviert ist, kann die Revision einer Arbeitsaufgabenvorlage, die in Verwendung ist (d. h. eine Revision, bei der die VI-Aktionen oder Verknüpfungen generiert wurden oder bei der über Jobs und Vorlagen Verknüpfungen mit VI-Aktionen und Arbeitsaufträgen erstellt wurden), nur eingeschränkt aktualisiert werden. Größere Änderungen, die die Basisdefinition der Aufgabenvorlage ändern, wie z. B. das Hinzufügen/Entfernen von Arbeitslistenpositionen, das Eingeben von Instandhaltungsauslösern oder das Ändern der Instandhaltungsabteilung, können nicht vorgenommen werden. Wenn größere Änderungen erforderlich sind, muss eine neue Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage erstellt und an den Verwendungsort verschoben werden. Wenn die Revisionskontrolle deaktiviert ist, können Sie an der Arbeitsaufgabenvorlage Änderungen vornehmen, ohne dass neue Revisionen für die Arbeitsaufgabenvorlage erstellt werden müssen. Die vorgenommenen Änderungen können jedoch nicht verfolgt werden.
Die Revision einer Arbeitsaufgabenvorlage kann einen der folgenden Status aufweisen:
Vorläufig: Eine neue Arbeitsaufgabenvorlage oder eine neue Revision für eine Arbeitsaufgabenvorlage erhält immer den Status „Vorläufig“. Eine vorläufige Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage wird als nicht aktiv betrachtet, d. h., sie dient nicht zum Generieren von VI-Aktionen oder zum Verknüpfen mit Arbeitsaufträgen oder Serviceverträgen. Die Revision für eine Arbeitsaufgabenvorlage mit dem Status „Vorläufig“ kann aktualisiert und gelöscht werden.
Aktiv: Eine aktive Revision für eine Arbeitsaufgabenvorlage dient zum Generieren von VI-Aktionen und wird auch mit Arbeitsaufträgen oder Kundenserviceverträgen verknüpft. Wenn die Revisionskontrolle aktiviert ist, kann eine aktive Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage nur aktualisiert werden, solange die VI-Aktionen nicht generiert wurden oder keine Verknüpfungen mit den Arbeitsaufträgen oder Serviceverträgen vorhanden sind. Geringe Änderungen (wie z. B. Änderung der Planungsberater oder des Betriebsstatus) sind zulässig. Wenn Sie an einer aktiven Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage größere Änderungen vornehmen möchten (wie z. B. das Verknüpfen neuer Arbeitslistenpositionen, neue Materialpositionen oder das Ändern von Instandhaltungsauslösern), die mit VI-Aktionen, Arbeitsaufträgen oder Serviceverträgen verknüpft ist, ist dies nur durch Erstellen einer neuen Revision möglich. Wenn die Revisionskontrolle für eine aktive Arbeitsaufgabenvorlage deaktiviert ist, können Sie größere Änderungen in demselben Formular vornehmen, ohne eine neue Revision erstellen zu müssen. Die vorgenommenen Änderungen können jedoch nicht verfolgt werden. Eine Arbeitsaufgabenvorlage darf zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine aktive Revision enthalten. Deshalb wird der vorherige aktive Status der Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage vom System auf „Veraltet“ gesetzt, sobald der Status der neuen Revision auf „Aktiv“ gesetzt wurde.
Veraltet: Eine Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage wird auf „Veraltet“ gesetzt, wenn diese nicht mehr verwendet wird, d. h., wenn die Revision veraltet oder ungültig ist (wie unten beschrieben) oder wenn der vorläufige Status einer Revision für die Arbeitsaufgabenvorlage in „Aktiv“ geändert wurde.
Die Effektivität einer Revision für eine einzelne Arbeitsaufgabenvorlage kann durch die Angabe einer Gültigkeitsdauer beschränkt werden. Arbeitsaufgabenvorlagen, die außerhalb der angegebenen Datengrenzwerte liegen, sind ungültig oder veraltet und sollten als veraltet betrachtet werden.
Die Lebensdauer wird an die erstellte VI-Aktion vererbt, und dort wiederum dazu verwendet werden, die Gültigkeit der VI-Aktion zu beschränken. Hinweis: Damit VI-Aktionen generiert werden können, muss die Revision für eine Arbeitsaufgabenvorlage aktiv und gültig sein.
Eine Arbeitsaufgabenvorlage kann über Jobs und Vorlagen mit VI-Aktionen, Arbeitsaufträgen oder Serviceanforderungen verknüpft werden.
Sie können Arbeitsanweisungen, Arbeitslistenanforderungen, Ressourcenanforderungen (Person und Werkzeug/Ausstattung), Materialanforderungen (für Bestandsartikel sowie nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel), externe Kosten, Aufwände, gültige Standorte, Kriterien für die Generierung von VI-Aktionen eingeben und Dokumente sowie Genehmigungstypen mit einer Arbeitsaufgabenvorlage verknüpfen. Darüber hinaus können Sie angeben, wie alle mit einer Arbeitslistenposition verknüpften Positionen, wie z. B. Ressourcen, Material und Planungspositionen, die in der Arbeitsaufgabenvorlage definiert sind, für einen Kunden fakturiert werden sollen, indem auf den entsprechenden Seiten die zu fakturierende Menge, die Preise, der Festpreis usw. definiert werden (diese Funktion ist nur auf IFS/Service Management anwendbar).
Eine VI-Aktion empfängt diese Informationen, wenn eine Arbeitsaufgabenvorlage über die Registerkarte „Jobs und Vorlagen“ mit ihr verknüpft wurde oder wenn die VI-Aktion aus der Arbeitsaufgabenvorlage generiert wurde. Folglich werden alle Informationen in den Arbeitsauftrag kopiert, der aus einer VI-Aktion generiert wurde. Wenn in der Arbeitsaufgabenvorlage ein nicht bestandsgeführter Einkaufsartikel als Materialanforderung definiert wurde, wird automatisch eine Bestellanforderung erstellt, wenn die Arbeitsaufgabenvorlage mit einem Arbeitsauftrag verknüpft wird oder wenn ein Arbeitsauftrag aus einer VI-Aktion generiert wird (die mit einer Arbeitsaufgabenvorlage verknüpft ist).
Arbeitsaufgabenvorlagen können mit einem Servicevertrag verknüpft werden. Im Servicevertrag wird dabei die Arbeitsaufgabenvorlage mit einem für ein bestimmtes Objekt oder eine bestimmte Objektstruktur gültigen Arbeitstyp verknüpft. Die Arbeitsaufgabenvorlage wird automatisch (über „Jobs und Vorlagen“) mit der Serviceanforderung verknüpft, sobald der Servicevertrag eingegeben wurde.