Der Prozess Zahlung Allgemein dient zur Eingabe von Zahlungstransaktionen, die ein Finanzmittelkonto betreffen, z. B. Zahlungseingänge von Kunden und Zahlungsausgänge an Lieferanten auf der Basis von Kontoauszügen. „Zahlung Allgemein“ kann auch zur Eingabe mehrerer Zahlungstransaktionen innerhalb einer Zahlung mit der Möglichkeit der Auszifferung von Rechnungen genutzt werden. Rechnungen, die in anderen Firmen außer der Geld empfangenden Firma oder der Zahlungsfirma erstellt und gebucht werden, können ebenfalls in die Auszifferung und für jede einzelne involvierte Firma aufgenommen werden. Für die firmenübergreifende Zahlung werden separate Belege erstellt. Wenn Rechnungen mit der Zahlung ausgeziffert wurden, werden die Zahlung und die ausgezifferten Rechnungen mit einer eindeutigen ID sowie einem Auszifferungsdatum versehen. Diese Auszifferungs-ID wird in entsprechenden Anfragen und Berichten sowohl bei den Rechnungen als auch bei den Zahlungen angezeigt, wodurch sich einfacher erkennen lässt, welche Zahlungen mit welchen Rechnungen verknüpft sind. Es können Kunden- und Lieferantenzahlungen eingegeben sowie ausgeführte Zahlungaufträge bestätigt werden, die vorher per DTA an das Geldinstitut übermittelt wurden Jede Art von Transaktion, die sich auf den Saldo von Finanzmittelkonten auswirkt, z. B. eingelöste Schecks oder Wechsel, Bankgebühren und Zinseinkünfte, kann in „Zahlung Allgemein“ eingegeben werden.
Der Prozess „Zahlung Allgemein“ erfolgt über die Seite Zahlung Allgemein. Neben dem aktuellen Endsaldo des Kontos beim Geldinstitut zeigt die Seite Zahlung Allgemein auch den geschätzten Saldo an. Ausgeführte Zahlungen werden danach eingegeben, wenn die Bestätigung des Geldinstituts in Form eines Kontoauszugs oder eines ähnlichen Dokuments eingegangen ist. Damit wird bestätigt, dass Zahlungen ausgeführt wurden, d. h., dass eine Finanzmitteltransaktion stattgefunden hat. Kontoauszüge enthalten Informationen über den Zahlungsempfänger, den Zahler, das Zahlungsdatum sowie die Beträge und anfallende Gebühren.
Zahlungsausgänge an Lieferanten werden normalerweise mittels einer Zahlungsanweisung vorgenommen, die per DTA an das Geldinstitut übertragen wird oder auf eine andere Weise beglichen wird. Diese und die Kundenlastschrift, die ebenfalls per DTA an das Geldinstitut eingeleitet wird, können als ausgeführt bestätigt werden. Neben Informationen zu den ausgeführten Lieferanten- und Kundenzahlungen können Kontoauszüge außerdem Details zu eingelösten Schecks oder Wechseln sowie zu anderen Finanzmitteltransaktionen enthalten. Kontoauszüge bilden die Grundlage für Zahlungs- und Buchungstransaktionen. Wenn Belege erstellt oder eingegeben und gespeichert werden, werden Belege in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln erstellt. Bevor eine Finanztransaktion für ein Konto eingegeben werden kann, wird ein Kontoauszug oder eine ähnliche Bestätigung vom Geldinstitut benötigt.
Der Prozess „Zahlung Allgemein“ dient der Eingabe von Kontoauszügen und anderen Dokumenten von Geldinstituten. In Kontoauszügen werden alle Zahlungseingänge und -ausgänge eines bestimmten Kontos für einen bestimmten Zeitraum angegeben. Alle Details werden auf der Seite Zahlung Allgemein eingegeben, z. B. Details zum Geldinstitut, Finanzmittelkonto, zur Währung und zum Saldo. Während der Eingabe und nach dem Speichern besitzt die allgemeine Zahlung den Status Nicht genehmigt, d. h. dass noch keine Zahlungs- oder Buchungstransaktion generiert wurde. (Zahlungs- und Buchungstransaktionen werden generiert, wenn die allgemeine Zahlung genehmigt wird.) Die allgemeine Zahlung kann vorübergehend als Nicht genehmigt gespeichert werden.
Das System verwaltet zwei Funktionen für die Währungserfassung auf der Seite Zahlung Allgemein. Wenn die Währung des Finanzmittelkontos des Bankinstituts nicht der Buchwährung entspricht, können Zahlungstransaktionen nur in der Währung des Finanzmittelkontos eingegeben werden. In diesem Fall sind alle Salden sowohl in der Währung des Finanzmittelkontos als auch in der Buchwährung auswertbar. Entspricht die Währung des Finanzmittelkontos allerdings der Buchwährung, sind die Zahlungstransaktionen in jeder beliebigen Währung möglich, und alle Salden sind lediglich in der Buchwährung auswertbar. Wenn Währungskombinationen verwendet werden, ist es möglich, ein Berechnungsmuster durch Auswahl eines Umbewertungstyps auszuwählen. Umbewertungsmuster weichen je nach Umbewertungstyp und dem geänderten Feld ab. Die Tabelle unter beschreibt die verschiedenen Reihenfolgen von Neuberechnungen.
| Neuberechnungstyp | Geändertes Feld |
Neuberechnungsreihenfolge
|
||
| (1) | (2) | (3) | ||
| Neuermittlung Rechnungsbetrag | Betrag in Zahlungswährung | Betrag in Buchwährung | Betrag in Rechnungswährung | |
| Betrag in Buchwährung | Betrag in Zahlungswährung | Betrag in Buchwährung | Betrag in Rechnungswährung | |
| Neuermittlung Währungskurs | Betrag in Zahlungswährung | Betrag in Buchwährung | Währungskurs | |
| Betrag in Buchwährung | Betrag in Zahlungswährung | Betrag in Buchwährung | Währungskurs | |
| Beliebig | Betrag in Rechnungswährung | Währungskurs | ||
| Währungskurs | Betrag in Rechnungswährung | |||
Mindestens eine Transaktion muss eingegeben werden, bevor die allgemeine Zahlung freigegeben werden kann. Das System erlaubt das gleichzeitige Anzeigen von Zahlungseingängen und -ausgängen auf einer Seite. Zur Unterscheidung besitzt das System eine Anzahl vordefinierter Transaktionstypen für Finanzmittelzahlungen, diverse Typen von Kundenzahlungen, diverse Typen von Lieferantenzahlungen, Einlösen von Wechseln, Einlösen von Schecks und Bankgebühren. Nicht vollständig ausgezifferte Kunden- oder Lieferantenzahlungen können auch als geparkte Zahlungen, Anzahlungen, Akontozahlungen oder Differenzposten gebucht werden. Diese neuen, nicht ausgeglichenen Posten können auch in einer anderen Firma neben der zahlenden Firma erstellt werden. Ausgenommen sind geparkte Zahlungen, die immer zur zahlenden/empfangenden Firma gehören. Der Währungskurstyp kann für jede Transaktion in „Zahlung Allgemein“ ausgewählt werden. Der Standardwährungskurs der Firma für "Kauf" wird für Transaktionen verwendet, die mit Lieferanten und der Zahlung von Bankgebühren in Verbindung stehen. Der Standardwährungskurs für "Verkauf" wird für Transaktionen verwendet, die mit Kunden in Verbindung stehen. Für Zahlungen, die ausgezifferte Rechnungen oder nicht ausgezifferte Zahlungen einer an angeschlossenen Firma haben, wird der Währungskurs der zahlenden Firma in der zugehörigen Firma verwendet, um den Umrechnungskursgewinn oder -verlust zu berechnen, sofern beide Firmen dieselbe Buchwährung haben. Falls Firmen unterschiedliche Buchwährungen verwenden, beruht der zu berechnen, sofern beide Firmen dieselbe Buchwährung haben.in der zugehörigen Firma auf den Währungskursen der zugehörigen Firma. Bei Sachkontenbuchungen wird der Standardkaufkurs verwendet, falls es einen Zahlungsausgang gibt. Der Standardverkaufskurs wird verwendet, falls es einen Zahlungseingang gibt. Wenn keine Kauf-/Verkaufswährungkurstypen verwendet werden, wird der Standardwährungskurstyp der Firma verwendet.
Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie sicherstellen, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) laut Anweisung unter „Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben“ im Prozess „Basisdaten für Zahlung Allgemein“ eingegeben wurden.