Bei jeder finanziellen Transaktion im System werden die betreffenden Buchungen durch die vordefinierten Buchungstypen und die Regeln, die in IFS/Buchungsregeln definiert sind, erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Manchmal soll es jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den konkreten Auftragsdaten individuell zu bestimmen, d. h.es wird entschieden, keine Regel für dieses Buchungselement für alle betroffenen Buchungstypen festzulegen, oder aber eine Festlegung ist nicht möglich. In diesen Fällen muss die Beziehung zwischen dem Buchungselement und dem Auftrag oder der Auftragsposition manuell hergestellt werden. Dies geschieht durch die Eingabe einer Vorkontierung, die mit dem Auftrag oder der Auftragsposition verknüpft ist. Der als Vorkontierung für den Auftrag oder die Auftragsposition eingegebene Wert des Buchungselements wirkt sich dann auf verschiedene Buchungen, die für diesen Auftrag oder diese Auftragsposition erstellt werden, aus. Vorkontieren wird zum Beispiel bei Kundenaufträgen angewendet, bei denen es häufig vorkommt, dass für alle Buchungen, die diesen Verkauf betreffen, die Buchungen ein bestimmtes Projekt im Buchungselement Projekt einschließen sollen. Ein weiteres Beispiel ist eine Bestellung, bei der die Buchungen für den Einkauf eine bestimmte Kostenstelle belasten sollen.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird in Geschäftsereignis/Buchungsdaten bestimmt, wo angezeigt wird, ob eine Buchung für ein bestimmtes Buchungsereignis von der Vorkontierung der Bestellung, der Bestellposition oder gar nicht betroffen ist.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Cloud werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch definiert werden, ob die Funktion "Vorkontierung" in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Beim Versuch, eine Vorkontierung für einen Auftrag oder eine Auftragsposition einzugeben, wenn der Einsatz von Vorkontierungen in IFS/Buchungsregeln nicht definiert wurde, wird eine Meldung angezeigt, dass Vorkontierung für diesen Auftragstyp in der Buchungssteuerung nicht definiert ist. Initiieren Sie die Vorkontierungsfunktion in der Buchungssteuerung. Den entsprechenden Buchungstyp für die Buchungselemente angeben, die geändert werden sollen.
Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden. Die Verwendung der Vorkontierung im Kopf hat den Vorteil, dass der Wert der Vorkontierung auch für die Positionen gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, dass die Positionen nachträglich hinzugefügt werden. Wenn die Eingabe sowohl in den Kopf als auch in die Positionen bereits erfolgt ist, muss die Vorkontierung in jeder Position durchgeführt werden.
Mit dieser Funktion wird eine Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Angebotsposition erstellt, indem eine mit dem Angebot verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der Wert des Buchungselements, der als Vorkontierung für die Angebotsposition eingegeben wird, wirkt sich dann auf verschiedene Buchungen aus, die für diese Angebotsposition vorgenommen wurden. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen.