Bei jeder finanziellen Transaktion im System werden die betreffenden Buchungen durch die vordefinierten Buchungstypen und die Regeln, die in IFS/Buchungsregeln definiert sind, erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Manchmal soll es jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den spezifischen Informationen individuell zu bestimmen, d. h. es wird entschieden, für alle betroffenen Buchungstypen keine Regel für dieses Buchungselement festzulegen, oder aber eine Festlegung ist nicht möglich. In diesen Fällen kann eine Vorkontierung definiert werden, die erst ermöglicht, mit dem Materialeingang fortzufahren, wenn eine Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestandsartikelposition eingerichtet ist. Der als Vorkontierung eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diesen Bestandsartikel erstellte Buchungen aus. Dies tritt beispielsweise auf, wenn Sie einer bestimmten Kostenstelle die eingegangenen Bestandsartikel in Rechnung stellen möchten.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird in Geschäftsereignis-/Buchungsdaten festgelegt, wo ersichtlich ist, ob eine Buchung für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung für den Materialeingang betroffen ist oder nicht. Hinweis: Die Vorkontierung hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Lagerkostenbuchungen (M1-Buchung). Die Vorkontierung wird bei der Buchung von Transaktionen verwendet, die für Serviceartikel, Artikel ohne Nummer und Gemeinkosten erfasst wurden. Eine Ausnahme hierzu sind Transaktionen für Material, das mit einem Projekt verknüpft ist.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Cloud werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch definiert werden, ob die Funktion "Vorkontierung" in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Zwischen dem Buchungselement und der Materialeingangsposition wird eine Beziehung erstellt. Der als Vorkontierung eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Materialeingangsposition erstellte Buchungen aus. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen.