Projektbestand
Die Materialbeschaffung ist ein wichtiger Aspekt beim Verwalten von Projekten. Das Projekt muss Kontrolle über das für das Projekt beschaffte Material im Bestand haben. Außerdem ist es notwendig, die im Projekt angefallenen Kosten für beschafftes Material zu verfolgen, entweder um sie dem Kunden in Rechnung stellen zu können (externe Projekte) oder um die korrekten Kosten zu aktivieren (interne Projekte).
Der Projektbestand ist ein wesentlicher Bestandteil für die Handhabung der Projektbeschaffung. Ein Projekt „besitzt“ seinen Projektbestand. Dadurch wird sichergestellt, dass für das Projekt beschafftes Material nicht entnommen werden kann, um anderen Bedarf zu bedienen, entweder von einem anderen Projekt oder bei nicht projektbezogenem Bedarf. Diese "Projektzuordnung" macht es möglich, zwischen Projektmaterial und Standardmaterial zu unterscheiden. Alle Planungswerkzeuge in IFS Applications berücksichtigen diese Unterscheidung.
Das Unterscheiden zwischen Projektmaterial und Standardmaterial im Bestand dient zwei Hauptzielen:
- Die Hauptmengen, die vom System angegeben und verwendet werden, wie z. B. die verfügbare Menge, müssen die im aktuellen Kontext korrekten Mengen anzeigen.
Beispiel:
- In den Mengen ist nur Standardbestand enthalten (ist der Fall bei Bestellvorschlag, MRP usw.)
- In den Mengen ist nur Projektbestand für ein bestimmtes Projekt enthalten. (Dies ist der Fall, wenn für eine mit dem Projekt verknüpfte Kundenauftragsposition die Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt wird.) - Es soll festgestellt werden, ob eine Beschaffung oder ein Bedarf entweder für den Standard- oder für den Projektbestand geplant wurde.
Wenn z. B. MRP für das Planen von Standardmaterial verwendet wird, ist es wichtig, dass der in den Berechnungen verwendete Wert für die verfügbare Menge nur Standardmaterial enthält. Wenn das Projektmaterial enthalten ist, besteht die Gefahr, dass durch MRP unzureichende Beschaffungen erstellt werden.
Projektbestand wird immer verwendet, wenn die Projekte Material beschaffen und verwenden, was bedeutet, dass ein dem Projekt zugeordneter Bedarfsdecker nie in den Standardbestand, sondern nur in den Projektbestand eingehen kann. Dem Projekt zugeordneter Bedarf kann meist so konfiguriert werden, dass entweder der Standard- oder der Projektbestand verwendet wird.
Abbildung 1: Projektbestand
Beim Verwalten der Projektmaterialbeschaffung muss für jede Beschaffung und jeden Bedarf angegeben werden, ob sie/er sich auf den Projektbestand oder den Standardbestand bezieht. Wie in der Abbildung oben zu sehen, können Beschaffungen und Bedarfe mit Projektaktivitäten verknüpft sein. In anderen Fällen sind Bedarfe und Beschaffungen nicht direkt mit einer Projektaktivität verknüpft, sondern die Projektaktivitätsverknüpfung wird aus einer Struktur abgeleitet. Wenn z. B. ein Fertigungsauftrag explizit mit einer Projektaktivität verknüpft ist, sind die Materialpositionen des Fertigungsauftrags indirekt über diesen Fertigungsauftrag verknüpft. Eine mit Projektaktivitäten verknüpfte Beschaffung kann nur in den Projektbestand eingehen. Dagegen kann Material entweder aus dem Standard- oder dem Projektbestand entnommen werden, um den mit Projektaktivitäten verknüpften Bedarf zu bedienen.
Beschaffungen
Eine Beschaffung, die direkt mit einer Projektaktivität verknüpft ist, wird in den Projektbestand aufgenommen. Mit Projekten verknüpfte Beschaffungen werden entweder aus mit Projekten verknüpftem Bedarf oder mithilfe manueller Aktivitätsverknüpfungen erstellt. Eine Beschaffung, die nicht mit einer Projektaktivität verknüpft ist, wird dagegen in den Standardbestand aufgenommen.
Bei Folgendem handelt es sich um projektbestandsbezogene Beschaffungsobjekte:
- Bestellanforderungspositionen
- Bestellpositionen
- Fertigungsaufträge
- DOP-Köpfe
Anforderungen
Ein mit einem Projekt verknüpfter Bedarf ist entweder für den Standard- oder den Projektbestand geplant. Ein Kundenauftrag für einen Bestandsartikel kann z. B. den Beschaffungscode "Lagerauftrag" oder "Projektbestand" aufweisen. "Lagerauftrag" bedeutet, dass das Material dem Standardbestand entnommen wird, und "Projektbestand" bedeutet, dass das Material dem Projektbestand entnommen wird. Es kann Material entnommen werden, das mithilfe einer anderen Aktivität erworben wurde als der, mit der das Bedarfsobjekt verknüpft ist. Die Aktivität muss sich aber im gleichen Projekt befinden. Die Kosten des Entnehmens aus dem Standardbestand werden dem Projekt zugeordnet. Dagegen werden dem Projekt keine weiteren Kosten hinzugefügt, wenn eine Entnahme aus dem Projektbestand vorliegt, da das Projekt die Kosten bereits übernommen hat, als das Material in den Projektbestand eingegangen ist. Mit Projekten verknüpfter Bedarf wird entweder aus mit Projekten verknüpften Beschaffungen oder mithilfe der manuellen Aktivitätsverknüpfungen erstellt.
Bei Folgendem handelt es sich um projektbestandsbezogene Bedarfsobjekte:
- Materialanforderungspositionen
- Kundenauftragspositionen
- Materialpositionen von Fertigungsaufträgen
- Materialanforderungen von Arbeitsaufträgen
- MPL (Materialbeschaffungsliste)
- Sonstige Bedarfe
Projektübertragungen
Unter bestimmen Umständen ist es erforderlich, Material zwischen dem Standardbestand und dem Projektbestand zu übertragen. Dies ist der Fall, wenn geplant ist, einen Bedarf aus dem Projektbestand zu decken, aber keine ausreichende Menge im Projektbestand verfügbar ist. Es kann auch erforderlich sein, das Material von einem Projektbestand in einen anderen zu übertragen, wenn das Material einem anderen Projekt "gehört" und zum "Bedarfsprojekt" übertragen werden muss.
Beispiel für Beschaffungen und Bedarfe
Die Abbildung unten verdeutlicht die Flexibilität des Projektbestandskonzepts. Die Abbildung enthält zwei Projekte, Projekt A und Projekt B. Es ist möglich, den Projektbedarf entweder aus dem Projektbestand oder dem Standardbestand zu bedienen.
Abbildung 2: Empfang im Projektbestand und Entnahme aus Standard-/Projektbestand