Die Möglichkeit, Artikel für viele Standorte in Massen zu erstellen, stellt für Firmen, die viele Artikel, viele Standorte und kurze Produktlebenszyklen haben, eine deutliche Vereinfachung dar. Der für die Artikelerstellung erforderliche Arbeitsaufwand beläuft sich auf ein Minimum. Das erste Einrichten der Artikel kann zentralisiert werden. Außerdem wird das Risiko inkonsistenter Daten zwischen Standorten verringert, da die Daten von einer einzigen Quelle initialisiert werden.
Sortimente und Standortgruppen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Massenherstellung der Artikel. Denken Sie daran, dass Sortiment in diesem Kontext das Sortiment Ihrer Firma ist und nicht mit dem Sortiment Ihres Lieferanten verwechselt werden sollte.
Sortimente und Standortgruppen sind zwei verschiedene Arten von Strukturen. Diese Strukturen bestehen aus Knoten: gewöhnliche Knoten sowie Artikel- oder Standortknoten. Gewöhnliche Knoten sind mit einem Artikel oder einem Standort verbunden. Sie dienen hauptsächlich als Bausteine zum Erstellen der Struktur. Ein Artikelknoten ist ein Knoten, der mit einem Artikel im Artikelkatalog verknüpft ist, während ein Standortknoten ein Knoten ist, der mit einem Benutzerstandort verknüpft ist. Ein Artikel- oder Standortknoten ist immer die unterste Ebene in einer Struktur. Dies bedeutet, dass ein Artikelknoten oder Standortknoten keine übergeordneten Elemente zu anderen Knoten sein können. Innerhalb eines spezifischen Sortiments oder einer Standardgruppe hat jeder Knoten eine eindeutige Identität. Dies bedeutet, dass die gleiche Knotenidentität in der Datenbank, aber nur einmal im gleichen Sortiment oder in der gleichen Standortgruppe mehre Male vorhanden sein kann. Folglich kann ein Artikel nur ein einziges Mal im gleichen Sortiment und ein Standort nur ein einziges Mal in der gleichen Standortgruppe vorhanden sein. Sie können so viele Sortimente und Standortgruppen erstellen, wie Sie möchten. Außerdem können Sie umfassende Strukturen mit so vielen Knoten erstellen, wie Sie in jeder Struktur haben möchten.
Sie beginnen damit, Ihr Sortiment und Ihre Standortgruppe zu definieren und Ihre Strukturen zu erstellen. Vergessen Sie nicht, dass die Erstellung einer Standortgruppe optional ist, d. h., es ist möglich, viele Artikel für viele Standorte zu erstellen, ohne dass eine Standortgruppe definiert werden muss. Auf der untersten Stufe des Sortiments verknüpfen Sie Artikel im Artikelkatalog. Dabei werden so genannte Artikelknoten automatisch erstellt: ein Artikelknoten pro Artikel. Sie können entweder bereits vorhandene Artikel im Artikelkatalog verknüpfen oder neue Artikel im Artikelkatalog erstellen und verknüpfen. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, bedeutet dies, dass Sie einen neuen Artikel im Artikelkatalog automatisch erstellen. Auf der untersten Stufe der Standortgruppe verknüpfen Sie Benutzerstandorte. Dabei werden so genannte Standortknoten automatisch erstellt: ein Standortknoten pro Standort.
Um die Verwendung der Strukturen zu vereinfachen, ist es wichtig, Ebenen einzugeben. Die Sortimentsebenen und Standortgruppenebenen werden in der Anwendung an mehreren Stellen angezeigt. Die Ebene vereinfacht es, die Hierarchie zu verstehen und sich beim Arbeiten mit Sortimenten und Standortgruppen zurechtzufinden. Alle Knoten werden der richtigen Ebene automatisch zugeordnet, wenn die Knoten erstellt oder verschoben werden. Dies bedeutet, dass Sie Knoten nicht mit Ebenen verknüpfen. Dies geschieht automatisch.
Vor dem Erstellen von Artikeln pro Standort, müssen Sie Standardwerte eingeben. Standardwerte können in jeden Sortimentsknoten – gewöhnliche Knoten sowie Artikelknoten – eingegeben werden. Standardwerte, die für einen übergeordneten Knoten eingegeben werden, sind auch für alle Unterknoten in der ganzen unten stehenden Verzweigung gültig. Jedoch können Standardwerte standardmäßig überschrieben werden, die in der Verzweigung weiter unten eingegeben werden. Um die Eingabe der Standardwerte zu vereinfachen, werden alle für einen übergeordneten Knoten eingegebenen Standardwerte angezeigt, wenn Sie mit einem Unterknoten arbeiten. Sie können nur Standardmerkmale von Bestandsartikeln eingeben, wenn ein Knoten oder ein übergeordneter Knoten im Sortiment mit einer Merkmalsvorlage verknüpft ist. Die Vorlage definiert streng, für welche Merkmale Sie Standardwerte eingeben dürfen. Alle Standardwerte werden pro Standort, Standortgruppenknoten, Firma, Land oder eine Kombination dieser Merkmale eingegeben. Der Standort hat die höchste Priorität und kann nie mit den anderen drei Merkmalen kombiniert werden. Die Priorität zwischen den vier Feldern lautet: Standort, Standortgruppenknoten, Firma und Land. Die Firma ist die Firma, die mit dem Standort verknüpft ist: der Standort, für den der Hintergrundjob versucht, Artikel zu erstellen. Das Land ist das auf der Lieferadresse definierte Land, das mit dem Standort verknüpft ist: der Standort, für den der Hintergrundjob versucht, Artikel zu erstellen.
Beispiel: Standort 1 gehört zum Standortgruppenknoten A. Standort 1 ist ein Standort in Firma 10. Die Lieferadresse von Standort 1 befindet sich in Schweden (SE). Wenn Sie alle diese Felder verwenden, wenn Sie Ihre Standardwerte für beispielsweise Disponent definieren, sieht die Priorität so aus:
| Standort | Standortgr.-Knoten | Firma | Land | Priorität |
| 1 | * | * | * | 1 |
| * | A | 10 | SE | 2 |
| * | A | 10 | * | 3 |
| * | A | * | SE | 4 |
| * | A | * | * | 5 |
| * | * | 10 | SE | 6 |
| * | * | 10 | * | 7 |
| * | * | * | SE | 8 |
| * | * | * | * | 9 |
Bei Standardwerten für Lieferanten für Einkaufsartikel müssen Sie daran denken, dass das Feld Lieferant zwei verschiedene Rollen hat. Lieferant ist ein gewöhnlicher Standardwert, d. h., Sie können definieren, welcher Lieferant pro Standort, welcher Standortgruppenknoten, welche Firma, welches Land oder welche Kombination aus diesen Merkmalen verwendet werden soll. Gleichzeitig können Sie die anderen Standardwerte pro Lieferanten eingeben.
Um sicherzustellen, dass der Hintergrundjob Bestandsartikel, Verkaufsartikel, Einkaufsartikel und Lieferanten für Einkaufsartikel erstellen kann, müssen Sie mindestens einen der folgenden Standardwerte eingeben.
| Registerkarte "Standard" | Erforderliche Standardwerte |
| Standardwerte für Bestandsartikel | Disponent, ME |
| Standardmerkmale für Bestandsartikel | - |
| Standardwerte für Verkaufsartikel | Verkaufspreisgruppe, Verkaufsartikelgruppe, Preis/Währ. |
| Standardwerte für Einkaufsartikel | - |
| Standardwerte für Lieferant für Einkaufsartikel | Lieferant, Preis/Währ. |
Wenn Sie schließlich viele Artikel für viele Standorte erstellen möchten, wählen Sie einen Knoten in der Sortimentsebene und einen Knoten in der Standortgruppenstruktur aus. Denken Sie daran, dass das Sortiment im Status Aktiv sein muss. Beachten Sie, dass Sie keine Standortgruppe haben müssen, Sie können Standorte einfach auflisten. Alle Artikel, die zu einem ausgewählten Sortimentsknoten und zu all seinen Unterknoten gehören, werden für alle Standorte erstellt, die zum ausgewählten Standortgruppenknoten und all seinen Unterknoten gehören. Es wird ein Hintergrundjob für jeden Standort gestartet, aber der Job wird versuchen, einen vollständigen Datensatz pro Artikel gleichzeitig zu erstellen. Der Hintergrundjob versucht, die folgenden Artikeldaten zu erstellen:
Die Erstellung von Verkaufsartikeln und Lieferanten für Einkaufsartikel ist optional. Sie können dies durch Aktivieren einiger Optionen entscheiden, wenn Sie den Hintergrundjob starten. Jedoch versucht der Job immer, Bestandsartikel und Bestandsartikelmerkmale zu erstellen. Außerdem versucht der Hintergrundjob immer, Einkaufsartikel zu erstellen, es sei denn, der Artikeltyp ist Gefertigt.
Hinweis: Wenn Sie den Hintergrundjob mehrfach ausführen und zwischendurch die Standardwerte ändern, wird der Job bereits bestehende Artikeldaten nie aktualisieren, sondern immer wieder neue Daten erstellen. Nehmen wir aber an, dass Sie einen Artikel haben, bei dem es sich um einen eingekauften Bestandsartikel handelt, der noch kein Verkaufsartikel ist. Wenn Sie den Hintergrundjob erneut, mit richtigen Standardwerten, ausführen, wird der Job einen Verkaufsartikel erstellen. Im technischen Sinn aktualisiert der Hintergrundjob niemals vorhandene Datensätze in der Datenbank, sondern erstellt nur neue.
Einschränkungen:
Sortimente und Standortgruppen können nur zum Erstellen neuer Artikel pro Standort verwendet werden, und sind zur Verwaltung bereits vorhandener Artikeldaten nicht geeignet. Mithilfe der Suchen-und-Ersetzen-Funktion unter Artikel nach Sortiment und Standortgruppe ist es möglich, Artikeldaten zu verwalten.
Es ist nicht möglich, Sortimente und Standortgruppen zur Erstellung von Packstücken, Serviceartikeln oder mehrere Verkaufsartikel pro Bestandsartikel zu verwenden.
Es ist nicht möglich, Sortimente und Standortgruppen zur Erstellung eines internen Lieferanten für einen Einkaufsartikel zu verwenden, wenn dieser Artikel nicht als Bestandsartikel am Standort existiert, der mit dem internen Lieferanten verknüpft ist. Wenn Sie deshalb z. B. ein zentrales Lagerhaus haben, das viele Lager versorgt, wird empfohlen, zunächst alle Artikel für den Lagerhausstandort vor der Erstellung der Artikel für die Lager zu erstellen.