Das Prozessmodell "Externe Transaktionen bearbeiten" enthält Aktivitäten zum Aktualisieren der Wartetabelle mit Transaktionen, die von einem fremden System (nicht IFS) generiert wurden. Es gibt Prozesse zur Korrektur, Prüfung und Aktualisierung externer Transaktionen in der Wartetabelle. Wenn die externen Transaktionen an die Wartetabelle gesendet wurden, sind sie entsprechend den Parametern gruppiert, die auf der Seite Externe Belege (Basisdaten) definiert sind.
Wenn Transaktionen externer Belege in die Schnittstelle für externe Belege geladen wurden, hat der Ladestapel eine Lade-ID erhalten. Alle Transaktionen im geladenen Stapel erhalten dieselbe ID. Die Transaktionen im Stapel gehören solange zusammen, bis in der Wartetabelle Belege generiert werden. Das bedeutet, dass alle Transaktionen in einem Stapel geprüft und ggf. korrigiert werden müssen, bevor sie an die Wartetabelle gesandt werden.
Die Schnittstelle für externe Belege kann nur Informationen in Textdateien verarbeiten, obwohl sie Dateien mit verschiedenen Layouts lesen kann. Sie können das Datei-Layout mithilfe des externen Datei-Toolkits angeben. Es gibt auch eine Standarddefinition, die Sie verwenden können.
Die Datei wird mithilfe eines Assistenten geladen. Sie können bei Bedarf auch den Assistenten für die Arbeitsschritte „Prüfen“ und „Beleg erstellen“ verwenden.
Der Verarbeitungsprozess einer Datei mit Transaktionen externer Belege schließt die folgenden Aktivitäten mit ein:
Externe Belegparameter eingeben. Bevor sie die Schnittstelle für externe Belege verwenden, müssen Sie Parameter eingeben, um zu definieren, wie Transaktionen zu Belegen gruppiert werden und ob externe Transaktionen verändert werden können.
Externe Belegtransaktionen laden. Sie können den Assistent für externe Belege verwenden, um externe Belegtransaktionen aus einer Textdatei zu laden.
Ladeinformationen für externe Belege anzeigen. Diese Aktivität dient zur Bereitstellung von Informationen zu allen Lade-IDs, die in die Schnittstelle für externe Belege geladen wurden.
Externen Beleg prüfen. Diese Aktivität dient zur Überprüfung externer Belegtransaktionen, die in externen Schnittstellen geladen sind. Die Transaktionen werden anhand von Regeln, Kontierschema-Regeln und Anwenderdaten von IFS/Buchungsregeln geprüft, und auch in Bezug auf die Parameter für externe Belege. Transaktionen, die die Prüfungen nicht erfolgreich durchlaufen, werden mit einem Fehlercode gekennzeichnet. Wenn alle Transaktionen, die sich auf eine Lade-ID beziehen, die Prüfung erfolgreich durchlaufen haben, erhalten die Transaktionen den Status "Geprüft".Wenn eine der Transaktionen die Prüfung nicht besteht, erhalten alle Transaktionen, die den gleichen Lade-Gruppierbegriff wie die fehlerhafte Transaktion verwenden, den Status „Geladen“, und der Ladevorgang erhält den Status „Teilweise geprüft“.
Externe Belegtransaktionen anzeigen/korrigieren. Diese Aktivität dient zur Anzeige und zur Korrektur von Transaktionen externer Belege. Nachdem Sie fehlerhafte Transaktionen korrigiert haben, müssen Sie wieder alle Transaktionen des Ladevorgangs prüfen, um sicher zu stellen, dass der gesamte Ladevorgang akzeptabel ist.
Alle Fehlercodes entfernen. Diese Aktivität dient zum Löschen aller Fehlercodes in Transaktionen externer Belege, die sich auf eine spezifische Lade-ID beziehen.
Beleg erstellen klicken. Diese Aktivität dient zum Erstellen von Belegen aus den Transaktionen externer Belege und zum Ablegen dieser Belege in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln. Wenn Sie Belege erstellen, gehen Sie dabei nach den Gruppierungskriterien vor, die für den Ladetyp festgelegt wurden. Bevor Sie den Erstellungsprozess starten, müssen alle Transaktionen den Status "Geprüft" haben. Die Transaktionen zeigen die Belegnummer, den Belegtyp und das Belegdatum für die in der Wartetabelle erstellten Belege an.