IFS/Kontokorrentbuchhaltung

Prozessbeschreibung

Der Rechnungsprozess dient zum Eingeben, Erstellen und Drucken von Kundenrechnungen. Der Prozess umfasst: Kundenfakturierung ohne Verknüpfung zu einem Kundenauftrag, Kundenauftragsfakturierung, Projektfakturierung sowie Zinsabrechnung auf der Basis von fälligen oder überfälligen Kundenrechnungen. Es gibt Funktionen zum Stornieren von Rechnungen und Aktivitäten zu Verlaufskontrolldaten, z. B. Kundenanalysen und Berichte.

Der Rechnungsprozess umfasst die folgenden fünf Unterprozesse.

• Kundenrechnungen ohne Kundenauftrag
• Kundenauftragsfakturierung
• Projektrechnung
• Verfolgung und Analyse, Fakturierung

Der Prozess Kundenrechnungen ohne Kundenauftrag dient zum Erstellen und Drucken von Direktrechnungen sowie zum Eingeben manueller Kundenrechnungen und externer Rechnungen aus Datei. Der Prozess enthält auch Funktionen für die Stornierung von Kundenrechnungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen ins System einzugeben oder sie im System zu erstellen. Die Rechnungen werden im Prozess wie folgt eingeteilt:

• Direktrechnungen sind Rechnungen ohne Verknüpfung zur Lagerfertigung. Die Eingabe einer Direktrechnung erfordert Verkaufsobjekte. Nach der Erstellung wird die Rechnung gedruckt. Der Druck wird innerhalb des Systems durch eine gesonderte Druckfunktion abgewickelt. Der Druck erstellt einen Beleg in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln.
• Manuelle Kundenrechnungen sind Rechnungen, die in einem anderen System als IFS erstellt wurden. Diese Rechnungen werden nicht gedruckt, sondern nur ins System eingegeben. Der Eintrag erstellt einen Beleg, der automatisch in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln übertragen wird.
• Externe Rechnungen aus Datei sind Kundenrechnungen, die in einem anderen System als IFS erstellt wurden. Diese Rechnungen werden per Datei ins IFS-System geladen. Das Laden überträgt Rechnungsinformationen zum Kundenkontokorrent und erstellt einen Beleg für die Übertragung in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln.
• Der Prozess Kundenauftragsfakturierung dient dem Erstellen und Drucken von Rechnungen, die auf Kundenaufträgen basieren, wenn IFS/Kundenauftrag installiert ist. Die Rechnungen werden für gelieferte Kundenaufträge erstellt, die in das System eingegeben wurden. Um eine Kundenrechnung zu erstellen, muss der Auftrag geliefert oder teilweise geliefert worden sein.
• Der Prozess Projektfakturierung wird verwendet, wenn IFS/Projektcontrolling installiert ist und Transaktionen von Projektzeit und -kosten gemeldet und in Rechnung gestellt werden. Dies kann für ein oder mehrere Projekte erfolgen. Zuerst wird eine vorläufige Rechnung erstellt. Wenn diese nach Prüfung als korrekt eingestuft wird, wird sie gedruckt, und es wird ein Beleg für die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln erstellt.
• Der Prozess Verfolgung und Analyse enthält Analysen und Berichte, die für Informationen über Kunden und Kundenrechnungen verwendet werden können. Mit der Funktion „Bericht anfordern“ können verschiedene Berichte gedruckt werden.