Die Fakturierung von Kundenaufträgen findet gegen Ende der Kundenauftragsabwicklung statt. Die bestellte Ware muss vollständig oder teilweise geliefert worden sein, bevor die Fakturierung ausgeführt wird. Der Auftrag kann entweder manuell oder automatisch fakturiert werden. Dies wird von den Einstellungen des Auftragstyps bestimmt.
Es gibt drei Arten von Kundenauftragsrechnungen, wie unten aufgeführt.
Der Rechnungstyp kann entweder als normale Rechnung oder als Sammelrechnung festgelegt werden. Dies erfolgt auf der Registerkarte Kunde/Verkauf/Allgemein. Gutschriften können auf der Seite Kundengutschriften erstellen oder mit der Funktion „Genehmigung für Materialrückgabe“ erstellt werden.
Der Status des Kopfs einer Rechnung hängt von den Aktionen ab, die damit durchgeführt wurden.
Es kann Fälle geben, bei denen der Kundenauftrag von einem Kunden erteilt und von einem anderen bezahlt wird. Dies kann durch Angeben eines Rechnungskunden auf der Registerkarte Kunde/Verkauf/Allgemein oder Kundenauftrag/Auftragsdetails erfasst werden.
Der Kundenauftrags-Fakturierungsprozess kann auf verschiedene Arten stattfinden, wie unten beschrieben.
Dies bezieht sich auf die Erstellung von normalen Rechnungen oder Sammelrechnungen.
Normale Rechnungen werden erstellt, wenn Ware für einen Kundenauftrag teilweise oder vollständig geliefert wurde. Im Fall eines teilweise gelieferten Auftrags wird die Rechnung nur für die gelieferte Ware erstellt. Die Lieferbestätigung des Auftrags muss eingegangen sein, wenn für ihn eine Lieferbestätigung erforderlich ist.
Wenn die Rechnung Mietpositionen enthält, lautet die Anforderung für die Rechnungserstellung, dass Mietereignisse erstellt worden sind. Die Mietrechnungsposition basiert auf den Miettransaktionen und nicht auf der Lieferung der Waren. Wenn Miettransaktionen noch nicht für die Mietposition generiert wurden, kann dies als Teil des Fakturierungsprozesses durchgeführt werden. Mietrechnungspositionen können zusammen mit Verkaufspositionen auf derselben Rechnung bearbeitet werden. Die Lieferbestätigung wird für eine Mietposition nicht verarbeitet und ist nicht erforderlich, um eine Rechnung zu erstellen.
Sammelrechnungen – Zwei oder mehr Aufträge vom gleichen Kunden können in einer Sammelrechnung zusammen fakturiert werden. Diese Funktion kann verwendet werden, um Rechnungen in regelmäßigen Abständen statt für jeden einzelnen von einem Kunden erteilten Auftrag zu erstellen. Sie kann auch verwendet werden, wenn mehr als ein Auftrag auf einmal geliefert wird. Sammelrechnungen können für alle vorhandenen Kundenaufträge oder nur für ausgewählte Aufträge erstellt werden. Sammelrechnungen für Positionen, die per Versand geliefert werden, werden ebenfalls hier erstellt. Wenn die Aufträge Projekten zugeordnet sind, für die Eindeutige Projektrechnung aktiviert worden ist, werden getrennte Rechnungen für jedes Projekt erstellt.
Kundenauftragsrechnungen können erstellt werden, bevor die Ware geliefert wird. Anzahlungsanforderungen können nur für bis zu hundert Prozent vom gesamten Wert des Auftrags erstellt werden. Anzahlungsanforderungen können nicht für Kundenaufträge mit dem Kopfstatus „Geliefert“ oder „Fakturiert/Abgeschlossen“ erstellt werden. Auch bei Aufträgen, bei denen Auftragspositionen mit Rechnungsstufen verknüpft sind oder bei denen für den Kunden die automatische Rechnungserstellung aktiviert ist, ist dies nicht möglich. Kundenaufträge, die eine Lieferbestätigung erfordern, können nicht im Voraus fakturiert werden. Anzahlungsanforderungen können nicht erstellt werden, wenn als Rechnungserstellungsmethode „Jinsui-Rechnung“ verwendet wird. Kundenaufträge können im Voraus fakturiert werden, wenn für den Kunden die Erstellung von Sammelrechnungen aktiviert wurde. Die Aufträge, die im Voraus fakturiert wurden, werden jedoch aus der Sammelrechnung ausgeschlossen. Der Kopfstatus ändert sich nicht, wenn eine Anzahlungsanforderung erstellt wurde. Anzahlungsanf./Rechnungen nach Anzahlung auf der Registerkarte Kundenauftrag/Auftragsdetails und auf der Registerkarte Kundenrechnung/Allgemein der erstellten Anzahlungsanforderung ist jedoch aktiviert.
Vorauszahlungsrechnungen werden vor Auslieferung der Ware erstellt, aber im Unterschied zu Anzahlungsanforderungen werden Vorauszahlungsrechnungen erst erstellt, wenn eine Vorauszahlung für einen Kundenauftrag eingegangen ist. Der Betrag einer Vorauszahlungsrechnung darf den Gesamtwert des Auftrags, für den sie erstellt wird, nicht überschreiten. Um die Vorauszahlung für den Auftrag von der endgültigen Rechnung abzuziehen, muss die Vorauszahlungsrechnung gebucht und mit der entsprechenden Akontozahlung ausgeglichen werden, die mit dem Kundenauftrag verknüpft ist. Vorauszahlungsrechnungen sind nicht in Mahnvorschlägen, Zinsabrechnungsvorschlägen oder Lastschriftvorschlägen enthalten. Es ist außerdem nicht möglich, Vorauszahlungsrechnungen in einem anderen Zahlungsflow als dem Kundenausgleich zu zahlen oder auszugleichen.
Eine Kundenauftragsrechnung oder eine Kundenauftrags-Anzahlungsanforderung mit dem Status „Gebucht/Genehmigt“ kann verwendet werden, um Gutschriften und Rechnungskorrekturen zu erstellen, auch wenn es keine Materialrückgaben gibt. Sie kann verwendet werden, wenn die Daten, die durch die Rechnung eingegeben wurden, korrigiert werden müssen. Eine Gutschrift (Rechnungskorrektur) kann verwendet werden, wenn ein Skonto oder ein ähnlicher Preisnachlass gegeben wird oder wenn die mit dem Auftrag verknüpften Waren vom Kunden zurückgegeben werden.
Für einen Kundenauftrag können mehrere Gutschriften erstellt werden, auch für mehr als den Betrag, der ursprünglich berechnet wurde. Wenn eine Rechnungskorrektur vorher für eine bestimmte Sollrechnung erstellt wurde, wird der gutgeschriebene Gesamtbetrag im Feld Habenbetrag der Seite Kundengutschriften erstellen angezeigt. Wenn versucht wird, einen Auftrag gutzuschreiben oder wenn der Auftrag in der Vergangenheit gutgeschrieben wurde, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Auftrag bereits gutgeschrieben wurde, zusammen mit dem vorher gutgeschriebenen Betrag. Dies gilt nicht für Gutschriften, die über die Seite Genehmigung für Materialrückgabe erstellt wurden.
Eine automatische Rechnungserstellung findet statt, wenn ein Kunde eine Rechnung für sich selbst erstellt, sodass der Lieferant keine Rechnung erstellen und ihm zusenden muss, um für die Lieferungen bezahlt zu werden. Eine automatische Kundenrechnung wird nach den Angaben des Kunden erstellt, möglicherweise durch eine eingehende automatische Rechnung. Die bereitgestellten Informationen werden manuell oder automatisch mit den Informationen in den Kundenauftragspositionen abgeglichen. Die automatische Kundenrechnung wird erstellt, sobald die Auszifferung erfolgreich abgeschlossen ist. Der automatische Prozess kann mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad stattfinden.
Es kann Abweichungen zwischen Preis oder Mengen, die auf der automatischen Kundenrechnung stehen, und dem erwarteten Preis bzw. der erwarteten Menge geben. Für jede Abweichung kann ein Grund angegeben werden, und die Aktion, die als Antwort auf diese Abweichung ausgeführt wird, kann ebenfalls erfasst werden.
Das Dialogfeld Fakturierung von Festpreisvereinbarungen wird verwendet, um Rechnungen zu erstellen, wenn Festpreisvereinbarungen bestehen. Die Fakturierung wird durch Auswählen einer oder mehrerer Zahlungsplanzeilen und Eingeben der erforderlichen Parameter ausgeführt.
Ein Vertrag kann auf der erwarteten Stückzahl basieren, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne gekauft wird. Preise können am Ende einer solchen Periode neu verhandelt werden, wenn die gekaufte Menge von der vereinbarten Menge abweicht. In diesem Fall kann eine nachträgliche Rechnung für die bereits gelieferten Positionen erstellt werden.
Eine Rechnung kann geändert werden, sodass sie Änderungen an den darin enthaltenen Daten enthält, vorausgesetzt, sie wurde noch nicht gedruckt. Änderungen sind auf der Seite Kundenrechnung möglich. Solche Änderungen können sich auf das System auswirken. Diese Seite erlaubt auch, die Rechnung zu drucken oder sie über EDI, MHS und ITS zu übertragen. Nach Bedarf kann auch eine Arbeitskopie der Rechnung gedruckt werden. Rechnungskorrekturen, die den Status „Vorläufig“ haben, können über dieses Fenster auch entfernt werden. Außerdem können die Buchungen zu einer bestimmten Rechnung angezeigt werden.
Die Seite Kundenrechnungen drucken kann verwendet werden, um Ausdrucke der Kundenrechnungen sowie Gutschriften zu bestätigen. Eine Kundenrechnung kann nicht geändert werden, nachdem sie gedruckt wurde. Anzahlungsinformationen auf Kundenrechnung drucken auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Allgemein muss aktiviert sein, wenn Informationen zu Anzahlungen gedruckt werden sollen. Wenn ein Ausdruck bestätigt wird, wird er ins Berichtsarchiv gestellt und ist bereit zum Drucken. Die notwendigen Buchungen werden zudem erstellt.
Rechnungen können verwendet werden, um einen Sammelbeleg der Rechnungen zu erstellen, die dann als Gruppe gebucht werden können. Dies ist nur möglich, wenn der Kunde zu einer Kundengruppe gehört, bei der „Sammelbeleg verwenden“ bei Erstellung der Rechnung ausgewählt wurde.
Es werden keine Belege erstellt, wenn es Fehler in den Buchungspositionen gibt. Der Beleg muss deshalb manuell erstellt werden, nachdem Buchungsfehler korrigiert wurden. Das Fenster Kundenrechnungsbuchungen - Analysen kann verwendet werden, um Kundenrechnungen zu finden, für die keine Belege gedruckt wurden. Die Seite Kundenrechnungen mit Fehlern kann verwendet werden, um Belege nach der Korrektur der Fehler manuell zu erstellen. Dies gilt für Rechnungen, die mit Rechnung drucken oder in IFS/Einkauf gedruckt oder gesendet werden. Am Ende wird den Rechnungen je eine permanente Identität zugeordnet, und ein Beleg wird erstellt und in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln übertragen.