Automatisch zuordnen
Erläuterung
Zur Auszifferung gehört das Abstimmen gelieferter Kundenauftragspositionen im System mit vom Kunden erhaltenen Rechnungsinformationen anhand von eingehenden Gutschriftanzeigen. Das Ausziffern kann auf zwei verschiedene Arten durchgeführt werden: automatisch und manuell.
Das automatische Ausziffern erfolgt gemäß den Einstellungen auf der Registerkarte Kunde/Auftrag/Standardeinstellungen für Nachricht. Wenn der Auszifferungstyp auf eine der automatischen Optionen eingestellt ist, werden die eingehenden Gutschriftanzeigen direkt nach ihrem Eingang automatisch ausgeziffert. Wenn die automatische Auszifferung nicht eingestellt ist, kann der automatische Abstimmungsprozess manuell eingeleitet werden.
Die Informationen werden anhand der Artikelnummer und der Auszifferungsoption (Lieferscheinnummer, Kunden-Bestellreferenznummer oder Referenz-ID) ausgeziffert, die auf der Registerkarte Kunde/Auftrag/Standardeinstellungen für Nachricht festgelegt ist. Für eine erfolgreiche automatische Abstimmung müssen jede eingehende Gutschriftanzeigeposition und die Lieferdaten eins zu eins übereinstimmen. Wenn keine passende Lieferung oder mehr als eine passende Lieferung gefunden wird, wird kein automatisches Ausziffern der Position durchgeführt.
Voraussetzungen
- Es muss mindestens eine eingehende Gutschriftanzeige vom Kunden empfangen worden sein.
- Der Rechnungskopf der eingehenden Gutschriftanzeige muss den Status "Eingegangen", "Teilweise ausgeziffert", "Nicht ausgeziffert" oder "Geändert" haben. Es muss mindestens eine Position geben, die nicht im Status "Gestoppt" ist.
- Wenn Lieferbestätigung verwendet wird, stehen nur Kundenauftragspositionen für die Auszifferung zur Verfügung, deren Lieferung bestätigt ist. Wenn keine Lieferbestätigung verwendet wird, stehen teilweise gelieferte und gelieferte Positionen zur Verfügung.
- Die Option Gutschrift in der Kundenauftragsposition muss aktiviert sein.
- Die Kundenauftragsposition darf nicht für die Rechnung gesperrt sein.
- Es dürfen keine Zusatzkosten in einer der eingehenden Gutschriftenanzeigepositionen enthalten sein.
Systemauswirkungen
- Wenn die automatische Auszifferung erfolgreich war, wird eine Kundengutschriftanzeige mit den abgeglichenen Positionen erstellt, und der Prüftyp wird auf "Automatische Auszifferung" gestellt.
- Die Lieferungen, die in dieser Rechnung eingeschlossen sind, werden mit den Daten des Kunden aktualisiert. Sie können aus verschiedenen Standorten und Bestellungen, aber aus der gleichen Firma stammen. (Die eingehende Gutschrift kann Positionen aus mehreren Firmen enthalten, aber Kundengutschriften sind firmenspezifisch. Nur Positionen mit der gleichen Firma als erster Position auf der eingehenden Gutschrift werden abgeglichen und in die erstellte Kundengutschrift eingeschlossen.)
- Die eingehende Gutschriftanzeige erhält den Status "Ausgeziffert". Wenn nicht alle Positionen der eingehenden Gutschriftanzeige ausgeziffert werden konnten, wird der Status auf "Teilweise ausgeziffert" gesetzt. Wenn keine der Positionen ausgeziffert werden konnte, wird der Status auf "Nicht ausgeziffert" gesetzt.
- Automatisch ausgezifferte Lieferungen stehen für die weitere Auszifferung nicht mehr zur Verfügung.