Email / Rechnung
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Senden allgemeiner Kundenrechnungen und -gutschriften an den Kunden per E-Mail. Die Rechnung wird als PDF-Datei (Portable Document Format) an die E-Mail angehängt. Die Kundenrechnung kann nicht geändert werden, nachdem die Rechnung per E-Mail versandt wurde.
Voraussetzungen
Für diese Aktivität sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Allgemeine Adressdaten muss die Komm.methode auf E-Mail festgelegt sein, und die E-Mail-Adresse des Empfängers muss unter Wert für den jeweiligen Kundennamen angegeben sein. Der gleiche Kundenname muss als Kundenkontakt auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Allgemeine Adressdaten angegeben sein.
- Im Feld Referenz muss im Kopf Kundenrechnung ein Wert eingegeben sein. Dieser Kontakt kann aus der Kopfzeile des Kundenauftrags oder vom rechnungsstellenden Kunden abgerufen werden, wenn sich dieser vom bestellenden Kunden unterscheidet.
Hinweis 1: Wenn der Kontakt vom fakturierenden Kunden stammt, wird der Standardwert auf der Registerkarte Adresse/Auftragsadressdaten des Fensters Kunde abgerufen.
Hinweis 2: Wenn eine Sammelrechnung erstellt wird, ist keine Referenz vorhanden).
- Die Kundenrechnung muss vorhanden sein.
- Die Option Standardmethode des Nachrichtentyps INVOIC auf der Registerkarte Kunde/Nachrichteneinstellungen sollte deaktiviert sein. (Hinweis: Gilt nur, wenn eine INVOIC-Nachricht hinzugefügt wurde, die INVOIC-Nachricht selbst wird für die E-Mail-Funktion nicht benötigt).
- Die Option Rechnung auf der Registerkarte Kunde/Auftrag/Sonstige Kundendaten sollte aktiviert sein.
Systemauswirkungen
- Die Rechnung wird an den angegebenen Kunden mithilfe von IFS/Connect und den zugehörigen Regeln für das Ereignis PDF_REPORT_CREATED per E-Mail versandt.
- Die Buchungen werden erstellt.
- Wenn die Option Rechnungsdatum beim Drucken von ausgehenden Rechnungen auf akt. Datum setzen auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Allgemein aktiviert wurde, wird das Rechnungsdatum auf das Datum (d. h. Systemdatum) gesetzt, an dem die Rechnung als Direktrechnung versandt wird.
- Wenn die Option Anzahlungsinformationen auf Kundenrechnung drucken auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Allgemein aktiviert ist, werden die Informationen zu Anzahlungen und anderen Auftragsrechnungen in der PDF-Datei berücksichtigt. Dies betrifft jedoch nur die PDF-Datei; die Berechnung des zu bezahlenden Betrags wird nach wie vor unter Berücksichtigung der Anzahlungen und den mit der aktuellen Rechnung verknüpften Auftragsrechnungen durchgeführt.
- Eine Änderung der Kundenrechnung ist nicht mehr möglich.
- Der detaillierte Anhang mit dem Titel „Mietrechnungsdetails für Serienartikel“ wird zusammen mit der Rechnung per E-Mail an den angegebenen Kunden gesendet. Dieser Anhang enthält Informationen über jede konsolidierte Position innerhalb der jeweiligen Kundenrechnung, insbesondere wenn die Kundenrechnungspositionen für Mietpositionen für Serienartikel konsolidiert werden.