Der Prozess "Hauptbuch aktualisieren" umfasst eine Routine zur Fortschreibung von Belegen aus der Wartetabelle im Hauptbuch. Alle Belege, die in den verschiedenen Komponenten von IFS Cloud erstellt wurden, werden in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln gesammelt, bevor sie im Hauptbuch aktualisiert werden.
Wenn die Aktualisierungsroutine für HB-Belege gestartet wird, werden Standardwerte für die Auswahlkriterien angezeigt, z. B. für die Buchungsperioden. Der Anwender kann die Auswahlkriterien ändern. Es können auch einzelne Belege in der Wartetabelle ausgewählt werden. Dieser Prozess kann auch geplant werden.
Nach der Aktualisierungsroutine für HB-Belege muss festgestellt werden, ob alle Belege die Prüfungen bestanden haben, die während der Aktualisierungsroutine durchgeführt werden. Die Belege, die die Prüfungen nicht bestehen, erhalten den Status "Fehler" und werden in die Wartetabelle zurückgestellt. Es ist auch möglich ein zusammenfassendes oder detailliertes Aktualisierungsjournal für alle Belege auszudrucken, die die Prüfungen bestanden haben. Das Aktualisierungsjournal kann über IFS/Berichtsarchiv erneut gedruckt werden.
Vor dem Starten der Aktualisierungsroutine für HB-Belege müssen Sie die folgenden Basisdatenanforderungen prüfen:
Beim Aktualisierungsvorgang werden verschiedene Prüfungen durchgeführt. Die folgenden Punkte werden für den gesamten Beleg geprüft (möglicher Fehlertext wird im Belegkopf angezeigt):
Die folgenden Punkte werden für die Belegzeilen geprüft (möglicher Fehlertext wird in den Belegzeilen angezeigt):
Während der Aktualisierung kann jede Belegzeile eine oder mehrere automatische Verarbeitungsphasen durchlaufen. Jede Belegzeile wird nach Abschluss einer Verarbeitungsstufe entsprechend gekennzeichnet. Diese Informationen können im ausführlichen Aktualisierungsjournal angezeigt werden, ebenso wie unter HB-Belegzeilenanalyse oder HB - Analyse Belegdetails. Während des Aktualisierungslaufs durchlaufen die Belege die folgenden automatischen Verarbeitungsstufen.
Die Funktion Belegzusammenfassung wird verwendet, um anzugeben, ob Belegzeilen innerhalb eines Belegs mit dem gleichen Kontierschema toleriert werden sollen. Hierzu müssen die folgenden Werte identisch sein: Kontierschema, Währungscode, Umrechnungskurs, Partner-ID, Referenzserien, Referenznummer, Transaktion-ID und Korrektur. Die aus dieser Aktivität hervorgegangenen Belegzeilen werden im Feld „Zusammengefasst“ in HB - Analyse Belegdetails mit „Ja“ gekennzeichnet.
Es wird eine automatische Buchung auf Grundlage der Verarbeitungsregeln durchgeführt, die in HB – Automatische Buchungsregel eingegeben wurden. Die erstellten Transaktionen werden mit einem Transaktionscode, der die Erstellungsart angibt, zum Beleg hinzugefügt. Jede erstellte Transaktion wird außerdem mit der Verarbeitungsregel gekennzeichnet, die bei der Erstellung der Transaktion angewendet wurde, mit der Nummer der Zeile, die die Transaktion ausgelöst hat, und der Sequenznummer der Verarbeitungsregel. Wenn eine Abweichung im Beleg auftritt und diese größer ist als der maximale Betrag im Feld „Akzeptierte Differenz“ in HB-Aktualisierungsparameter, wird der Beleg mit einem Fehlerstatus in die Wartetabelle zurückgestellt. Wenn die Abweichung kleiner ist als der Höchstbetrag, wird diese auf das Differenzkonto gebucht, das für den Buchungstyp „GP1, Differenzkonto“ unter Buchungssteuerung festgelegt wurde.
In IFS/Hauptbuchhaltung und IFS/Projektmanagement können Projekte definiert werden. Damit Optionen wie "Projektbuchhaltung" verwendet werden können, muss in Definition des Kontierschemas eine Buchungselementfunktion für die Projektbuchhaltung definiert werden. Wenn ein Beleg Kosten- oder Erlösbuchungen für ein Projekt umfasst, für das Kosten und Buchungen aktiviert werden müssen, d. h. Projekte des Typs „Aktivierung Soll“ oder „Aktivierung S/H“, werden erneute Buchungen auf die Aktivierungskonten durchgeführt, die in Buchungssteuerung eingegeben wurden. Die Transaktionen werden mit einem Transaktionscode, der die Erstellungsart angibt, zum Beleg hinzugefügt. Das Feld „Projektbuchhaltung“ unter HB - Analyse Belegdetails ist mit „Ja“ markiert.
Zum Speichern eines Währungscodes kann ein Buchungselement verwendet werden. Währungsbuchung bedeutet, dass die Währung auf Saldenebene im Hauptbuch gespeichert wird, wodurch ein Saldo in der Buchwährung sowie in einer gewünschten Währung abgerufen werden kann. Damit Optionen wie "Währungsbuchhaltung" verwendet werden können, muss in Definition des Kontierschemas eine Buchungselementfunktion für die Währungsbuchhaltung definiert werden. Die Währungen, die die Firma verwendet, müssen in das Buchungselement in Buchungselementwerte eingegeben werden. Geben Sie auch die Konten an, die für die Währungsbuchhaltung verwendet werden sollen, indem Sie die Option Währungssaldo in Konto aktivieren.
Wenn ein Konto der Währungsbuchung unterliegt, bildet die Aktualisierungsroutine aus den Fremdwährungsbeträgen der Transaktion einen Fremdwährungsbetrag in der Saldentabelle. Anschließend wird der Währungscode der Transaktion in das für die Währungsbuchung zu verwendende Buchungselement in der Saldentabelle sowie in der Transaktion im Hauptbuch eingetragen. Die Transaktionen, die die Währung in der Saldentabelle aktualisieren, werden im Feld "Währungsbuchung" in Hauptbuch Belegdetailanalyse mit "Ja" gekennzeichnet.
Wenn IFS/Anlagevermögen installiert ist, wird in einem Buchungselement die ID des Anlagevermögens gespeichert. Bei Anschaffung eines Anlageobjekts wird ein manueller Beleg oder eine Lieferantenrechnung eingegeben. Die Buchung erfolgt auf das Anschaffungskonto, das mit IFS/Anlagevermögen verknüpft ist. Die Identität des Objekts muss im Buchungselement für das Objekt angegeben werden. Der Beleg wird in die Wartetabelle gestellt. Während des Aktualisierungslaufs werden dann das Hauptbuch und der Anschaffungswert des Objekts in IFS/Anlagevermögen aktualisiert.
Wenn eine interne Eliminierungsstruktur angegeben und in der Firma verwendet wird, werden die entsprechenden Transaktionen während des Aktualisierungslaufs mit einem Eliminierungscode gekennzeichnet. Bei der Verfolgung der Buchung bietet der Eliminierungscode die Möglichkeit, Transaktionen auf bestimmten Niveaus in der Struktur auszuwählen. Bei den Transaktionen kann es sich um interne Transaktionen handeln, z. B. Handel zwischen unterschiedlichen Kostenstellen, und die Struktur kann die Organisation der Firma abbilden. Eine interne Eliminierungsstruktur wird in Interne Eliminierungsstruktur erstellt. Eine Buchungselementfunktion für die interne Eliminierung muss in Kontierschema definieren definiert werden.
Der Aktualisierungslauf beginnt mit dem Wert des Buchungselements für das eigene Element und des Buchungselements für die Entsprechung. Dann werden die gemeinsamen Knoten in der Struktur gesucht. Der gemeinsame Knoten mit dem höchsten Wert im Eliminierungscode ist der Knoten, der in der Hierarchie am weitesten unten steht. Das Buchungselement für den Eliminierungscode wird mit dem Wert aktualisiert, der für diesen Strukturknoten eingegeben wurde. Es gibt zwei Möglichkeiten:
Die Aktualisierungsroutine erstellt einen Periodenzuweisungsbeleg für die Belegzeilen mit Informationen zur Periodenzuweisung. Informationen zur Periodenzuweisung für manuelle Belege werden in Beleg eingegeben. Für jede Periode wird ein Beleg erstellt. Der Belegtyp ist der Typ, der zur Beleggruppe X, Beleg für Periodenzuweisung, gehört. Die Gegenbuchung für das Konto wird in Buchungssteuerung für den Buchungstyp „GP2, Abgrenzung Kosten/Erlöse“ erstellt.
Jeder Belegzeile ist ein Transaktionscode zugeteilt. Einige Transaktionscodes werden in der Funktion zugewiesen, in der die Belegzeile erstellt wird. Andere Transaktionscodes werden während des Aktualisierungslaufs zugewiesen. Der Transaktionscode zeigt den Ursprung der Transaktion an und kann in Anfragefenstern und Berichten aufgeführt werden. Transaktionen können mit einem der folgenden Codes gekennzeichnet werden:
Wenn ein Beleg die Prüfungen während des Aktualisierungslaufs nicht besteht, wird er mit einem Fehlertext gekennzeichnet, aus dem die Art des Fehlers ersichtlich ist. Die Fehler treten im Belegkopf oder in den Belegzeilen auf. Der Benutzer kann den Fehlertext auf der Seite Beleg oder auf den Analyseseiten in IFS/Buchungsregeln anzeigen.