Dieser Prozess dient zum Einrichten von anderen Basisdaten als objektbezogenen Basisdaten, um die Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Dies beinhaltet Folgendes.
Um in IFS/Anlagenbuchhaltung einen Arbeitsgang auszuführen, muss ein Buchungselement mit der Buchungselementfunktion Anlagenbuchhaltung im System existieren. Mit diesem Buchungselement wird die Objekt-ID gespeichert, wenn Transaktionen für ein Anlageobjekt eingegeben werden. Buchungselemente sind in IFS/Buchungsregeln definiert.
Dies ist erforderlich, um Abschreibungspläne und Abschreibungsvorschläge zu erstellen. Sobald eine Abschreibungsmethode definiert ist, kann diese mit einem Anlageobjekt mit einem Buch verknüpft werden. Wenn ein Abschreibungsplan oder ein Abschreibungsvorschlag erstellt werden, wird die Abschreibungsmethode für jedes einzelne Objekt vom System ausgewählt. Die Auswahl basiert dabei auf dem Buch, das für den Plan/Vorschlag angegeben wurde.
Mithilfe von Berechnungsindizes werden Basiswerte neu berechnet. Ein Berechnungsindex sollte mit einem Anlageobjekt verbunden sein, um einen ausgewählten Basiswerttyp automatisch neu zu berechnen, der mit diesem Objekt verknüpft ist. Die Neuberechnung kann nur mit dem zuletzt eingegebenen Indexwert durchgeführt werden.
Basiswerttypen sind Wertetypen, die mit Anlageobjekten verknüpft sind. Sie dienen sowohl zur Abschreibung als auch für Informationen (z. B. für Versicherung) und Änderungen an Objektwertberechnungen. Indem ein Berechnungsindex mit anwenderdefinierten Basiswerttypen verbunden wird, können Basiswerte zum gewünschten Zeitpunkt neu berechnet werden. Sowohl anwenderdefinierte Basiswerttypen als auch systemdefinierte Basiswerttypen können mit Abschreibungsmethoden verbunden werden, um die Abschreibung zu berechnen.
Mithilfe von Büchern werden Abschreibungspläne und Abschreibungsvorschläge erstellt und Buchwerte von Objekten geändert. Im System kann mehr als ein Buch für verschiedene Zwecke verwendet werden. Es können z. B. getrennte Bücher verwendet werden, um Anlageobjekte für Steuerzwecke abzuschreiben und um Anlageobjekte für die interne Buchhaltung abzuschreiben.
Sie können angeben, ob ein Buch für Buchungstransaktionen verwendet werden soll. Wenn mit einem Buch Buchungstransaktionen erstellt werden, kann nur der Standardkalender mit diesem Buch verknüpft werden. Bücher, mit denen keine Buchungstransaktionen erstellt werden, können mit einem beliebigen Abschreibungskalender verknüpft werden.
Physische Objektstandorte sind die physischen Orte, an dem die Anlageobjekte behalten werden. Diese müssen definiert werden, um eine Anlageninventur durchführen zu können. Um physische Objektstandorte zu definieren, muss mindestens ein Standort für die Firma vorhanden sein.
Abschreibungsperioden sind die Perioden, die für die Buchung von Anlageobjekten definiert werden. Wenn IFS/Anlagenbuchhaltung installiert ist, wird der Standard-Abschreibungskalender erstellt. Die Abschreibungsperioden im Standardkalender sind mit den Buchungsperioden in IFS/Buchungsregeln identisch. Wenn die Abschreibungsperioden nicht mit den Buchungsperioden übereinstimmen, müssen die Informationen geändert bzw. ergänzt werden.
Die relative Größe des Abschreibungsbetrags pro Periode wird anhand der Anzahl der Abschreibungsperioden in einem Abschreibungsjahr bestimmt, nicht anhand der Länge der einzelnen Abschreibungsperioden; es sei denn, die Abschreibung wird mit der Abschreibungsmethode "Restwert/Restnutz.tage" berechnet. Wenn diese Methode verwendet wird, wird die Abschreibung mit der Anzahl der Tage in der Periode und den verbleibenden Tagen der geschätzten Lebensdauer berechnet.
Mehrere Abschreibungsperioden können einer einzelnen Buchungsperiode entsprechen, doch eine einzelne Abschreibungsperiode kann nicht mehr als einer Buchungsperiode entsprechen.
Wenn ein neues Anlageobjekt definiert wird, muss ein Anschaffungskonto für dieses Objekt angegeben werden. Deshalb muss mindestens ein Anschaffungskonto im System vorhanden sein, bevor ein Arbeitsgang in IFS/Anlagenbuchhaltung durchgeführt werden kann.
Eine Eigenschaft in IFS/Anlagenbuchhaltung ist ein eindeutiges Detail, das sich auf ein Anlageobjekt bezieht, z. B. Registrierungsnummer, Hersteller, Motornummer, Leergewicht usw., und das nicht als Standardinformationsfeld verfügbar ist. Ein Eigenschaftscode ist ein Code für eine bestimmte Eigenschaft. Folglich können einer oder mehr Eigenschaftswerte für einen Eigenschaftscode definiert werden. Zum Beispiel kann eine Liste von Hersteller-IDs als Eigenschaftswerte für einen einzelnen Eigenschaftscode eingegeben werden, der den Hersteller des Anlageobjekts bezeichnet. Sobald ein Eigenschaftscode definiert ist und für diesen entsprechende Eigenschaftswerte angegeben wurden, steht er für die Verknüpfung mit Anlageobjekten sowie Eigenschaftsvorlagen zur Verfügung.
Wenn es einen Satz von Eigenschaftscodes gibt, der vielen Anlageobjekten gemeinsam ist, können diese mithilfe von Eigenschaftsvorlagen in einer Gruppe zusammengefasst werden. Mit einer Eigenschaftsvorlage können einer oder mehr Eigenschaftscodes verknüpft sein. Wenn eine Eigenschaftsvorlage mit einer Objektgruppe verknüpft wird, werden standardmäßig alle zu der Eigenschaftsvorlage gehörigen Eigenschaftscodes mit allen Objekten innerhalb dieser Objektgruppe verknüpft. Es ist auch möglich, für ein einzeln ausgewähltes Objekt alle Eigenschaftscodes einzugeben, die zu einer ausgewählten Eigenschaftsvorlage gehören.
Die ID eines neuen Anlageobjekts wird automatisch generiert, wenn eine spezifische Objektserien-ID mit der Objektgruppe verknüpft wird, zu der sie gehört. Es ist jedoch auch möglich, die automatisch generierte ID zu ändern, solange sie nicht gespeichert ist. Das Definieren von Objektserien-IDs ist nicht zwingend erforderlich, da es auch möglich ist, zu eingibt Anlageobjekt-IDs manuell einzugeben.
Wenn ein Anlageobjekt definiert wird, muss die Objektgruppe eingegeben werden, der das Objekt angehören soll. Deshalb muss mindestens eine Objektgruppe vorhanden sein, bevor ein Arbeitsgang in IFS/Anlagenbuchhaltung durchgeführt werden kann. Wenn eine Objektgruppe definiert wird, kann angegeben werden, dass die Standardwerte als Anschaffungsgrund, Anschaffungskonto oder Abgangsgrund verwendet werden, sowie die Objektklasse der Objekte, die dieser Objektgruppe angehören.
Mithilfe von Objektklassen können Anlageobjekte auf einer beliebigen, vom Anwender festgelegten Basis unterschieden werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, Objektklassen zu definieren, da sie in keinem Arbeitsgang in IFS/Anlagenbuchhaltung verwendet werden.
Beim Ausführen einer beliebigen Transaktion, die sich auf Anlagevermögen in IFS bezieht, muss der Transaktionsgrund angegeben werden. Transaktionsgrund-IDs können zusammen mit entsprechenden Bezeichnungen in IFS/Anlagenbuchhaltung vordefiniert werden. Ein Transaktionsgrund kann als Anschaffungsgrund, Abgangsgrund und/oder Abschreibungsgrund verwendet werden. Deshalb muss mindestens ein Transaktionsgrund im System vorhanden sein, bevor ein Arbeitsgang in IFS/Anlagenbuchhaltung durchgeführt werden kann.
Damit das System automatisch die Buchungselementwerte auswählt, in die verschiedene Anlagevermögen-Transaktionen gebucht werden sollen, müssen die Buchungsregeln in IFS/Buchungsregeln definiert werden. Für jede Art von Transaktion, die sich auf Anlagevermögen bezieht, gibt es einen getrennten Buchungstypen. Die Buchungsregeln werden erstellt, indem ein Buchungselementwert für eine Kombination aus einem Buchungstyp und einem oder zwei Kontrolltypen angegeben wird. Andererseits kann auch ein Buchungselementwert für einen Buchungstyp angegeben werden, ungeachtet des Kontrolltyps/der Kontrolltypen, mit denen er kombiniert wird. (Siehe Buchungstypen und Systemereignisse - IFS Rechnungswesen in „Themen“ in IFS Cloud/Allgemeine Dokumente für weitere Informationen zu Buchungsregeln).