Mahnschemata eingeben oder ändern
Erläuterung
Diese Aktivität dient zur Eingabe von Mahnvorlagen über die Seite Mahnvorlagen. Alle eingegebenen Kunden müssen einem Mahnschema zugeordnet werden. Mahnschemata dienen zum Erstellen von Mahnungen für offene Salden. Bei der Ersteingabe eines Kunden wird ein Standardschema bereitgestellt. Es kann jeweils nur ein Standardschema geben, das jedoch durch ein anderes Schema ersetzt werden kann. Bei Eingabe einer neuen Kundenrechnung wird der Rechnung automatisch das Mahnschema zugeordnet, das für den Kunden eingegeben wurde. Die Änderung eines Mahnschemas führt nicht zu einer Änderung der einzelnen zuvor eingegebenen Rechnungen. Wenn Mahnvorlagen für offene Rechnungen aktualisiert werden müssen, kann die Funktion auf der Seite Kunde/Zahlung verwendet werden. Mit dem Mahnschema definieren Sie Anweisungen dazu, wie offene Posten in den Mahnvorschlag geladen werden. Sie können bis zu 99 Mahnstufen mit zugeordnetem Text zu einem einzelnen Mahnschema verknüpfen. Sie können mehrere Druckoptionen auswählen, um Inhalt und Struktur des Mahnungsausdrucks nach Bedarf zu ändern.
- Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld Kulanztage ein. Die Umschaltschaltfläche Mahnung erstellen wird automatisch aktiviert.
- Aktivieren Sie Nicht fällige Rechnungen, wenn diese in die Mahnung aufgenommen werden sollen. Aktivieren Sie Kunden-Habenpositionen, wenn Gutschriften aufgenommen werden sollen. Aktivieren Sie Rechnungen in höchster Mahnstufe, wenn alle Rechnungen berücksichtigt werden sollen, die die höchste Mahnstufe in der Mahnvorlage erreicht haben. Aktivieren Sie Aufgelauf. Zinsen, wenn die Zinsabgrenzung angezeigt werden soll.
- Geben Sie einen Schwellenwert in Ratenbetragslimit in Buch.währ. ein, wenn ein offener Posten mit einem geringeren Fälligkeitsbetrag als der Schwellenwert mit dem Status „Ausgeschlossen“ in den Vorschlag geladen werden soll. Wenn Sie dieses Feld verlassen, wird Fälliger Ratenbetrag beim Erstellen eines Mahnvorschlags nicht aktiviert.
- Geben Sie einen Schwellenwert in Mahnbetragslimit in Buch.währ. ein, wenn ein Zahler mit einem Gesamt-Fälligkeitsbetrag pro Währung und einer Mahnvorlage niedriger als der Schwellenwert mit dem Status „Ausgeschlossen“ in den Mahnvorschlag geladen werden soll. Wenn Sie dieses Feld verlassen, wird Fälliger Mahnbetrag beim Erstellen eines Mahnvorschlags nicht aktiviert.
- Klicken Sie im Abschnitt Mahnstufen auf die Schaltfläche „Neu“. Geben Sie einen Titel und die Mindesttage zur nächsten Mahnung ein. Dabei ist zu beachten, dass Stufe 0 bei der Einrichtung des Systems automatisch vorgegeben wird. Die Mahnstufe wird vom System in chronologischer Reihenfolge vorgegeben, je nachdem wie viele Mahnungen in dem Mahnschema vorgesehen sind.
- Mit der Befehlsschaltfläche Inkassostufe festlegen wird angegeben, welcher Kunde mit dem Status Ausgeschlossen für diese Stufe in den Mahnvorschlag geladen werden soll. Wenn die Inkassostufe für diesen bestimmten Kunden erreicht wurde, kann die Firma einen Inkassovorgang initiieren.
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- Wenn Inkassostufe aktiviert ist, muss Kunde aus der Dropdownliste Inkasso-ID im Abschnitt Von Mahnungsvorschlag ausschließen angegeben werden, um die Prüfung für diese Inkassostufe zu aktivieren.
- Geben Sie die Layout-ID an, die beim Drucken von Mahnungen aus dem Dropdownmenü im AbschnittDruckoptionen verwendet werden soll. Wenn eines der vorhandenen Mahnlayouts als Standard angegeben wird, wird es standardmäßig angezeigt.
- Aktivieren Sie Angaben zum Debitoren-Kontakt drucken, wenn der Debitoren-Kontakt des Zahlers mit Namen, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse im Mahnbericht gedruckt werden soll. Wenn kein Debitoren-Kontakt für den Zahler definiert ist, wird der auf der Seite Debitoren-Kontakt ausgewählte Debitoren-Kontakt standardmäßig auf der Mahnung gedruckt.
- Aktivieren Sie Notizen drucken, wenn die Notizen der Rechnung, der Gutschrift, der Akontozahlung, der Anzahlung oder des Differenzpostens in der Mahnung gedruckt werden sollen.
- Aktivieren Sie Nur Text der höchsten Stufe, wenn nur der Mahntext für die höchste Mahnstufe gedruckt werden soll. Der Mahntext für eine niedrigere Stufe wird nicht in der Mahnliste gedruckt, und die tatsächliche Mahnstufe des angemahnten Postens wird in der Berichtsposition gedruckt.
- Aktivieren Sie Gutschriften für Mahnungstext und Gebühr berücksichtigen, wenn Sie den Mahntext und die Mahngebühr einer niedrigeren Stufe drucken möchten und in der Mahnung an den Zahler Gutschriften berücksichtigt sind. Die Sollposten der höchsten Mahnstufe werden zuerst von den Gutschriften abgezogen, um die Mahnstufe zu senken, die beim Drucken von Mahntext und Mahngebühren verwendet wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Kunden-Habenpositionen aktiviert ist.
Voraussetzungen
IFS/Zahlungsverkehr muss installiert sein. Ein neues Schema kann jederzeit eingegeben werden.
Systemauswirkungen
Neue Mahnschemata können nun zum Senden von Mahnungen für ausstehende oder überfällige Beträge und Kundenrechnungen verwendet werden. Beim Erstellen eines neuen Mahnvorschlags werden die fälligen offenen Posten, die mit dem Mahnschema verknüpft sind, entsprechend dem im Mahnschema festgelegten Parameter in den Mahnvorschlag geladen. Die Mahnung wird mit dem Inhalt und der Struktur gedruckt, die in den Druckoptionen definiert wurden.