Durch die automatische Rechnungsstellung mit Zweiwegeprüfung (ERS, Evaluierte Eingänge) werden Rechnungen überflüssig. Die Wareneingänge bestimmter Lieferanten können automatisch in Rechnung gestellt werden. Das Warten auf die Rechnung vom Lieferanten entfällt somit. Diese Funktion eignet sich optimal, wenn eine enge Beziehung zwischen der Firma und dem Lieferanten besteht.
Wenn die automatische Rechnungsstellung verwendet werden soll, muss die Option Gutschrift für den Lieferanten aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, wird die Einstellung als Standardeinstellung für jede Bestellauftragsposition verwendet, die im Zusammenhang mit diesem Lieferanten erfasst wird.
Außerdem müssen die Zahlungsart und -priorität für den Lieferanten eingegeben werden.
Wenn eine Bestellung erstellt wird, wird die Option Gutschrift für die Bestellauftragsposition aktiviert. Wenn diese Funktion für eine bestimmte Bestellposition nicht verwendet werden soll, kann die Option deaktiviert werden.
Es empfiehlt sich, die Funktion für Eingänge einzusetzen, die nicht überwacht werden müssen, da bei der automatischen Rechnungsstellung Ausschüsse und Rückgaben nicht berücksichtigt werden können.
Beim Erfassen der Bestellungsanlieferung muss eine Eingangsreferenz eingegeben werden, wenn die Liste „Übergangspunkt / Eigentum“ auf der Registerkarte „Firma/Logistik/Allgemein“ auf „Eingang in WE-Lager“ gesetzt ist, da die Eingangsreferenz für die Erstellung der Rechnung benötigt wird. Die Eingangsreferenz muss eindeutig sein. Ein Eingang kann mehrere Positionen umfassen.
Die Lieferantenrechnung wird generiert, wenn der Eingang in das System eingegeben wird, wo der Übergangspunkt für das Eigentum auf "Eingang in WE-Lager" gesetzt ist. Die Lieferantenrechnung basiert auf der eingegangenen Menge, d. h. anhand der eingegangenen Menge und des Preises wird der Rechnungsbetrag errechnet. Für jede Eingangsposition mit der gleichen Eingangsreferenz wird eine separate Rechnungsposition erstellt. Die Rechnung wird automatisch geprüft und steht zur Zahlung aus.
Die Erstellung automatischer Rechnungen ist abhängig von der Einstellung der Liste Übergangspunkt/Eigentum auf der Registerkarte Firma/Logistik/Allgemein.
Wenn der Übergangspunkt für das Eigentum auf "Eingang in WE-Lager" gesetzt ist, muss beim Erfassen der Bestellungsanlieferung eine Eingangsreferenz eingegeben werden, da diese für die Erstellung der Rechnung benötigt wird. Die Eingangsreferenz muss einmalig für jeden Eingang sein. Ein Eingang kann jedoch mehrere Positionen enthalten.
Die Lieferantenrechnung wird generiert, wenn der Eingang in das System eingegeben wird. Die Lieferantenrechnung basiert auf der eingegangenen Menge, d. h. anhand der eingegangenen Menge und des Preises wird der Rechnungsbetrag errechnet. Für jede Eingangsposition mit der gleichen Eingangsreferenz wird eine separate Rechnungsposition erstellt. Die Rechnung wird automatisch geprüft und für die Zahlung bereitgestellt.
Wenn der Übergangspunkt für das Eigentum auf "Eingang in Bestand" gesetzt ist, erfolgt keine automatische Rechnungserstellung, wenn die Artikel in einen WE- oder Prüflagerplatz eingehen. Stattdessen erfolgt die Rechnungserstellung bei Eingang der Artikel in den Bestand, z. B. Entnahme, Beistelllager, Versand. Die Menge, die in den Bestand eingegangen ist, wird bei der Erstellung und Prüfung der automatischen Rechnung berücksichtigt. Da Artikel, die mit einem Eingang verknüpft sind, bei verschiedenen Anlässen in den Bestand verschoben werden können, kann nicht dieselbe Referenznummer als Rechnungsnummer verwendet werden. Stattdessen würde eine automatische Folge als Rechnungsnummer verwendet werden. Solch eine Rechnungsnummernserie kann für die Rechnungsserie definiert werden, die für automatische Lieferantenrechnungen verwendet wird.
Wenn das Lieferdatum auf der Seite Steuerverbindlichkeits-Kontrolldatum als Steuer-Verbindlichkeitsdatum für die Lieferantenrechnung für einen Steuercode angegeben worden ist, muss die Lieferantenrechnung manuell eingegeben werden, und die automatische Erstellung der Gutschrift bricht mit einem Fehler ab.
HINWEIS: Falls im Gutschriftverfahren bei der Einkaufsberechnung gerundet wird, besteht die Möglichkeit, dass die fakturierte Menge sich von der angelieferten, gekauften Menge unterscheidet. Die Differenz ergibt sich aus der Tatsache, dass im einen Fall auf die nächste höhere Ganzzahl gerundet wird, während im anderen Fall die nächste niedrigere Ganzzahl in Betracht gezogen wird.
Alle automatisch erstellten Rechnungen können unter Analyse Gutschrift angezeigt werden. Auf dieser Seite können auch Fehlernachrichten angezeigt werden.