Der Prozess der Anlagenbuchhaltung dient zur Verwaltung des Anlagevermögens einer Firma. Der Prozess umfasst Aktivitäten für die Anschaffung sowie für den Import von Anlageobjekten, d. h. für die Übertragung von Anlageobjekten, die bereits in einem anderen System abgeschrieben wurden. Es gibt außerdem Aktivitäten für bereichsspezifische AK/HK-Anpassungen , Berechnung/Buchung von Abschreibung, Teilbuchung/Umbuchung des Objekts und Veräußerung von Objekten.
Vor der Eingabe von Daten für Anlageobjekte müssen die Aktivitäten in "IFS/Anlagenbuchhaltung - BDA" und "Objektinfo für IFS/Anlagevermögen - BDA" geprüft und ggf. ergänzt werden.
In IFS/Anlagevermögen können verschiedene Bereiche zur Definition verschiedener Buchungsprinzipien und Abschreibungsregeln genutzt werden. Es ist auch möglich, jeden AnBu-Bereich mit einem bestimmten Buch zu verbinden, d. h. mit dem Hauptbuch oder dem internen Buch, indem Sie bereichsspezifische Belegtypen verwenden. Falls ein spezifischer Belegtyp mit einem Bereich verbunden wird, wird dieser Belegtyp für bereichsspezifische Buchungen verwendet (z. B. Abschreibungen oder Korrekturen). Der Belegtyp steuert, für welchen Bereich oder für welche Bereich die Belege erstellt werden. Alle bereichsspezifischen Belege, die in Anlagevermögen erstellt werden, können in andere Bücher übertragen werden (d. h. Hauptbuch oder internes Buch oder interne Bücher), damit sich Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen gemäß den verschiedenen Buchungsprinzipien erstellen lassen.
Im System sind verschiedene Ereignisse vordefiniert. Das Ereignis „Objekt anschaffen“ bedeutet, dass neue Investitionen wie z. B. Maschinen IFS/Analgevermögen aktualisieren werden. Nachdem die Anschaffung in das System eingegeben wurde, können weitere Ereignisse wie zum Beispiel die Erstellung von Abschreibungsvorschlägen ausgeführt werden. Wenn Belege für das Ereignis "Objekt anschaffen" im Aktualisierungslauf aus der Wartetabelle in das Hauptbuch übertragen werden, wird auch IFS/Anlagevermögen aktualisiert.
Das Ereignis der bereichsspezifischen AK/HK-Anpassung bedeutet, dass bereichsspezifische Änderungen (Zunahmen/Abnahmen) des allgemeinen Anschaffungswerts eingegeben und gebucht werden können. Belege werden für die Bücher erstellt, die mit dem Bereich verbunden sind, für welchen die Anpassung in Anlagevermögen eingegeben wurde.
Falls Zahlungen innerhalb von IFS Cloud erstellt werden, ist es möglich, automatische Transaktionen zu initiieren, die die Anschaffungswerte von Anlagenobjekten proportional zum Skonto verringern.
Das Ereignis "Abgeschriebenes Objekt importieren" bedeutet, dass ein Objekt, das zuvor in einem anderen System abgeschrieben wurde, in IFS/Anlagevermögen übertragen wird. Die Buchung importierter Objekte wird nicht für jedes Objekt einzeln sondern für alle gleichzeitig auf einer eigenen Seite eingegeben.
Das Ereignis "Abschreibung" bedeutet, dass die Abschreibung für ein oder mehrere Objekte oder Objektgruppen gleichzeitig berechnet und gebucht wird. Abschreibung wird nur für jeweils einen Bereich berechnet. Zu "Projektionszwecken" kann ein Abschreibungsvorschlag erstellt werden, der mehrere Jahre in die Zukunft reicht. Bei der Buchung eines Vorschlags werden Anlagenvermögenstransaktionen und ein Beleg erstellt, der automatisch in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln oder in IFS/Internes Buch für die Aktualisierung des Hauptbuchs/internen Buchs übertragen wird. Ein Vorschlag, der mehrere Jahre umfasst, kann nicht bestätigt werden.
Bei dem Ereignis "Objekt aufteilen" wird ein Objekt in zwei Teile aufgeteilt. Im Anlagevermögen und im Hauptbuch werden der Anschaffungswert, die bereichsspezifischen AK/HK-Anpassungen und die kumulierte Abschreibung aus dem Originalobjekt in das neue Objekt gemäß den angegebenen Kriterien übertragen. Zum Aufteilen eines Objekts in mehr als zwei Teile ist eine Teilung in mehreren Stufen erforderlich. Bei der Aufteilung werden Belege erstellt und in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und die verbundenen internen Bücher übertragen.
Das Ereignis „Objekt umbuchen“ bedeutet, dass das Kontierschema für die Buchung des Anschaffungswerts, der bereichsspezifischen AK/HK-Anpassungen oder der kumulierten Abschreibung geändert wird. Anders ausgedrückt, der Anschaffungswert, die bereichsspezifischen AK/HK-Anpassungen und die kumulierte Abschreibung des Objekts werden von einem Kontierschema in ein anderes Kontierschema umgebucht. Durch eine Umbuchung werden immer auch neue Belege erzeugt, die in die Wartetabellen der verbundenen Bücher platziert werden. Bei einer Umbuchung werden außerdem eine oder mehrere Buchungstransaktionen erstellt. Neue Objekttransaktionen werden ebenfalls erstellt und die neuen Buchungstransaktionen beziehen sich auf diese neuen Objekttransaktionen.
Die Funktion "Objekt umbuchen" ist nur für aktivierte Objekte verfügbar, also für Objekte, deren Status "Aktiviert" lautet. Die Kostenseite der Abschreibung kann mit dieser Funktion nicht umgebucht werden. Für eine Umbuchung dieser Art müssen die folgenden Aktivitäten ausgeführt werden: 1) Transaktion stornieren, 2) Buchungsregeln korrigieren und 3) Abschreibung neu buchen.
Das Ereignis "Objekt verkaufen" wird ausgeführt, wenn ein Anlageobjekt verkauft wird und eine Gegenleistung eingeht. Die Funktion entfernt das Objekt aus IFS/Anlagevermögen und bucht das Ereignis. Die Funktion "Objekt verkaufen" kann nicht ausgeführt werden, wenn die Gegenleistung für das Objekt null (0) ist. Stattdessen muss dann die Funktion "Objekt verschrotten" ausgeführt werden. Beim Verkauf wird ein Beleg erstellt, der in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und die verbundenen internen Bücher übertragen wird.
Das Ereignis „Objekt übertragen“ wird durchgeführt, wenn ein Anlageobjekt von einer Firma zu einer anderen übertragen wird. Es gibt Transfermethoden, die bestimmen, wie eine übertragene Anlage in der Empfängerfirma aktiviert wird. Grundsätzlich kann eine Anlage als reine Übertragung übertragen werden, wobei das historische Anschaffungsdatum, der Anschaffungswert und bereichsspezifische Salden wie AK/HK-Anpassungen und kumulierte Abschreibungen ohne Änderungen von der sendenden Firma an die Empfängerfirma übertragen werden. Alternativ kann das Ereignis „Objekt übertragen“ verwendet werden, um einen Verkauf eines Anlageobjekts zwischen zwei Firmen zu erfassen, wobei nur der Transferbetrag in der Empfängerfirma aktiviert wird.
Aus der Sicht der sendenden Firma entfernt die Funktion das Objekt in IFS/Anlagevermögen und bucht das Ereignis, wobei die übertragene Anlage in der Empfängerfirma in IFS/Anlagevermögen aktualisiert wird. Die firmeninternen Forderungen und Verbindlichkeiten werden auf der Grundlage des Transferbetrags berechnet, und es ist optional, sie mit separaten Buchungssteuerungen zu bearbeiten. Beim Transfer werden Belege erstellt und in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und die verbundenen internen Bücher für beide Firmen übertragen.
Das Ereignis "Objekt verschrotten" wird ausgeführt, wenn ein Anlageobjekt verschrottet oder verkauft wird und keine Gegenleistung eingeht. Die Funktion entfernt das Objekt aus IFS/Anlagevermögen und bucht das Ereignis. Beim Verschrotten werden Belege erstellt und in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und die verbundenen internen Bücher übertragen.
Nachdem bei den verschiedenen Ereignissen das Kontierschema (also die Transaktion) erstellt wurde, wird es in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und/oder in IFS/Internes Buch übertragen . Die Transaktionen werden dann per Aktualisierungslauf aus der Wartetabelle in IFS/Hauptbuch oder in IFS/Internes Buch aktualisiert. Dabei werden alle Transaktionen überprüft.
Bei der Aktualisierung des Ereignisses "Objekt anschaffen" in IFS/Hauptbuch werden sowohl das Anlagevermögen als auch das Hauptbuch aktualisiert. Bei anderen Ereignissen, wie zum Beispiel "Objekt verschrotten", wird das Anlagevermögen aktualisiert, wenn das Ereignis in IFS/Anlagevermögen bestätigt wird. Dabei werden ebenfalls Belege erstellt und in die Wartetabelle(n) im verbundenen Buch oder den Büchern übertragen.
IFS/Anlagevermögen verfügt über ein internes Transaktionsregister für Objekttransaktionen. Jedes in der Komponente ausgeführte Ereignis wird in diesem Register erfasst. Außerdem gibt es ein internes Buchungsregister für Buchungstransaktionen. Jeder Eintrag in das Objekttransaktionsregister , wodurch auch ein Beleg erstellt wird, wird im Register für Buchungstransaktionen erfasst.
Die durch ein Ereignis erstellten Belege werden in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln und/oder IFS/Internes Buch übertragen. Wenn Belege für das Ereignis "Objekt anschaffen" im Aktualisierungslauf aus der Wartetabelle in das Hauptbuch übertragen werden, wird auch IFS/Anlagevermögen aktualisiert. Belege aus IFS/Anlagevermögen gehören zur Funktionsgruppe A.