Diese Funktion dient zum Definieren von Spesencodes für Bewirtung und diese Spesencodes werden bei der Erfassung von Bewirtungskosten in der Reisekostenabrechnung verwendet. In diesen Abschnitt eingegebene Spesencodes werden je nach Spaltenwert für die Verfügbarkeit in zwei Kategorien unterteilt. Spesencodes des Typs "Erfasst von Anwender" stehen dem Anwender in der Reisekostenabrechnung zur Verfügung, während Spesencodes des Typs "Vom System berechnet" vom System zum Berechnen der Bewirtungskosten als abzugsfähige bzw. nicht abzugsfähige Beträge verwendet werden.
Ein Beispiel: Anwender brauchen einen Spesencode, um Spesen für ein Abendessen zu erfassen, bei dem Kunden bewirtet wurden. Da nur ein Teil des Gesamtbetrags abzugsfähig ist und für eine Steuererstattung verwendet werden kann, muss der vom Anwender erfasste Betrag in zwei andere Spesencodes aufgeteilt werden, nämlich einen für den abzugsfähigen Betrag und einen für den nicht abzugsfähigen Betrag.
Bevor Spesencodes für die Bewirtung erfasst werden können, muss eine RKA-Vorschrift erstellt werden. Wenn die unter dem Spesencode erfassten Beträge über die Personalabrechnungskomponente in ein Personalabrechnungssystem übertragen werden sollen, sind außerdem Lohnarten erforderlich.
Diese Eingabe bewirkt Folgendes: Der Anwender kann Bewirtungskosten in der Reisekostenabrechnung erfassen, nachdem die Basisdaten im Abschnitt „Bewirtung/Spesenkontrolle/Bewirtung“ eingerichtet wurden.