Diese Funktion dient zum Erfassen sämtlicher Basisdaten für Spesen. Der Anwender kann Eigene neue Reisekostenabrechnung/ Neue Reisekostenabrechnung oder Neue Reisekostenabrechnung ? Admin beim Erstellen neuer Reisekostenabrechnungen wählen. Jede Reisekostenabrechnung wird durch eine eindeutige Transaktions-ID gekennzeichnet. Die Reisekostenabrechnung ist immer einem Mitarbeiter und einer Firma zugeordnet. Preise und Tagessätze werden in Abhängigkeit von den im System definierten Regeln automatisch berechnet. Der Mitarbeiter kann die Daten bei ihrer Erfassung bestätigen. Eine Reisekostenabrechnung kann nicht mehr geändert werden, nachdem sie angewiesen worden ist. Wenn Änderungen erforderlich sind, müssen neue Spesen erfasst werden. Spesen können nicht im Voraus erfasst werden.
Die Reisekostenabrechnung kann mit einer Projektaktivität oder einem Arbeitsaufgabe verknüpft sein, aber dies kann für jede Spesenposition überschrieben werden. (Die Verknüpfung kann für eine Reisekostenabrechnung insgesamt oder für jede Zeile einzeln eingerichtet werden.) Mit Projekten oder Arbeitsaufgaben verknüpfte Spesen werden übertragen, sobald die Spesen angewiesen werden.
Die Option Eigene neue Reisekostenabrechnung wird verwendet, wenn der Mitarbeiter ins Ausland gereist ist. Die von dem jeweiligen Mitarbeiter besuchten Länder sowie das Datum und die Uhrzeit der Abreise und Ankunft müssen erfasst werden, um die entsprechenden Auslandstagessätze zu berechnen. Dies kann im nächsten Schritt des Assistenten Neue ?Reisekostenabrechnung? unter Zielorte erfolgen. Wenn die Auslandsreiseoption ausgewählt ist, werden die Auslandsreisedaten gemäß den Reiseanfangs- und -enddaten angezeigt. Die Datumsangaben und Uhrzeiten für die Auslandsreise müssen angegeben werden, sofern sie sich von ihnen unterscheiden.
Hinweis: Die Registerkarten Pauschbeträge und Reiseroute stehen nur dann im Formular zur Verfügung, wenn IFS/Reisekosten-Tagessätze installiert ist. Die Registerkarte Zahlungen steht nur dann zur Verfügung, wenn IFS/Zahlungsläufe - Personal installiert ist.
Vom System werden automatisch Tagessätze berechnet, wenn in den Pflichtfeldern ?Personal Nr.?, ?Startdatum?, ?Enddatum? und ?Speichern? in der Kopfzeile der Reisekostenabrechnung Werte eingegeben wurden. Wenn der Eigenschaftscode ACCSHORTOV für Ihre Firma aktiviert ist, können Sie über die Option Unterbringung angeben, ob Sie auf einer Übernacht-Kurzreise waren. In einigen Regionen werden für Übernacht-Kurzreisen andere Tagessätze gewährt als für normale Reisen.
Die folgenden Optionen sind auf der Seite ?Details/Reisekostenabrechnung? verfügbar (einige werden nur auf der Seite ?Reisekostenabrechnung - Administrator? angezeigt):
Reisekostenabrechnungen unter Gesundheitsverwaltungsdienste dient dazu, um eine detaillierte Übersicht der erfassten Informationen für alle Reisekostenabrechnungen zu erhalten. Das Fenster enthält standardmäßig Informationen des globalen Unternehmens. Sie können die Option Firmenübergreifende Analyse verwenden, um Informationen aus allen Firmen anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.
Sie können auf der Seite ?Reisekostenabrechnung? Spesen für Reisekostenabrechnungen mit dem Status ?Vorläufig? und ?Bestätigt? bestätigen, genehmigen, anweisen, hinzufügen, sowie Details der ausgewählten Reisekostenabrechnung anzeigen.
Vor der Erfassung der Kopfzeile für die Reisekostenabrechnung müssen folgende Vorgänge durchgeführt werden:
Als Ergebnis dieses Eintrags wird eine Reisekostenabrechnung erstellt, in die entsprechende Ausgaben eingegeben werden können.