Diese Funktion dient zum Steuern der Buchung sämtlicher in der Reisekostenabrechnung erfassten Datensätze.
Der Buchungstyp und die Konten sind in Buchungssteuerung in IFS/Buchungsregeln vordefiniert. Die Buchungscodierung wird über zwei Codierungstypen pro Lohncode gesteuert. Der eine Typ dient zum Codieren und der andere zum Decodieren. Für jeden Buchungstyp können Steuerungsinformationen für die verschiedenen Codes erfasst werden, die beim Festlegen des Kontierschemas in der Komponente "IFS/Buchungsregeln" erstellt wurden. Eine Liste der Buchungen kann über IFS/Buchungsregeln gedruckt werden. Der Codierungsplan EU BAS 97 wird vom System als Standard verwendet. Wenn die Reisekostenabrechnung angewiesen wird, werden die vordefinierten Buchungen automatisch an die Buchhaltung und/oder Lohnabrechnung übertragen.
Hinweis: Um Konten oder Buchungstypen vor dem Anweisen der Reisekostenabrechnung zu überprüfen,kann die Option Neue Buchung ausgewählt und das optionale Feld geändert werden. Die durchgeführten Änderungen werden an die Buchhaltung und/oder Lohnabrechnung übertragen.
In der Anfangsphase empfiehlt sich die Verwendung der Funktion Neue Buchungen, um sicherzustellen, dass die Buchungen in IFS/Buchungsregeln ordnungsgemäß festgelegt wurden. Der Grund hierfür besteht darin, dass Buchungen nach dem Anweisen der Reisekostenabrechnung nicht mehr geändert werden können. Werden nach der Anweisung der Reisekostenabrechnung fehlerhafte Buchungen ermittelt, muss in der Buchhaltung eine manuelle Neuklassifizierung des Belegs durchgeführt werden. Es ist nicht möglich, eine neue Reisekostenabrechnung zur Neuklassifizierung der Buchungen in der Registerkarte "Buchungen" zu erstellen. Nachdem die Reisekostenabrechnung genehmigt wurde und Spesen überwiesen wurden, kann die Buchung über die eindeutige Transaktions-ID-Nummer unter „Reisekostenabrechnungsdaten“ ermittelt werden. Anwender werden vom System nicht über den Abschluss der Buchung informiert. Es empfiehlt sich daher, sicherzustellen, dass die vordefinierten Werte auf der Registerkarte "Buchungssteuerung" in IFS/Buchungsregeln korrekt sind.
Die Option Buchungen dient zur Anzeige der Reisekostenabrechnung-Transaktionen. Die Buchungsdaten sind zwar separat für die einzelnen Transaktionen gespeichert, werden aber auf dieser Seite in einer Zusammenfassung angezeigt. Es werden nur Kostenbuchungen angezeigt, keine Gegenbuchungen und keine Steuer. Das System erstellt automatisch eine neue Folgenummer für jede Zeile, wenn unter „Spesen“, „Pauschbeträge“ und „Kilometergeld“ die Option „Speichern“ ausgewählt wird. Bei Auswahl von „Neue Buchung“ werden die Folgenummern aus diesen drei „Spesen“ automatisch unter „Buchungen“ angezeigt.
Die folgenden Optionen sind unter „Reisekostenabrechnung“ verfügbar:
Vor dem Erstellen von Spesenbuchungen muss folgender Vorgang durchgeführt werden:
Als Ergebnis dieser Eingabe werden die Buchungen automatisch in der Buchhaltung und/oder Lohnabrechnung vorgenommen und können problemlos verwaltet werden.