Ersatzteile können einem Anlagenobjekt zugeordnet werden. Ersatzteile gehören nicht zur Anlagenstruktur, sondern sind durch Querverweise mit IFS/Materialwirtschaft verknüpft, sodass direkt auf aktuelle Informationen zu Beständen, Preisen, Lieferanten usw. zugegriffen werden kann. Eine Objektesatzteilliste ist ein wirkungsvolles Dokument beim Einplanen von Material für eine VI-Aktion (vorbeugende Instandhaltung) oder einen Arbeitsauftrag.
Physische Ersatzteile oder eine unabhängige Ersatzteilliste können zur Ersatzteilliste eines Objekts hinzugefügt werden. Die Teile, die hier eingegeben werden, sind bereits erfasste, bestandsgeführte Teile oder Einkaufsartikel. Bei Bedarf kann die Ersatzteilliste für ein Objekt jederzeit aktualisiert werden. Bei Bestandsartikeln wird die Bestandsmaßeinheit angezeigt. Bei Einkaufsartikeln dagegen wird die Einkaufsmaßeinheit für den Hauptlieferanten angezeigt.
Eine unabhängige Ersatzteilliste ist ein allgemeiner Name für ein Ersatzteil-Kit mit verschiedenen Ersatzteilen, die für ein bestimmtes Serienobjekt benötigt werden. Das Ersatzteil-Kit kann sämtliche Ersatzteile für ein Objekt sowie die für eine bestimmte Reparatur am häufigsten benötigten Ersatzteile enthalten. Eine unabhängige Ersatzteilliste kann auch als frei definierbare fiktive ID verwendet werden. Beispielsweise erleichtert die Verwendung einer unabhängigen Ersatzteilliste den Austausch von Teilen oder die Angabe von gleichen oder ähnlichen Ersatzteilen für mehrere Objekte. Eine Ersatzteilliste kann in ein neues Objekt kopiert werden.
Zum Erstellen einer unabhängigen Ersatzteilliste muss zunächst ein unabhängiger Ersatzteilkopf als regulärer Bestandsartikel mit eigener Teilnummer erstellt werden. Ein unabhängiger Ersatzteilkopf wird im Modul IFS/Materialwirtschaft genauso erfasst wie andere Bestandsartikel auch. Anschließend können Bestands- oder Einkaufsartikel mit dem Ersatzteilkopf verknüpft werden. Ebenso können andere Ersatzteillisten mit der Liste verknüpft oder eine vorhandene unabhängige Ersatzteilliste beim Anlegen einer neuen kopiert werden.