Die Verfolgung von Garantieren, die ein Kunde für gekaufte Artikel erhält (Kundengarantie), ist wichtig, weil damit sichergestellt wird, dass bei der Fehlfunktion eines Artikels der zustehende Service geleistet wird. Die Verfolgung von Garantieren, die ein Lieferant für einen erworbenen Artikel gewährt (Lieferantengarantie), ist ebenfalls wichtig, weil damit sichergestellt wird, dass bei der Fehlfunktion eines Artikels der zustehende Service vom Lieferanten geleistet wird.
Die Garantie wird nur für Serienartikel verfolgt.
Um die Garantie ab dem Kaufzeitpunkt zu verfolgen, können Informationen zur Lieferantengarantie für den Artikel auf den folgenden Seiten eingegeben werden: Artikel, Bestandsartikel und Lieferant für Einkaufsartikel. Informationen zur Lieferantengarantie können auch direkt bei der Bestellposition eingegeben werden.
Bei der Eingabe von Garantieinformationen können die Garantiebedingungen eingegeben werden, beispielsweise die Gültigkeitsdauer der Garantie, die Gültigkeit der Garantie für eine maximale Anzahl von Betriebsstunden oder Kilometer usw. Sie können auch definieren, welche Arten von Kosten unter die Garantie fallen, z. B. Material, Personal, externe Kosten, Ausgaben und Festpreis. Wird der eingekaufte Artikel an einen Kunden verkauft, kann bei Bedarf festgelegt werden, dass die ab einem gewissen Datum gültige Lieferantengarantie auf dem Lieferdatum per Kundenbestellung basieren soll. Es kann weiterhin angegeben werden, dass die Lieferantengarantie automatisch eine Kundengarantie mit den gleichen Bedingungen wie bei der Lieferantengarantie wird. (Zur Vereinfachung der Definition von Garantien für Artikel können Garantievorlagen eingesetzt werden.)
Nach Wareneingang des gekauften Artikels und der Übernahme in den Bestand können die Garantieinformationen in Serienartikel angezeigt werden. Wird der erworbene Artikel in ein Anlagenobjekt umgewandelt (durch Entnahme über einen Arbeitsauftrag und Platzierung in die Anlagenstruktur), ist die Lieferantengarantie auch sichtbar und gültig für das Serienobjekt. Garantieinformationen können auch direkt für ein Anlagenobjekt eingegeben werden.
Wenn ein Anlagenobjekt (mit Lieferantengarantie) defekt ist und ein Garantieanspruch beim Lieferanten geltend gemacht werden soll, damit dieser die Kosten für die Reparatur des Artikels übernimmt, kann ein Arbeitsauftrag angelegt werden. Die Lieferantengarantie kann auf dem Arbeitsauftrag mithilfe der Option Lieferantengarantie in der Schaltfläche Garantie aktiviert werden. Der Kunde auf dem Arbeitsauftrag muss der Lieferant sein (dazu muss der Lieferant mit derselben ID auch als Kunde angelegt sein). Zeit, Material und sonstige Ausgaben werden wie bei regulären, separaten Arbeitsaufträgen verzeichnet.
Wenn die Lieferantengarantie auf dem Arbeitsauftrag aktiviert wird, werden automatisch zusätzliche Buchungspositionen erstellt, falls die Art von Ausgaben, die auf dem Arbeitsauftrag verzeichnet sind, von der Garantie abgedeckt sind. (Der Grund für die "doppelte" Buchungsposition liegt darin, dass auch die Möglichkeit bestehen muss, dem Kunden die gleichen Ausgaben in Rechnung zu stellen). Da die von der Garantie abgedeckten Ausgaben an einen Kundenauftrag zur Fakturierung übertragen werden, muss sichergestellt sein, dass ein geeigneter Verkaufsartikel zu den Buchungspositionen hinzugefügt wird. Hinweis: Der Preis bei diesen Buchungspositionen dem der internen Kosten entspricht. Wenn der Arbeitsauftrag gemeldet wird, müssen die Buchungen genehmigt werden. Danach kann der Arbeitsauftrag an einen Kundenauftrag übermittelt werden, und der Fakturierungsprozess für den Kundenauftrag kann beginnen.
Um die Garantie des Artikels ab Verkauf zu verfolgen, können die Kundengarantiedaten auf den folgenden Seiten eingegeben werden: Artikel, Bestandsartikel und Lieferant für Einkaufsartikel. Informationen zur Kundengarantie können auch direkt bei der Kundenauftragsposition eingegeben werden.
Bei der Eingabe von Garantieinformationen können die Garantiebedingungen eingegeben werden, beispielsweise die Gültigkeitsdauer der Garantie, die Gültigkeit der Garantie für eine maximale Anzahl von Betriebsstunden oder Kilometer usw. Sie können auch definieren, welche Arten von Kosten unter die Garantie fallen, z. B. Material, Personal, externe Kosten, Ausgaben und Festpreis. (Zur Vereinfachung der Definition von Garantien für Artikel können Garantievorlagen eingesetzt werden.)
Wenn der Verkaufsartikel geliefert wird, können die Garantieinformationen in einem Artikelserienkatalog angezeigt werden. Falls aus dem Verkaufsartikel ein SM Objekt (Service Management-Objekt) erzeugt wurde, als der Kundenauftrag geliefert wurde, können Garantieinformationen auch direkt vom Anlagenobjekt aus angezeigt werden. Garantieinformationen können auch direkt für ein Anlagenobjekt eingegeben werden.
Wenn ein verkauftes Anlagenobjekt defekt ist und repariert werden muss, kann eine Serviceanforderung oder ein Arbeitsauftrag eingegeben werden. Ein Kundengarantietyp muss aktiviert werden. Dies kann mit der Option Kundengarantie in der Schaltfläche Garantie im Arbeitsauftrag erfolgen. Zeit, Material und sonstige Ausgaben werden wie bei regulären, separaten Arbeitsaufträgen verzeichnet.
Als Ergebnis der Aktivierung der Kundengarantie auf dem Arbeitsauftrag wird für die Buchungspositionen, die von der Garantie abgedeckt sind (definiert über den Garantietyp) standardmäßig „Einnahmen behalten“ auf „Nein“ gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass dem Kunden nichts in Rechnung gestellt wird, was von der Garantie abgedeckt ist. Bei gemeldeten Ausgaben, die nicht von der Garantie gedeckt sind, wird "Einnahmen behalten" auf "Ja" gesetzt, so dass sie standardmäßig in Rechnung gestellt werden. Alle Buchungspositionen müssen genehmigt werden. Danach kann der Arbeitsauftrag an einen Kundenauftrag übermittelt werden. Wenn alle Buchungspositionen, die an den Kundenauftrag übermittelt werden, einen Preis von 0 aufweisen, wird keine Rechnung erstellt.
Wird eine verkaufte Anlage defekt und ein Anspruch gegenüber dem Lieferanten muss ebenso verarbeitet werden wie die Reparatur für den Kunden, kann dies auf demselben Arbeitsauftrag geschehen. Lieferanten- und Kundengarantie können gemeinsam auf demselben Arbeitsauftrag aktiviert werden, und der Arbeitsauftrag kann sowohl dem Lieferanten als auch dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Bei der Meldung von Aufwänden, die von der Lieferantengarantie abgedeckt sind, werden zusätzliche Buchungspositionen erstellt. Zweck dieser Buchungspositionen ist es, gleichzeitig dem Lieferanten und dem Kunden Rechnungen stellen zu können. Bei der Übermittlung der AA-Buchungen an einen Kundenauftrag werden automatisch zwei Kundenaufträge erstellt: einer für den Kunden und einer für den Lieferanten.