Zum Erstellen einer unabhängigen Ersatzteilliste muss zunächst ein unabhängiger Ersatzteilkopf als regulärer Bestandsartikel mit eigener Teilnummer erstellt werden. Ein unabhängiger Ersatzteilkopf wird in IFS/Materialwirtschaft genauso erfasst wie andere Bestandsartikel auch. Anschließend können Bestands- oder Einkaufsartikel mit dem Ersatzteilkopf verknüpft werden. Die Seite Artikel in Analyse enthalten dient zur Anzeige, ob ein Artikel in einer Ersatzteilliste für das Objekt, einer unabhängigen Ersatzteilliste, Serienobjekten, VI-Aktionen, Arbeitsaufgabenvorlagen oder Materialanforderungspositionen für die Instandhaltung von Arbeitsaufträgen enthalten ist.
Die Seite Besteht aus/Enthalten in dient zur Durchführung verschiedener Suchoperationen, beispielsweise eine Suche nach Teilen, die für ein Objekt erfasst sind, oder eine Suche nach Objekten mit einem bestimmten Teil. Außerdem können in diesem Fenster Teile direkt mit einem Objekt verknüpft werden. Sie können eine Zeile markieren und auf der Seite Unabhängige Ersatzteilliste ggf. eine unabhängige Ersatzteilliste anzeigen. Außerdem kann der Anwender über eine Reihe von Funktionen verschiedene Informationen zu dem Artikel aus IFS/Materialwirtschaft zusammenstellen. Zum Ersetzen eines Artikels in mindestens einer der folgenden Listen: Ersatzteillisten für Objekte, unabhängige Ersatzteillisten, Ersatzteillisten für VI-Aktionen und Materiallisten für Arbeitsaufgabenvorlagen kann auch der Ersatzartikel-Assistent verwendet werden. Sie müssen immer mindestens eine Liste für die Ersetzung auswählen.