IFS Business Reporter ist eine Berichtslösung für das analytische Berichtswesen, die auf einem vorgepackten, übergeordneten Informationsmodell in IFS Cloud, IFS-Informationsquelle, basiert. IFS Business Reporter ist in Microsoft Excel integriert und erweitert Excel von einem Desktop-Produktivitätstool zu einem vollwertigen, unternehmensweiten Client für analytische Berichterstattung und Planung. Alle Berichtsausgaben werden in Excel bereitgestellt, wobei die Funktionen in Excel zum Darstellen und Formatieren von Informationen entsprechend dem Berichtsentwurf verwendet werden.
IFS Business Reporter bietet eine effiziente und sichere Berichtslösung, die von vielen verschiedenen Funktionen und Anwenderkategorien innerhalb eines Unternehmens verwendet werden kann. Alle Daten und Informationen werden sicher in IFS Cloud gespeichert und entsprechend dem Berichtsentwurf in IFS Business Reporter nur zusammengefasst, formatiert und präsentiert. Darüber hinaus unterstützen ausgewählte Informationsquellen die Dateneingabe und Rückschreibung von IFS Business Reporter für Planungszwecke in einer kontrollierten und sicheren Weise, z. B. für die Finanzplanung, Budgetierung und Prognosen. IFS Business Reporter ist die wichtigste Berichtslösung von IFS für Finanzberichterstattung und -planung, kann aber auch in vielen anderen Produktbereichen eingesetzt werden.
IFS Business Reporter eignet sich besonders für die Zahlenverarbeitung:
IFS Business Reporter ist ein Werkzeug auf Berichtsbasis. Jede neue Berichtsaktualisierung wird durch eine neue Berichtsausführung zusammen mit den bereitgestellten Berichtsparametern initiiert. Der Bericht kann beliebig oft mit verschiedenen Parametereingaben für verschiedene Berichtsszenarien erneut ausgeführt werden. Die Ausführungszeit hängt vom Datenvolumen, der Datenstruktur und der Komplexität des Berichts ab. Die Ausgabe aus einer Berichtsausführung wird in Excel dargestellt und soll in Excel angezeigt werden. Optional kann eine Berichtsausgabe auch im PDF-Format erstellt werden.
Die Berichtsausgabe in Excel kann auch interaktiv ohne erneute Ausführung des gesamten Berichts mithilfe von Slicern und dynamischen Strukturen angezeigt werden. Dies ermöglicht das Anzeigen von Untergruppen von abgerufenen Informationen und das dynamische Ein- und Ausblenden von Strukturen, z. B. Buchungsstrukturen oder Projektstrukturen.
IFS Business Reporter kann zusammen mit IFS Business Planning für die interaktive Planung verwendet werden. Interaktivität kann durch Kombinieren von dynamischen Strukturen, Slicern und detailliertem Zurückschreiben auf Planungstransaktionsebene erstellt werden:
IFS Business Reporter ruft Informationen aus IFS Information Sources ab. Das Informationsquellenkonzept bietet die Möglichkeit, Daten aus IFS Cloud in einem geschäftsorientierten Format zu veröffentlichen, das einfach zu verwenden ist, ohne die zugrunde liegenden technischen Datenstrukturen verstehen zu müssen. Informationsquellen sind Star-Schema-Modelle mit Fakten und Dimensionen. Der Fakt enthält alle Messgrößen, die im Bericht dargestellt und zusammengefasst werden können. Die Dimensionen werden zum Strukturieren und Gruppieren von Daten und zum Filtern verwendet.
IFS bietet eine große Anzahl von Standardinformationsquellen in verschiedenen Produktbereichen an.
IFS Business Reporter ist ein Add-In für Microsoft Excel. Es bietet neben den Excel-Standardfunktionen und -fähigkeiten zusätzliche Berichtsfunktionen für IFS Cloud.
Auf alle Hauptfunktionen von IFS Business Reporter kann über eine spezielle Multifunktionsleiste in Excel zugegriffen werden. Auf Detailentwurfsfunktionen kann über den Bereich ?Dokumentaktionen? zugegriffen werden.
IFS Business Reporter kann mithilfe der ClickOnce-Bereitstellungstechnologie installiert werden, ohne dass eine lokale Interaktion mit jedem Computer erforderlich ist. Eine neue Version von IFS Business Reporter kann auch automatisch auf dem Computer des Benutzers aktualisiert werden.
Berichte werden durch Auswählen von Messgrößen und Dimensionselementen aus einer oder mehreren Informationsquellen erstellt. Entwurfsobjekte werden in ausgewählte Excel-Zellen gezogen und dort abgelegt, wo sie verwendet und angezeigt werden sollen. Excel-Formatierungen und -Berechnungen werden auf diese Entwurfszellen auf dieselbe Weise angewendet wie für normale Excel-Zellen.
Berichte können mithilfe des Wiederholer-Konzepts effizient entworfen werden. Wiederholer können auf Zeilen, Spalten und Blätter angewendet werden. Wenn ein Wiederholer angewendet wird, wird das ausgewählte Objekt bei der Ausführung des Berichts für den definierten Intervall erweitert. Zeilen können z. B. für einen Konten- oder Kundenintervall erweitert werden, Spalten können für ein Intervall von Perioden oder Organisationseinheiten erweitert werden, und Tabellen können mit einem einzelnen Blatt für eine Kostenstelle oder ein Projekt erweitert werden.
Wiederholer können auf mehreren Ebenen erstellt werden (z. B. Unter-Wiederholer) und auch Berechnungszeilen oder -spalten zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Berechnungen im Entwurf enthalten, z. B. Differenz- oder Margenberechnungen.
Eine erweiterte Form von Wiederholern sind Strukturwiederholer. In diesem Fall wird die Ausgabe durch eine Struktur erweitert. Strukturwiederholer können entweder für mehr Berichte mit festem Format mit vordefinierter Anzahl von Strukturebenen verwendet werden oder sie können dynamische Strukturerweiterungen verwenden, bei denen der Anwender die Struktur im Berichtsmodus interaktiv erweitern und ausblenden kann.
Filter können auf vielen verschiedenen Ebenen für mehrere Dimensionen im Bericht angewendet werden, um auszuwählen, welche Informationen in jedem Bereich angezeigt werden sollen. Slicer für die interaktive Filterung im Berichtsmodus können auf Excel-Ebene, Tabellenebene und auch auf dynamische Strukturen angewendet werden.
Mit den unterschiedlichen Entwurfsfunktionen in IFS Business Reporter sowie auch den Formatierungs- und Berechnungsfunktionen von Excel können viele verschiedene Berichtstypen erstellt werden. Es ist auch möglich, Daten aus mehreren Informationsquellen zu mischen, solange gemeinsame Dimensionen für die Strukturierung der Daten verwendet werden.
Berichte können auf verschiedene Arten gestartet und ausgeführt werden.
Die Berichtsausführung besteht aus zwei Hauptschritten:
Wenn ein Bericht direkt ausgeführt wird, werden die beiden Schritte in einer Reihenfolge ausgeführt. IFS Cloud Reporting Services führt den ersten Schritt aus, bei dem es sich um einen Batch-Job handeln kann, wenn die Ausführung des Berichts terminiert wurde. Der Bericht wird beim Öffnen des Berichts vollständig in Excel gerendert. Mithilfe des IFS Business Reporter Execution Servers kann der Bericht auch in Excel im Batch gerendert werden.
Die Anwender können die Ausführung und den Inhalt von Berichten steuern, indem sie Parameterwerte entsprechend den Einstellungen im Berichtsentwurf bereitstellen.
IFS Business Reporter unterstützt das Zurückschreiben für ausgewählte Informationsquellen, z. B. für Geschäftsplanung, Cashflow-Berichterstattung sowie Projektbudgetierung und Projektprognose. Mit der Rückschreibefunktion ist es möglich, IFS Business Reporter in verschiedenen, benutzerdefinierten Planungsszenarien zu verwenden. Durch das Zurückschreiben können Daten aus Excel gesammelt und entsprechend dem Berichtsentwurf in IFS Cloud zurückgeschrieben werden. Daten, die zurückgeschrieben werden, werden immer gemäß den Geschäftsregeln von IFS Cloud geprüft und sicher gespeichert. Mit der Rückschreibefunktion können Planungsszenarien erstellt werden, die die Berichtsfunktionen von IFS Business Reporter mit Excel-Logik und Geschäftsregeln von IFS Cloud kombinieren. Der Business Reporter-Bericht ist ein kundenspezifisches Eingabeformular, und alle Daten werden sicher (z. B. in IFS Cloud) gespeichert. Keine Daten werden lokal in Excel gespeichert.
Es gibt zwei Haupttypen des Zurückschreibens: das normale Zurückschreiben und das Zurückschreiben auf Transaktionsebene. Beim regulären Zurückschreiben werden die Werte, die in einer für das Zurückschreiben konfigurierten Excel-Zelle eingegeben oder aktualisiert werden, direkt zurückgeschrieben. Zurückschreiben auf Transaktionsebene ermöglicht es, Informationen im Bericht auf aggregierter Ebene anzuzeigen und Informationen auf Detailebene in einem separaten Fenster zu bearbeiten und zu aktualisieren. Der Inhalt des separaten Fensters, d. h. welche zu berücksichtigenden Dimensionsattribute und das Fensterlayout, kann vom Berichtsdesigner konfiguriert werden. Das Zurückschreiben auf Transaktionsebene ist für ausgewählte Informationsquellen in IFS Business Planning aktiviert.
IFS Business Reporter in Kombination mit Microsoft Excel bietet ein hohes Maß an Flexibilität, wenn es um die Gestaltung verschiedener Arten von Berichten geht. Auf diese Weise können sehr effiziente und kompakte Berichte sowie sehr umfassende und komplexe Berichte erstellt werden. IFS Business Reporter ist für das analytische Berichtswesen vorgesehen, d. h. für Berichte, bei denen Informationen zu Analysezwecken auf einer höheren Ebene zusammengefasst und dargestellt werden. Es ist nicht direkt ein Werkzeug für Transaktionsberichte oder die Transaktionsverarbeitung, z. B. zum Laden einer großen Anzahl von Transaktionen in Excel. Für diese Zwecke gibt es andere, besser geeignete Werkzeuge.
Die Ausführung und Leistung von Berichten entspricht normalerweise der Komplexität in den Datenstrukturen des Anwenders und der Komplexität des Berichtsentwurfs. Berichte verhalten sich am besten, wenn mit konsistenten Datenstrukturen gearbeitet wird, wobei das Wiederholerkonzept so weit wie möglich verwendet wird und die Verwendung von Entwurfsfiltern für einzelne Entwurfszellen minimiert wird. Je stärker fragmentiert der Berichtsentwurf ist, desto länger dauert die Ausführung des Berichts normalerweise. Für komplexere Berichte empfiehlt es sich, diese mithilfe des IFS Business Reporter Execution Servers als Batch-Jobs auszuführen.
Bei IFS Business Reporter - IFS Cloud anmelden
Bei der erstmaligen Anmeldung wird ein Dialogfeld mit Anmeldeoptionen geöffnet, in dem der Anwender eine URL für die IFS Cloud-Instanz (die URL ist mit der Startseite von IFS Cloud identisch) und die zu verwendende Sprache angeben muss. Dies macht den IFS Business Reporter-Client unabhängig von der Excel-Anzeigesprache. Danach wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem der Anwender authentifiziert wird, d. h. der Anwendername und das Passwort werden zur Verfügung gestellt.
Die Benutzerauthentifizierung sollte nur beim erstmaligen Öffnen von IFS Business Reporter erforderlich sein. Nach der Authentifizierung können neue Berichte ohne Authentifizierung geöffnet werden.
Übersetzungen im Excel- und IFS Business Reporter-Client
Die Übersetzung des IFS Business Reporter-Clients ist unabhängig von Excel. Daher ist es möglich, den IFS Business Reporter-Client (Client-Bereich und Berichtsdaten) in einer Sprache und Excel in einer anderen Sprache zu nutzen. Sie können z. B. Excel-Menüelemente in Schwedisch und den IFS Business Reporter-Client und die Berichtsdaten in Englisch anzeigen. Es wird jedoch empfohlen, für beide die gleiche Sprache zu verwenden. Die Auswahl der zu verwendeten Sprachen obliegt jedoch einzig dem Benutzer. Weitere Informationen finden Sie in der technischen Dokumentation.