Bevor IFS eingesetzt werden kann, müssen die Kontierschemadaten geändert oder vollständig eingegeben werden. Dazu gehören die Buchungselementdaten und -werte sowie die mit dem Kontierschema verbundenen Funktionen. Die Kontierschemadaten werden für die Erstellung von Finanztransaktionen in den verschiedenen Komponenten von IFS benötigt.
Kontierschema
In den Produkten in IFS können zehn Buchungselemente, Konto und die freien Buchungselemente B–J, verwendet werden. Das erste Buchungselement dient zur Speicherung der Kontonummer, die übrigen sind frei verfügbar. In Kontierschema definieren angeben, welche Buchungselemente für die Firma eingesetzt werden sollen. Die Namen der Buchungselemente angeben. Jedes Buchungselement ist von den anderen unabhängig und ermöglicht eine Verfolgung der Buchung in ganz unterschiedlicher Art und Weise. Vor der Inbetriebnahme des Systems muss sichergestellt werden, dass die Buchungselemente und deren Werte definiert wurden. Dies unterstützt die Buchungsmethoden der Firma. Wird IFS/Hauptbuchhaltung verwendet, können Buchungselementfunktionen für Projektbuchhaltung, Interne Eliminierung und Währungssaldo angegeben werden. Wird IFS/Anlagevermögen verwendet, kann eine Buchungselementfunktion zum Speichern des Anlagevermögens festgelegt werden. Wird IFS/Rechnungswesen-Konsolidierung verwendet, kann eine Buchungselementfunktion zum Speichern der Konsolidierungsdaten festgelegt werden.
Beim Anlegen einer Firma stehen die Buchungselemente A-F zur freien Verfügung. Der Anwender kann die Buchungselemente umbenennen und interne Namen angeben. Der interne Name wird dann auf den Seiten angezeigt, die zum Eingeben und Anzeigen von Buchungselementdaten dienen, z. B. Beleg in IFS/Buchungsregeln und HB-Saldenanalyse in IFS/Hauptbuchhaltung. Wenn weitere Buchungselemente benötigt werden, können die Buchungselemente G-J geöffnet werden.
In einigen Komponenten von IFS (z. B. in Arbeitsauftrag in IFS Instandhaltung) müssen bestimmte Elemente des Kontierschemas gekennzeichnet werden. Hierzu können den Buchungselementen B-J logische Buchungselementwerte zugeordnet werden. Mit Buchungselement A kann nur der logische Wert „Nicht verwendet“ verknüpft werden. Ein logischer Wert kann immer nur einem Buchungselement zugeordnet werden. Beispiel: Wenn dem Buchungselement B der logische Wert "Kostenstelle" zugeordnet wird, kann dieser Wert mit keinem anderen Buchungselement verknüpft werden. Dies gilt jedoch nicht für den Wert „Nicht verwendet“, der mehreren Buchungselementen zugeordnet werden kann.
Außerdem muss die Anzahl Zeichen für die Buchungselementwerte festgelegt und eine Bezeichnung für das Buchungselement eingegeben werden. Die Bezeichnung wird für die Verknüpfung von Firmen in IFS/Rechnungswesen-Konsolidierung benötigt. Die Bezeichnung der Buchungselemente kann übersetzt werden.
Kontenplan, Kontengruppen, Kontentypen
Beim Anlegen einer Firma werden ein Kontenplan sowie eine Reihe von Kontengruppen und Kontentypen angelegt. Der Anwender kann diese je nach Bedarf ändern oder ergänzen. Für jedes Konto kann eine Notiz eingegeben werden. In der Notiz können interne Informationen zu dem Konto weitergegeben werden. Die Bezeichnungen für Konten und Kontengruppen können übersetzt werden.
Bei der Neuanlage einer Firma werden Standardwerte für die Kontentypen festgelegt. In Kontentypen können die Standardwerte für Buchungselementanforderungen eingegeben werden. Die Seite besteht aus den Registerkarten „Standardanforderungen Buchungselement“ und „Standardanforderungen Budget Buchungselement“. In den Buchungselementanforderungen wird festgelegt, wie sich Buchungselement, Menge, Verarbeitungscode und Text im Kontierschema verhalten; d. h., ob das Buchungselement gesperrt ist, ob die Eingabe eines Werts in das Feld obligatorisch ist oder ob die Eingabe möglich aber nicht obligatorisch ist. Diese Werte werden bei der Eingabe von Konten als Standardwerte verwendet. Folgende Kontentypen sind vordefiniert:
Wenn die Buchungselementanforderungen für ein vorhandenes Konto geändert werden sollen, Konto auswählen und die Änderungen für jedes Konto eingeben.
Beim Anlegen einer Firma wird ein Kontenplan vorgeschlagen. Der Kontenplan muss ergänzt und geprüft/geändert werden (z. B. die Buchungselementanforderungen für das Konto).
Kontengruppen werden in Berichten als Sortier- und Auswahlkriterien verwendet. In einigen Berichten können außerdem Zwischensummen für die einzelnen Kontengruppen gedruckt werden. Bei der Neuanlage einer Firma werden mehrere Standardkontengruppen erstellt.
Buchungselementwerte
Nach der Definition des Kontierschemas müssen die Buchungselementwerte für die Buchungselemente B–J eingegeben werden. Die Seite Buchungselementwerte dient zum Eingeben, Ändern und Anzeigen der Werte der Buchungselemente. Die Seite Buchungselementwerte umfasst mehrere Registerkarten, jeweils eine Registerkarte pro Buchungselement. Im Titel der einzelnen Registerkarten wird der Name des jeweiligen Buchungselements angegeben. Der Anwender kann nur die Registerkarten für Buchungselemente auswählen, die in der Firma verwendet werden. Zur Sicherheit kann die Identität eines freien Buchungselements, das Buchungen aufweist, nicht gelöscht oder geändert werden. Allerdings kann der Zeitraum angegeben werden, in dem ein freies Buchungselement verwendet werden kann. Außerdem kann der Anwender ein neues Buchungselement eingeben, das das alte ersetzt.
Buchungselement B wird normalerweise für "Kostenstelle" verwendet. Der Anwender muss die Kennzeichnungen der Kostenstellen eingeben. Je nach Definition des Kontierschemas müssen Buchungselementwerte auch für die anderen Buchungselemente eingegeben werden. Für jedes Buchungselement kann eine Notiz eingegeben werden. In der Notiz können interne Informationen zum Buchungselement weitergegeben werden. Die Bezeichnung der Buchungselementwerte kann übersetzt werden.
Verarbeitungscodes
Verarbeitungscodes werden für Finanztransaktionen eingesetzt, die mit den Buchungsregeln in IFS/Hauptbuchhaltung automatisch erstellt werden. Verarbeitungscodes können auch eingesetzt werden, wenn Finanztransaktionen in IFS/Periodische Kostenverteilung erstellt werden.