In IFS Cloud werden die in den Buchungsregeln eingerichteten standardmäßigen Steuercodesätze bei der Steuerberechnung verwendet. In den USA, wo viele verschiedene Steuercodes existieren und die Steuersätze sich häufig ändern, ist die Standardlösung nicht ausreichend. Der Anwender möchte die Kurse nicht jedes Mal manuell ändern, wenn sich die Steuerdaten geändert haben.
Vertex, Inc. ist anerkanntermaßen führend in der Einhaltung nationaler und lokaler Steuervorschriften und bietet mehrere Softwareprodukte in dieser Nische an. Vertex bietet verschiedene Softwareanwendungen wie beispielsweise Vertex Sales Tax Q Series an. Bei dieser Anwendung werden gültige Steuerdaten, z. B. Steuersätze, verfolgt und Steuerberechnungen für die Märkte in den USA und Kanada durchgeführt. Die Lösung ist als Abonnementservice aufgebaut, bei dem die Steuerdaten umgehend aktualisiert werden. Dadurch lässt sich der Vorgang zur korrekten Steuerberechnung für Verkäufe erheblich vereinfachen.
Vertex Sales Tax O Series ist eine cloudbasierte Anwendung, und die Schnittstelle verwendet IFS Connect (XML-Dateien), um mit Vertex zu kommunizieren.
IFS hat eine Integration für Vertex Sales Tax O Series entwickelt, die es dem Anwender ermöglicht, sich beim Abrufen von korrekten Steuerdaten im Rahmen von Steuerberechnungen auf Vertex zu verlassen, ohne dass Steuerdaten manuell aktualisiert werden müssen. Die Integration wird in den folgenden vier Bereichen in IFS unterstützt (alle anderen Bereiche in IFS Cloud verwenden weiterhin die Kernfunktionen zur Berechnung von Steuern):
Das Gesamtkonzept der Integration für Vertex lautet: Wenn ein Steueraufruf in IFS Cloud initiiert wird, wird ein Aufruf an die Vertex Sales Tax-Software getätigt, um die korrekten Steuersätze auf Grundlage der Informationen zum Verkaufsangebot, Kundenauftrag, zur Kundenauftragsrechnung oder zur Materialrückgabe abzurufen. Zur Ermittlung der korrekten Steuersätze werden drei Hauptparameter verwendet:
Zusätzlich zu diesen Hauptparametern werden Informationen wie Verkaufsartikelnummer, Preis, Menge und Kundengruppe ebenfalls an die Vertex Sales Tax-Software weitergeleitet, um sicherzustellen, dass die korrekten Steuersätze abgerufen werden. Basierend auf den Informationen, die an Vertex gesendet werden, sucht Vertex nach den korrekten Steuersätzen und Steuerbeträgen und gibt die Informationen an IFS Cloud zurück. Die Informationen werden dann in das Dialogfeld „Steuerpositionen“ hochgeladen. Das Dialogfeld „Steuerpositionen“ ist schreibgeschützt, wenn „Vertex“ verwendet wird, d. h., dass Steuercodes nicht manuell hinzugefügt werden können.
Hinweis: Die Vertex-Integration kann nur für Steuerberechnungen in den USA und Kanada verwendet werden.
Bei der Verwendung von Steuersoftware eines Drittanbieters wie Vertex zur Ermittlung der korrekten Steuersätze für eine Transaktion können Steuersätze in die folgenden Kategorien unterteilt werden: Bundesland, Bezirk, Gemeinde und Stadt. Aus diesem Grund ist bei der Verwendung der Vertex-Integration in IFS Cloud eine Ersteinrichtung erforderlich. Innerhalb von Buchungsregeln/Steuer/Steuercodes muss der Anwender vier allgemeine Steuercodes erstellen, um die vier Kategorien darzustellen, in die die abgerufenen Steuersätze aufgeteilt werden können. Da die Steuercodes allgemein sind, sollte die Steuer (%) auf Null gesetzt werden, und der Steuertyp sollte „Steuer“ lauten. Das Gültig bis-Datum für den Steuercode sollte auf ein Datum in der Zukunft gesetzt werden. Abgelaufene Steuercodes verhindern, dass das System die korrekten Steuersätze von Vertex abruft. Nachdem die vier Steuercodes im Fenster „Steuercodes“ erstellt wurden, müssen die Steuercodes mit den allgemeinen Steuercodes auf der Registerkarte Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem verknüpft werden.
Die externe Steuerberechnungsmethode auf der Registerkarte Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem muss ausgewählt werden, um anzugeben, welche Steuersoftware von Drittanbietern zum Abrufen der entsprechenden Steuersätze verwendet werden soll. Mögliche Werte sind Nicht verwendet oder Vertex Sales Tax O Series. Wenn Nicht verwendet ausgewählt ist, wird die IFS-Kernlogik verwendet, um den entsprechenden Steuercode, -satz und -betrag abzurufen. Wenn die Vertex-Option ausgewählt wurde, werden die Steuersätze aus Vertex für die vier definierten Abläufe abgerufen, d. h. Verkaufsangebot, Kundenauftrag, Kundenauftragsrechnung und Materialrückgabe.
Wenn Steuerdaten bei Freigabe des Kundenauftrags aktualisieren auf der Registerkarte Externe Steuersysteme ausgewählt ist, wird eine Steueranforderung an das externe Steuersystem gesendet, um zu überprüfen, ob die richtigen Steuersätze und Steuerbeträge für die Kundenauftragspositionen verwendet werden, wenn der Kundenauftrag freigegeben wird. Standardmäßig ist diese Option ausgewählt, daher werden die Steuerdaten aktualisiert, wenn der Kundenauftrag freigegeben wird. Einige Kunden arbeiten lange Zeit mit einem Kundenauftrag, und in diesem Fall ist es ratsam, alle Steuern bei der Freigabe des Auftrags ein letztes Mal zu überprüfen. Wenn ein Kunde einen Kundenauftrag eingibt und ihn in naher Zukunft freigibt, müssen die Steuern bei der Freigabe des Auftrags nicht ein zweites Mal geprüft werden.
Vertex verwendet den Jurisdiction Code, um zu entscheiden, welche Steuersätze anzuwenden sind. Der Jurisdiction Code ist ein allgemeines Konzept in den USA und Kanada. Der Jurisdiction Code basiert auf der Adresse, und verschiedene Adressen haben unterschiedliche Jurisdiction Codes. Da die Adressinformationen zum Abrufen der korrekten Steuersätze in Vertex verwendet werden, ist es wichtig, dass alle Adressen sowohl im Firmen- als auch im Kundendatensatz korrekt eingegeben werden.
Wenn eine Adresse für eine Firma oder einen Kunden gespeichert und die Adresse korrekt eingegeben wird, kommuniziert IFS Cloud mit der Vertex Sales Tax-Software, um den richtigen Jurisdiction Code für die angegebene Adresse zu identifizieren und diese Informationen in dem Feld Jurisdiction Code auf der Seite Adresse der Firma oder des Kunden zu aktualisieren. Wenn ein Jurisdiction Code zurückgegeben wird, wissen wir, dass die Adresse gültig ist. Das Feld für den Jurisdiction Code ist schreibgeschützt, was bedeutet, dass ein Jurisdiction Code nicht manuell eingegeben werden kann.
Steuerberechnungen werden während verschiedener Ereignisse in den Abläufen „Verkaufsangebot“, „Kundenauftrag“, „Kundenauftragsrechnung“ und „Materialrückgabe“ eingeleitet. Bei der Initialisierung verwendet das System den Wert der externen Steuerberechnungsmethode für den Firmendatensatz, um zu bestimmen, woher die Steuercodes und Steuersätze abgerufen werden sollen.
Voraussetzung für die Kommunikation von IFS Cloud mit Vertex ist, dass die Steuerpflicht für die Kundenadresse auf „Steuer“ gesetzt ist und der Verkaufsartikel steuerpflichtig ist. IFS Cloud kommuniziert nicht mit Vertex, wenn die Steuerpflicht für die Kundenadresse auf „Befreit“ gesetzt ist oder wenn der Verkaufsartikel nicht steuerpflichtig ist. Wenn die Steuerpflicht auf „Befreit“ gesetzt wird oder wenn der Verkaufsartikel nicht steuerpflichtig ist, ist das Dialogfeld „Steuerpositionen“ leer.
Für das Verkaufsangebot wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass eine neue Steueranforderung unter folgenden Umständen an Vertex gesendet wird:
Das Dialogfeld „Angebotsposition - Steuerpositionen“ wird mit den von Vertex empfangenen Daten aktualisiert.
Für den Kundenauftrag wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass neue Steueranforderungen unter folgenden Umständen an Vertex gesendet werden:
Das Dialogfeld „Kundenauftragsposition - Steuerpositionen“ wird mit den von Vertex empfangenen Daten aktualisiert.
Für die Kundenauftragsrechnung wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass eine neue Steueranforderung unter folgenden Umständen an Vertex gesendet wird:
Das Dialogfeld „Kundenauftragsrechnung - Steuerpositionen“ wird mit den von Vertex empfangenen Daten aktualisiert. Die endgültige Steuerberechnung wird zum Zeitpunkt des Drucks der Kundenauftragsrechnung eingeleitet. Im Rahmen dieser endgültigen Steuerberechnung werden die Rechnungspositionen auch in die Vertex Tax Registry geschrieben. Die Vertex Tax Registry kann als Steuerbuch verwendet werden.
Materialrückgabegenehmigungen können entweder manuell oder automatisch aus den Kundenauftragspositionen erstellt werden.
Bei manueller Erstellung wird die Sales Tax-Berechnung initiiert, wenn eine neue Materialrückgabeposition oder Materialrückgabe-Zusatzkostenposition zu der Materialrückgabe hinzugefügt wird (und wenn keine Referenz auf den Kundenauftrag oder die Rechnung vorhanden ist und der Preis größer ist als null). Das Dialogfeld „Mat.rückgabepos./Steuerpos.“ oder das Dialogfeld „Materialrückgabe (RMA)/Zusatzkosten Steuerpos.“ wird mit den von Vertex empfangenen Daten aktualisiert.
Bei automatischer Erstellung kopiert das System die Steuerpositionen aus den Kundenauftragspositionen und/oder den Zusatzkostenpositionen des Kundenauftrags und fügt diese Informationen dem Dialogfeld „Mat.rückgabepos./Steuerpos.“ oder dem Dialogfeld „Materialrückgabe (RMA)/Zusatzkosten Steuerpos.“ hinzu.
Für die Materialrückgabegenehmigung wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass eine neue Steueranforderung unter folgenden Umständen an Vertex gesendet wird:
Auf der Seite Parameter/Externes Steuersystem gibt der Anwender Anmeldeinformationen für Vertex für die O Series ein. Der Anwender kann sich mit seinem Anwendernamen und Kennwort oder mithilfe einer von Vertex bereitgestellten vertrauenswürdigen ID anmelden.
In Parameter/Externes Steuersystem gibt es auch ein Feld für Version. Der Anwender muss eingeben, welche Version der O Series verwendet wird. Die derzeit von IFS unterstützten Versionen werden in der Liste angezeigt.
Parameter/Externes Steuersystem ist ein firmenunabhängiges Fenster, was bedeutet, dass die Informationen für alle Firmen in der Installation gültig sind, die die O Series verwenden.
Für die Kommunikation mit der Vertex Sales Tax O Series-Software müssen in IFS Connect/Routing-Adressen drei Routing-Adressen hinzugefügt werden:
Auf der Seite ISO-Codeverwendung gibt es eine Option für „Jurisdiction Code abrufen“. Diese Option muss aktiviert sein, damit die Vertex-Integration funktioniert. Wenn diese Option für einen Ländercode aktiviert ist, wird der Jurisdiction Code für Kunden- und Firmenadressen abgerufen, wenn die Vertex-Integration verwendet wird.