Der Prozess "Kundenzahlungen in Datei" dient zum Erfassen von Kundenzahlungsdaten, die per Datei von einem Geldinstitut gesendet wurden. Ein Vertrag existiert zwischen der Firma und dem Geldinstitut bezüglich des elektronischen Zahlungsdatei-Services. Jede elektronische Datei enthält Zahlungsdaten und Auszifferungsinformationen für ein spezifisches Konto und eine Währung für vorhandene Rechnungen in Debitoren.
In IFS Rechnungswesen gibt es akzeptierte, vordefinierte Dateilayouts für Geldinstitute einiger Länder.
Für Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden sind auch OCR-Dateien (Optical Character Recognition) verfügbar. Diese Dateien umfassen Zahlungstransaktionen gegen Kundenrechnungen.
Die Zahlungsreferenz ist die eindeutige ID für jede Rechnung in der Datei. Sie wird verwendet, um die eingehenden Zahlungstransaktionen in den externen Dateien mit den vorhandenen Rechnungen in Forderungen auszuziffern. Für Kundenrechnungen wird die Zahlungsreferenz beim Drucken der Rechnung berechnet. Es wird folgendermaßen berechnet:
Serien-ID + Rechnungsnummer + Prüfziffer
Diese Berechnung ist nach den auf Firmenebene festgelegten Regeln definiert, d. h in der Methode zur Erstellung von Kundenrechnungen. Die Zahlungsreferenz wird auf Kundenrechnungen, Direktrechnungen und Zinsrechnungen gedruckt.
Beim Laden der OCR-Dateien werden die Zahlungstransaktionen automatisch ausgeziffert und geprüft. Wenn die Zahlungsreferenz in Debitoren vorhanden ist, wird der Betrag der Zahlungstransaktion in der Datei gegen den offenen Betrag einer Teilzahlung in der Rechnung ausgeziffert. Wenn mehrere offene Teilzahlungsposten für eine Rechnung vorhanden sind, werden die Teilzahlungen in aufsteigender Reihenfolge nach Skonto- oder Fälligkeitsdatum abgewickelt. Wenn der Zahlungsbetrag geringer als der offene Betrag der Teilzahlung ist, wird die Teilzahlung teilweise bezahlt. Wenn der Zahlungsbetrag größer als der offene Betrag der Teilzahlung der Rechnung ist, wird die Teilzahlung vollständig bezahlt. Wenn es keine anderen offenen Teilzahlungen der Rechnung gibt, wird der Saldo als eine Akontozahlung für den Kunden gebucht. Wenn die Rechnung bereits bezahlt ist (offener Betrag der Rechnung ist Null, und es gibt keine offenen Teilzahlungen), dann erfolgt eine Akontozahlung. Wenn die Zahlungsreferenz in Forderungen nicht existiert, entsteht eine geparkte Zahlung, d. h. der Firmencode ist als Kunden-ID festgelegt. Wenn der bezahlte Betrag in der Datei gegen den offenen Betrag einer Teilzahlung ausgeziffert wird, werden Rabatte, Abzüge und Differenzen auf der Ebene der ID der Teilzahlung berücksichtigt.
Es können auch Rücksendedateien von zuvor erstellten Lastschriftdateien geladen werden. Die Lastschriftdateien werden beim Lastschriftprozess erstellt und an die Geldinstitute gesendet. Die Firma erhält die Rücksendedateien dann von den Geldinstituten. Die an die Geldinstitute gesendeten Lastschriftdateien umfassen Kundenzahlungstransaktionen, die automatisch vom Finanzmittelkonto des Kunden abgezogen und in das Finanzmittelkonto der Firma eingezahlt werden. Deshalb ist die Rücksendedatei eine Bestätigung der zuvor gesendeten Transaktionen, die erfolgreich vom Geldinstitut behandelt wurden. Die Rücksendedateien können außerdem Rücklastschriften enthalten, die auf eine Rechnung verweisen, für die die Kundenzahlungstransaktion bereits bestätigt wurde. Bei einer Rückbuchung der Rückgabedatei einer Schweizer Lastschrift wird ein neuer Differenzposten in Debitoren erstellt, um die Forderung gegenüber dem Kunden wiederherzustellen und das Bankkonto der Firma zu belasten.
Kundenzahlungen, die in Zahlungsdateien mit einer unstrukturierten Referenz enthalten sind, werden mithilfe von Identifikatoren ausgeziffert. Verschiedene Identifikatoren sind zum Analysieren des Inhalts der externen Datei verfügbar, um die Informationen in IFS/Rechnungswesen für die Zahlungsauszifferung zu suchen, z. B. Kundenrechnungen, Kunden und ausgestellte Schecks. Mit Ausnahme von anstehenden Transaktionen, die mit Informationen zu den Debitoren abgeglichen werden müssen, werden Sachkontenbuchungen mit einer manuellen Buchung basierend auf der Identifikatorenkonfiguration automatisch abgeschlossen.
Wenn die Datei geladen ist, erfolgt die Auszifferung und Prüfung automatisch. Eine Lade-ID wird als Ganzes behandelt, und wenn es eine fehlerhafte Transaktion gibt, wird die gesamte Lade-ID als fehlerhaft angesehen. Alle Fehler müssen korrigiert werden. Wenn der bezahlte Betrag mehrere Teilzahlungsposten abdeckt, ist die ID der Teilzahlung auf der Ebene der externen Zahlungsdetails leer, aber auf der Ebene der externen Zahlungsauszifferungsdetails werden die ausgezifferten Teilzahlungsposten mit Rabatten, Abzügen und Differenzen gezeigt. Die Auszifferungsdetails enthalten Kundendifferenzposten, um Überzahlungen oder Unterzahlungen innerhalb der angegebenen Toleranz oder einen genauen Betrag auszubuchen.
Wenn die gesamte Lade-ID vollständig ist, d. h., wenn jede Transaktion richtig ist, besteht der nächste Schritt darin, die Lade-ID mit ihren Transaktionen in eine vorhandene oder neue allgemeine Zahlung zu übertragen. Zur Bestätigung der allgemeinen Zahlung wird eine bestimmte Funktion verwendet. Die Genehmigung erstellt Zahlungen in Forderungen und einen Beleg mit Buchungen. Wenn die Zahlung ausgeziffert wird, werden der ausgezifferten Rechnung und der Zahlung eine eindeutige Auszifferungs-ID und ein Auszifferungsdatum zugewiesen. Bei nicht ausgezifferten Zahlungen werden neue Posten für die betroffenen Kunden oder geparkte Zahlungen erstellt, wenn die Zahlung keinen Verweis auf einen Kunden enthält.
Jede Datei enthält Daten zu Soll- und Habentransaktionen für ein bestimmtes Bankkonto in einer bestimmten Währung. Zum Bearbeiten der Daten folgendermaßen vorgehen:
Eine genehmigte allgemeine Zahlung kann storniert werden. Bei einer Stornierung werden alle Buchungstransaktionen zurückgesetzt, die bei der Freigabe erstellt wurden.
Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie sicherstellen, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) laut Anweisung im Prozess „Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben“ eingegeben wurden. Diese sind der Prozess „Basisdaten für Debitorenbuchhaltung eingeben“ und „Basisdaten Kassenbuch“ für Geldinstitute und Zahlungsarten sowie „Basisdatenanforderungen (BDA) für externe Zahlungen“.