Diese Aktivität dient dazu, eine Dokumentrevision mithilfe des Assistenten zur Dokumentenfreigabe freizugeben. Der Assistent kann durch Ändern des Status in Freigeben mit dem Unterbefehl Status geöffnet werden. Unter Dokumentrevisionen können ein oder mehrere Dokumente auf einmal freigegeben werden. Dokumente können auch automatisch durch Auswählen der Option „Speichern“ in der Dropdown-Liste „Beim-Speichern Operationen“ freigegeben werden. Wenn diese Option beim Erstellen einer Dokumentenrevision aktiviert ist und die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind, wird das Dokument beim Speichern freigegeben.
Die Freigabe einer großen Anzahl von Dokumenten erfolgt im Hintergrund, wenn ein angegebener Grenzwert überschritten ist. Wenn die Anzahl der Dokumente unter dem angegebenen Grenzwert liegt, können Sie auswählen, ob der Vorgang im Hintergrund durchgeführt werden soll. Die Mindestanzahl von Dokumenten, für die das System automatisch einen Hintergrundjob erstellt, hängt von den Informationen ab, die für den Standardwert LIMIT_NORMAL_STATE_CHANGES in den Basisdaten angegeben wurden. Ein Hintergrundjob kann maximal nur 1000 Dokumente verarbeiten. Demzufolge hängt die Anzahl von Hintergrundjobs von der Anzahl der Dokumente ab. Wenn beispielsweise 1050 Dokumente gleichzeitig freigegeben werden sollen, werden im Moment der Freigabe (automatisch) zwei Hintergrundjobs erstellt.
Sie können Ja oder Nein auswählen, wenn Sie gefragt werden, ob die alten Dokumentrevisionen auf „Veraltet“ gesetzt werden soll. Wenn Sie Ja auswählen und anschließend auf Weiter klicken, wird der Schritt Versionen auf Veraltet setzen des Assistenten geöffnet. Wenn Sie Nein auswählen und anschließend auf Weiter klicken, übergehen Sie den Schritt Versionen auf Veraltet setzen und gelangen Sie stattdessen zum Schritt Objektverknüpfungen aktualisieren des Assistenten.
Sie können festlegen, welche freigegebenen Revisionen des Dokuments auf Veraltet gesetzt werden sollen. Sie benötigen Administratorenzugriff für die Revision, um eine Dokumentrevision als „Veraltet“ kennzeichnen zu können. Um eine veröffentlichte Revision auf „Veraltet“ zu setzen, aktivieren Sie die Option Auf veraltet setzen für die Zeile dieser Dokumentenrevision. Klicken Sie auf Weiter um zum Schritt Objektverknüpfung aktualisieren zu gelangen.
in diesem Schritt des Assistenten können Sie Objektverknüpfungen aus den alten Dokumentrevisionen durch die neuen Dokumentrevisionen aktualisieren lassen, indem Sie die Option Ersetzen für diese Zeile der Dokumentrevision aktivieren. Dies hat zur Folge, dass die Objektverknüpfung aus einer früheren Revision entfernt und in Abhängigkeit von dem Wert im Feld Aktualisierungsrevision in die aktuelle Revision verschoben wird:
Verwenden Sie die Schaltfläche Auswahl alles möglichen, um die Option Ersetzen für alle Objektverknüpfungen zu aktivieren, die für die Dokumentrevision aktualisierbar sind.
Verwenden Sie die Schaltfläche Standard wählen, um den Wert der Option Ersetzen für alle Objektverknüpfungen gemäß der Standardkonfiguration zurückzusetzen.
Wenn die Anzahl verknüpfter Objekte größer ist als das Limit für Objektverknüpfungen, die im Assistenten angezeigt werden (Wert LMT_OBJ_CON_SHOW_WIZARD in Dokumentenstandardwerte), können Sie auswählen, ob die Standardkonfiguration verwendet werden soll oder ob alle oder keine der Objektverknüpfungen verschoben werden sollen.
Wenn die Option Voreinstellung verwenden ausgewählt wird, werden die Verknüpfungen gemäß den nachfolgenden Einstellungen im Feld Aktualisierungsrevision verschoben.
Wenn die Option Alle Obj.-Verkn. verschieben ausgewählt wird, werden alle möglichen Objektverknüpfungen mit Ausnahme von Verknüpfungen, die einen der nachfolgenden Aktualisierungsrevisionstypen und Verknüpfungsstatus aufweisen, in die Dokumentrevision verschoben:
Zugriff erlaubt
In diesem Schritt können Sie Personen und Gruppen Zugriff auf die freigegebene Dokumentrevision gewähren. Beim Öffnen dieses Schritts ist die Liste Verfügbare Gruppen und Personen zunächst leer, und sie wird entsprechend der von Ihnen ausgewählten Option mit den Namen vorhandener Personen bzw. Gruppen gefüllt. Für die Suche nach Personen bzw. Gruppen müssen Sie eine Suchbedingung angeben. In der Liste Hat Zugriff auf die Revision werden die von Ihnen ausgewählten Gruppen bzw. Personen aufgeführt, denen Sie Zugriffsrechte für das Dokument gewährt haben.
Wählen Sie eine Person bzw. Gruppe aus der Liste aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie in das rechte Listenfeld Hat Zugriff auf die Revision (oben) zu verschieben und dieser Person bzw. Gruppe Zugriff auf die freigegebene Dokumentrevision zu gewähren. Standardmäßig wird der ausgewählten Person bzw. Gruppe nur Lesezugriff gewährt. Mithilfe der Schaltfläche Entfernen können Sie Personen bzw. Gruppen aus der Liste entfernen. Wählen Sie eine Person bzw. Gruppe aus der rechten unteren Liste aus und klicken Sie auf Aktivieren, um sie in die obere Liste zu verschieben, in der alle Anwender mit aktiviertem Zugriff für die Dokumentrevision aufgeführt sind. Der Zugriff für Personen bzw. Gruppen aus der oberen Liste kann deaktiviert werden, indem Sie auf Deaktivieren klicken. Es ist auch möglich, alle deaktivierten Personen und Gruppen zu aktivieren.
Im Schritt Allgemeine Daten erscheint die Frage, ob die alten Dokumentrevisionen als „Veraltet“ gekennzeichnet werden sollen, nur dann, wenn der Standardwert NO_OF_RELEASED_REVISIONS in den Basisdaten auf MANY eingestellt ist. Wenn der Standardwert NO_OF_RELEASED_REVISIONS auf ONE eingestellt ist, erscheint die Frage nicht. Die Einstellung ONE bedeutet, dass nur eine Revision des Dokuments freigegeben werden kann und etwaige zuvor freigegebene Revisionen automatisch als „Veraltet“ gekennzeichnet werden. NO_OF_RELEASED_REVISIONS ist ein Systemparameter, der während der Programminstallation konfiguriert wird.
Im Schritt Objektverknüpfungen aktualisieren können Sie auswählen, ob die Standardkonfiguration verwendet werden soll oder ob alle oder keine der Objektverknüpfungen verschoben werden sollen, sofern die Anzahl verknüpfter Objekte größer ist als der für den Standardwert LMT_OBJ_CON_SHOW_WIZARD festgelegte Wert.
Hinweis: Sobald der Assistent geöffnet ist, verfügt er über die Option Alle Standards akzeptieren. Bei Aktivierung dieser Option wird die Freigabe der Dokumentenrevision in einem Schritt ausgeführt. Wenn diese Option nicht ausgewählt wird, führt Sie der Assistent Schritt für Schritt durch die Schritte. Dies ist besonders nützlich, wenn mehr als ein Dokument veröffentlicht werden soll.
Hinweis: Wenn die Anzahl der ausgewählten Dokumente kleiner oder gleich der für den Standardwert LIMIT_NORMAL_STATE_CHANGES angegebenen Anzahl ist, kann der Anwender auswählen, ob der Vorgang im ersten Schritt des Assistenten für die Dokumentfreigabe als Hintergrundjob durchgeführt werden soll.
Wenn Dokumente im Hintergrund freigegeben werden und die folgenden Voraussetzungen für ein Dokument nicht erfüllt sind, wird dieses spezifische Dokument ignoriert. Die übrigen Dokumente werden jedoch freigegeben.