Dokumentklassen - Prozessaktion
Funktionen
Das Konzept der Prozessaktion für Dokumentenklassen (auch als Konfiguration von Prozessaktionen bezeichnet) ermöglicht die Konfiguration des Verhaltens bzw. der Aktionen des Systems bei der Ausführung eines der Prozesse für eine bestimmte Dokumentenklasse. Beispiele für solche Prozesse sind „VIEW“ und „CHECKOUT“ (eine Liste und Beschreibung aller Prozesse finden Sie im nachfolgenden Glossar).
Diese Prozesskonfiguration überschreibt die Standardfunktionalität für die drei Dokumententypen "Original", "Ansicht" und "Redline". Wenn für eine Kombination aus Klasse und verarbeitung keine Konfiguration festgelegt oder wenn für eine Kombination ein Kopf ohne verknüpfte Dokumenttypen erstellt wurde, gelten die Standarddokumenttypen für die betreffende Klasse-/Verarbeitungskombination. Bei der Konfiguration von Dokumenttypen für eine Klasse-/Verarbeitungskombination muss einer der Dokumenttypen "Original" lauten.
Die Optionen, die pro Dokumentenklasse und Prozess konfiguriert werden können, sind:
- Makrooption - Es kann konfiguriert werden, wie viele Makros für jede Dokumentenklasse verarbeitet werden. Mögliche Einstellungen:
- SelectAndRun: Die normale Funktionsweise. Wenn Makros vorhanden sind, kann der Anwender wählen, welches ausgeführt werden soll.
- RunIfOnlyOne: Wenn nur ein Makro für den Dateityp bzw. die Anwendung vorhanden ist, der bzw. die der verknüpften Dokumentendatei zugeordnet ist, wird es ohne Benutzereingriff ausgeführt.
- NoMacro: Wenn Makros für den jeweiligen Dateityp bzw. die Anwendung konfiguriert sind, kann der Benutzer kein Makro auswählen oder ausführen. Anders gesagt wird die Makroausführung deaktiviert.
- Dokumenttypen - Es können ein oder mehrere zusätzliche Dokumenttypen hinzugefügt werden, die gleichzeitig mit der Original-/Masterdatei verarbeitet werden sollen. Die neuen Dokumenttypen müssen nach dem Erstellen mit einer Kopfzeile der Verarbeitungsaktion verknüpft werden.
- Option Verwendung Namensdateien - Es kann konfiguriert werden, wie die Dateien, die die Kopfzeile der Verarbeitungsaktion verwenden, bezeichnet werden. Strukturdokumente werden nicht von der Option zur Verwendung der Namendatei beeinflusst, die für jeden Prozess in Dokumentenklassen Verarbeitungsaktionen konfiguriert wird. Mögliche Einstellungen:
- Ursprünglicher Dateiname als Standard: Der ursprüngliche Dateiname ist der Standardwert. Wenn die Datei einen ursprünglichen Dateinamen hat und ausgewählt wird, muss der Benutzer bei der Ausführung einer der angegebenen Dateioperationen die Art der Dateibenennung auswählen.
- Dokumententitel und -name als Standard: Der Dokumententitel und -name sind der Standardwert. Wenn die Datei einen ursprünglichen Dateinamen hat und ausgewählt wird, muss der Benutzer bei der Ausführung einer der angegebenen Dateioperationen die Art der Dateibenennung auswählen.
- Dokumententitel und -name erzwingen - der Anwender hat keine Auswahlmöglichkeit, selbst wenn die Datei einen ursprünglichen Namen hat. Zur Benennung der Datei werden der standardmäßige Dokumententitel und -name verwendet.
- Ursprünglicher Dateiname: Der Benutzer hat keine Auswahl zu treffen. Zur Benennung der Datei wird der ursprüngliche Name verwendet, falls vorhanden. Andernfalls wird bei der Benennung auf Dokumententitel und -name zurückgegriffen.
Ist zum Beispiel nur ein Makro vorhanden, kann das System so konfiguriert werden, dass das Makro automatisch ausgeführt wird, wenn ein Anwender beispielsweise den Prozess ANSICHT verwendet.
Glossar und Begriffsdefinitionen
Prozesse
Die Prozesse beschreiben, was mit der Dokumentendatei (und Dateireferenz) geschieht, nicht jedoch, was mit dem Dokumentenrevisionsdatensatz in der Datenbank geschieht. Der Prozess DELETE beschreibt zum Beispiel das Löschen (Entfernen) der Datei und Dateireferenz, die mit der Dokumentenrevision verknüpft sind, durch den Anwender mit Hilfe des Befehls Dokumentendatei löschen.
- ANZEIGEN - für das Anzeigen eines Dokuments oder einer Ansichtskopie. Gilt nicht für den Befehl „Externer Dateibetrachter“.
- ANZEIGEN - für das Drucken eines Dokuments oder einer Ansichtskopie.
- CREATENEW: Wird beim Erstellen einer neuen Dateireferenz durch Ausführen des Befehls Bearbeiten verwendet, wenn für die Dokumentrevision keine Dateireferenz vorhanden ist.
- CHECKOUT - Wie CREATENEW, wird jedoch zum Auschecken eines vorhandenen Dokuments verwendet.
- CHECKIN - Wird zum Einchecken eines Dokuments verwendet.
- UNDOCHECKOUT: Wird beim Ausführen des Befehls Auschecken rückgängig machen verwendet.
- SENDBYMAIL: Wird beim Versand einer Dokumentendatei per E-Mail verwendet.
- COPYFILETO: Wird beim Kopieren eines Dokuments in einen lokalen Ordner verwendet.
- DELETE - Wird zum Löschen des Dokuments verwendet.
- OTHER: Wird in IFS Cloud noch nicht verwendet, sondern ist für spätere Verwendung reserviert. Dieser reservierte Prozess kann zum benutzerdefinierten Anpassen der Anwendung verwendet werden, wenn ein zusätzlicher Prozess erforderlich ist, z. B. wenn ein Prozess zum Erstellen einer neuen Revision oder zum Veröffentlichen eines Dokuments benötigt wird. Er kann jedoch zum Konfigurieren sowohl von Makros als auch einer Verarbeitungsaktion für Dokumentenklassen verwendet werden, wird aber nicht ausgeführt.
Wenn Dateioperationen für mehrere Dokumente ausgeführt werden, werden alle Dateien auf Grundlage des standardmäßigen Dokumententitels und -namens benannt.