Einem Geschäftsobjekt, z. B. einer Dokumentenrevision oder einer Artikelrevision, kann ein Genehmigungsschema zugeordnet werden. Dadurch wird automatisch eine Genehmigungsablaufliste generiert, die entweder auf der Genehmigungsablaufseite des Objekts bearbeitet werden kann (Registerkarte Dokumentrevision/Genehmigung für Dokumentrevisionen oder Registerkarte Konstruktionsrevision/Genehmigung Arbeitsplan für Konstruktionsrevisionen) oder auf der Seite Anhangsbereich/Genehmigungsprozess. Für jeden Genehmigungsschritt können eine oder mehrere zur Genehmigung des Schritts berechtigte Personen bzw. Gruppen erfasst werden. Das bedeutet, dass der Genehmigungsablauf parallel durch mehrere Personen bzw. Gruppen erfolgen kann, die ein Objekt gleichzeitig genehmigen können. Falls ein paralleler Genehmigungsablauf erstellt werden soll, sind mehrere Zeilen mit derselben Schrittnummer, jedoch mit unterschiedlichen Personen bzw. Gruppen einzufügen.
Die Schritte müssen der Reihe nach freigegeben werden. Ein Schritt kann nicht genehmigt werden, sofern der vorhergehende Schritt nicht genehmigt wurde. Da IFS/Event Server eine Mitteilung bei der Genehmigung eines Schritts sendet, ist es empfehlenswert, die für das Dokument verantwortliche Person an die erste Stelle zu setzen.
Das gesamte Genehmigungsverfahren für ein Geschäftsobjekt kann im Fenster Anhangsbereich/Genehmigungsprozess verwaltet werden. Zur Vereinfachung des Arbeitsablaufs besitzen manche Geschäftsobjekte eine eigene Registerkarte zur Verwaltung dieser Daten. Ein Beispiel ist „Dokumente“, wo Genehmigungsabläufe für Dokumente auf der Registerkarte AblaufDokumentenrevision verwaltet werden können.
Auf der Seite Genehmigungen werden die aktuellen Genehmigungsschritte für jeden Anwender in einem beliebigen Geschäftsobjekt (z. B. Änderungsauftrag, Dokument, Projektbudget) angezeigt, wenn dieses geladen ist. Es ist möglich, mehrere Schritte über die Seite Genehmigungen freizugeben oder abzulehnen. Wenn Sie die Seite laden, werden die aktuellen Genehmigungsschritte angezeigt, die mit allen Benutzern verknüpft sind.
Die folgende erweiterte Anfrage dient zum Anzeigen aller aktuellen Genehmigungsschritte des angemeldeten Anwenders. Durch Speichern dieser Anfrage im Anwenderprofil hat der Anwender leicht Zugriff auf die bereitstehenden Schritte, die er jedes Mal, wenn er sich bei der Anwendung anmeldet, genehmigen kann.
(PERSON_ID = '# PERSON_ID #' OR & AO.Document_Group_Members_API.Member_Of_Group (GROUP_ID, '# PERSON_ID #') = 'TRUE')
Erstellen: Vor einem genehmigten Schritt kann kein neuer Schritt eingefügt werden. Zudem existieren Beschränkungen dahingehend, wer Datensätze in den Genehmigungsablauf einfügen kann. Diese Beschränkungen werden zum Teil durch den für das Objekt eingestellten Anwenderzugriff festgelegt. Ein Anwender, der keinen Zugriff auf ein Dokument hat, kann beispielsweise keine Personen bzw. Gruppen zum Genehmigungsablauf für dieses Dokument hinzufügen.
Ändern, Entfernen: Schritte, die bereits genehmigt wurden, können weder geändert noch entfernt werden. Zudem existieren Beschränkungen dahingehend, wer Datensätze im Genehmigungsablauf ändern bzw. entfernen kann. Diese Beschränkungen werden zum Teil durch den für das Objekt eingestellten Anwenderzugriff festgelegt. Zum Beispiel kann ein Anwender nur dann Personen in einem Genehmigungsablauf für ein Dokument aktualisieren oder entfernen, wenn er Zugriff auf das Dokument hat.
Genehmigen: Freigaben können für Dokumente und Geschäftsobjekte durchgeführt werden.
Zurückweisen: Freigaben können zurückgewiesen werden.
Arbeitsplanvorlage: Eine Reihe von Genehmigungsschritten, die durch ein Genehmigungsprofil identifiziert werden. Arbeitsplanvorlagen werden innerhalb der Basisdaten verwaltet.
Freigabeablauf: Eine Reihe von Freigabeschritten, die an die Anforderungen einer Dokumentenrevision angepasst werden.