Die Funktion der Cashflow-Analyse besteht darin, die Analyse der Cashflows zu ermöglichen. Anhand der Analysedaten können Cash Flow Entscheidungen für eine oder mehrere Firmen getroffen werden. Cash Flow Analysen können auch als Hilfe bei der Einschätzung von Währungsrisiken in zukünftigen Cash Flows in der Originalwährung verwendet werden. Die Berichte zum Cashflow-Risiko können im Detail sowie in Zusammenfassungen angezeigt werden, die in Zeiträume und Quellen unterteilt sind.
Die Informationen, die die Grundlage für Berechnungen bilden, können sowohl manuell eingegeben als auch aus IFS/Zahlungsverkehr, IFS/Kundenauftrag oder IFS/Einkauf übernommen werden. IFS/Zahlungsverkehr enthält Zahlungspläne für Kunden und Lieferanten. IFS/Zahlungsverkehr stimmt auch die Salden mit den Geldinstituten der Firma ab. IFS/Kundenaufträge enthält Informationen über Kundenaufträge, vorläufig fakturierte Aufträge und Auftragspositionen. Informationen über Auftragspositionen werden aus IFS/Einkauf übertragen, da sie dort gespeichert sind.
Zum Auswählen einer Seite kann über den Navigator der erforderliche Ordner markiert werden. Anschließend müssen Sie mit der linken Maustaste auf das Seitensymbol doppelklicken oder auf die Layoutseite unter der ausgewählten Aktivität im Workflow des Prozessmodells für die Cashflow-Analyse klicken.
Der Prozess „Cashflow-Analyse“ befindet sich im Modul „IFS/Cashflow-Analyse“. Es wird empfohlen, sich vor Beginn der Arbeit mit der grafischen Bedieneroberfläche von IFS vertraut zu machen. Das Modul IFS/Cash Flow ist Teil von IFS Rechnungswesen. IFS Rechnungswesen enthält Informationsgruppen, die von allen Produkten in IFS gemeinsam genutzt werden, z. B. die Währung, die die Firma verwendet.
Der Prozess der Cashflow-Analyse ist in IFS/Dienste, IFS/Unternehmen und IFS/Buchungsregeln integriert. Bevor mit „Cashflow-Analyse“ gearbeitet werden kann, müssen Basisdaten in diese Komponenten eingegeben werden. Die Dokumentation zu IFS Rechnungswesen enthält allgemeine Richtlinien für jede Komponente. Dies gilt auch für IFS/Cash Flow Analyse.
IFS / Zahlung
IFS/Cash Flow Analyse ruft Informationen über Finanzsalden aus IFS/Zahlungsverkehr ab, wenn diese Komponente installiert ist. Diese Informationen sind in IFS/Cashflow-Analyse in drei Quellen unterteilt. Kreditoren, Debitoren und Salden der Finanzmittelkonten. Kreditoren speichern Informationen zu Lieferantenrechnungen und Lieferantenzahlungsformularsalden. Debitoren speichern Informationen zu Kundenrechnungen und Kundenzahlungsformularsalden. Salden der Finanzmittelkonten speichern Kontosalden bei den Geldinstituten der Firma. Beim Abrufen von Daten aus IFS/Zahlungsverkehr ist ein Status zur Zahlungszuverlässigkeit und zu den Cashflows für jeden ausstehenden Restbetrag vorhanden. Dieser Status kann vom Anwender geändert werden. Der Flow-Status gibt Auskunft über die Zahlungszuverlässigkeit.
IFS/Kundenaufträge
IFS/Cash Flow Analyse ruft Informationen über Kundenaufträge aus IFS Logistik ab, wenn die Komponente IFS/Kundenaufträge installiert ist. Beim Abrufen von Daten aus IFS/Kundenauftrag ist ein Status zur Zahlungszuverlässigkeit Cashflow-Status für die Kundenauftragspositionen vorhanden. Dieser Status kann vom Anwender geändert werden. Der Status gibt Auskunft über die Zahlungszuverlässigkeit.
Hinweis: Ein gedruckter Kundenauftrag ist im Kundenrechnungssaldo enthalten, der von IFS/Zahlungsverkehr übertragen wurde.
IFS/Einkauf
Mit IFS/Cashflow-Analyse werden Informationen über Bestellungen und Bestellanforderungen aus IFS Supply Chain abgerufen, wenn das Modul „IFS/Einkauf“ installiert ist. Beim Abrufen von Daten aus IFS/Einkauf ist ein Status zur Zahlungszuverlässigkeit Cashflow-Status für jede Bestellposition und Bestellanforderungsposition vorhanden. Dieser Status kann geändert werden. Der Status der Positionen gibt Auskunft über die Zahlungszuverlässigkeit.
Zu beachten ist, dass es keinen automatischen Link zwischen vorher eingegebenen Lieferantenrechnungen und Bestellungen gibt. Der Anwender muss Lieferantenrechnungen mit Bestellungen verknüpfen. Andernfalls wird ein doppelter Cashflow aus IFS/Zahlungsverkehr und IFS/Einkauf generiert.
IFS/Vertragsmanagement
IFS/Cashflow-Analyse ruft Informationen zu Zahlungsaufforderungen aus IFS/Vertragsmanagement ab. Beim Eingang von Daten wird der Status der Zahlungsanforderung dem Cashflow-Status für jede ausstehende Zahlung aus dem Vertrag zugeordnet. Dieser Cashflow-Status kann geändert werden. Die Cashflow-Statusnummer gibt Auskunft über die Zahlungszuverlässigkeit.
Hinweis: Wenn die Zahlungsanforderung teilweise fakturiert wurde, wird diese Quelle verwendet, um den verbleibenden Rechnungsbetrag zu ermitteln. Sobald sie komplett fakturiert wurde, gehört sie nicht mehr zu dieser Cashflow-Quelle.
IFS/Untervertragsmanagement
Mit IFS/Cashflow-Analyse werden Informationen zur Untervertragsbewertung aus IFS/Untervertragsmanagement abgerufen. Beim Eingang von Daten wird der Status der Untervertragsbewertung dem Cashflow-Status für jede ausstehende Zahlung aus dem Vertrag zugeordnet. Dieser Cashflow-Status kann geändert werden. Die Cashflow-Statusnummer gibt Auskunft über die Zahlungszuverlässigkeit.
Hinweis: Wenn die Bewertung teilweise fakturiert wurde, wird diese Quelle verwendet, um den verbleibenden Rechnungsbetrag zu ermitteln. Sobald sie komplett fakturiert wurde, gehört sie nicht mehr zu dieser Cashflow-Quelle.
Mit Cash Flow Analysen arbeiten
Vor der Eingabe von Informationen prüfen, ob die BDA gemäß den Anweisungen in Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben, Prozess Basisdaten für die Cash Flow Analyse eingeben, eingerichtet wurden. Dieser Prozess enthält grundlegende Informationen, die als die Quellen für Berechnungen verwendet werden. In diesen Ordner können auch vom Anwender definierte Cash Flow Typen eingegeben werden. Diese Typen können bei der Aktualisierung einer Analyse oder als Suchkriterien beim Drucken von Berichten zum Cashflow-Risiko verwendet werden.
In den Ordner "Quellen" können Informationen eingegeben werden, die nicht aus IFS/Zahlungsverkehr, IFS/Kundenaufträge oder IFS/Einkauf abgerufen werden. Dazu gehören einmalige oder wiederkehrende Cash Flows wie z.B. Löhne/Gehälter und Mieten. Außerdem ist eine Funktion zur Eingabe der Firmensalden bei den Geldinstituten vorhanden. Sie können Finanzsalden durch Eingabe eines neuen Wertes pro angegebenem Datum löschen oder ändern. Es können auch Barmittel eingegeben werden, ohne sie einem Konto zuzuordnen. Zur Analyse zukünftiger Cashflow-Salden werden Informationen über alle Konten, Kontosalden und Währungen ausgewertet.
Der Ordner „Cashflow-Analyse“ enthält Seiten für das Zusammentragen von Daten, die als Grundlage für die Analyse verwendet werden. Es werden Daten aus Cashflows abgerufen, die manuell in IFS/Cashflow-Analyse eingegeben wurden, sowie Daten aus IFS/Zahlungsverkehr, IFS/Kundenauftrag und IFS/Einkauf, sofern diese Komponenten installiert sind. IFS/Zahlungsverkehr speichert Informationen für Lieferantensalden, Kundensalden und Salden bei Zahlungsinstituten. IFS/Kundenauftrag speichert Informationen zu Kundenaufträgen. IFS/Einkauf speichert Informationen über Bestellungen und Bestellanforderungen. Der Anwender kann auch Analysen in den Ordner „Cashflow-Analyse“ eingeben und dort aktualisieren. Dieser Ordner enthält auch Seiten zum Erstellen von Berichten und detaillierten Cashflow-Darstellungen, die in ein anderes Tool kopiert werden können.
Mit Cashflow-Prognosen arbeiten
Das Cashflow-Prognosekonzept ermöglicht es Ihnen basierend auf ausgewählten Analyse-IDs, Cashflow-Prognosen zu erstellen und zu speichern, um vergangene und zukünftige Cashflow-Trends zu vergleichen und zu analysieren. Um Cashflow-Prognosen zu vergleichen, müssen Sie Cashflow-Prognosen für vergleichbare Zeitperioden erstellen. Zum Beispiel kann ein Cashflowprognosetyp so definiert werden, dass er alle monatlichen Cashflowprognosen enthält. Um diese monatlichen Prognosen zu vergleichen, müssen alle solche Prognosen am Anfang jedes Monats (oder am Ende des vorherigen Monats) erstellt werden. Es ist möglich, verschiedene Versionen für eine Cashflowprognose (z.B. eine vorläufige Version und die endgültige Version) zu erstellen.
Auf Details, die sich auf Cashflow-Prognosen beziehen, kann auch über die Informationsquelle „Cashflow-Prognose“ in IFS Business Reporter zugegriffen werden. Diese Informationsquelle ist mit der Dimension „Zeitskala“ verbunden, die es Ihnen ermöglicht, Cashflow-Prognosedaten in einer beliebigen bevorzugten Zeitskala zu analysieren. Sie können beispielsweise eine monatliche, eine wöchentliche oder eine individuelle Zeitskala (z. B. Zehn-Tages-Zeiträume für die nächsten dreißig Tage) verwenden, um verschiedene zeitbezogene Ansichten der gleichen Cashflow-Prognosendetails abzurufen.
Manuelle Cashflow-Beträge können mithilfe von IFS Business Reporter ebenfalls zurückgeschrieben werden. Hierfür sollte der entsprechende Posten für manuelle Cashflows einer Cashflow-Prognose angehören und ein IFS Business Reporter-Bericht sollte zum Abrufen und Zurückschreiben der Informationen entworfen werden.