Budgetmanagement

IFS/Budgetmanagement umfasst Funktionen zur Eingabe von Budgetversionen, Aufteilungsschlüsseln, Regeln für die Neuberechnung und Budgetwerten. Die Budgetwerte können für den Vergleich mit Ergebnissen in Analysen und Berichten verwendet werden.

IFS Business Reporter dient zum Erstellen und Analysieren von Informationen basierend auf den Periodenbudgetbeträgen, die in IFS Cloud verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie unter „Informationsquellen“ in IFS Business Reporter.

Sie müssen Folgendes tun, bevor Sie eine neue Budgetversion eingeben:

• Sicherstellen, dass die betreffenden Buchungsperioden offen sind. Dies erfolgt auf der Seite Buchungsperioden.
• Die in der Firma verwendeten Buchungselemente prüfen. Dies erfolgt auf der Seite Kontierschema definieren.
• Prüfen, ob die Konten für die Budgetwerte vorhanden sind. Dies erfolgt auf der Seite Konten.Ein Konto kann nur für Budgetwerte definiert werden, nicht für Hauptbuchtransaktionen.
• Überprüfen Sie, ob die erforderlichen Buchungselementwerte (z. B. Kostenstelle) vorhanden sind. Dies erfolgt auf der Seite Buch.elem.-Werte.
• Prüfen Sie die Buchungselementanforderungen auf der Registerkarte Konto/Budget-Buchungselementanforderungen. Der Anwender kann Informationen nur für Buchungselemente eingeben entweder mit der Anforderung Kann oder Pflicht.

Budgetversion und Budgetwerte

Folgende Methoden können zur Eingabe von Budgetversionswerten genutzt werden:

• Kopieren von Budgetwerten aus einer vorhandenen Budgetversion
• Initiieren von Budgetwerden aus Salden im Hauptbuch
• Manuelle Eingabe von Budgetwerten pro Jahr und deren Aufteilung
• Manuelle Eingabe von Budgetwerten pro Periode

Zunächst sollte eine Budgetversion auf der Seite Budgetversionen eingegeben werden. Ist die Budgetversion einer vorhandenen Version ähnlich, kann die vorhandene Version ganz oder teilweise kopiert werden, um ein Anfangsbudget zu erstellen. Die kopierten Budgetwerte können vorhandene Budgetwerte ersetzen oder zu den vorhandenen Budgetwerten hinzugefügt werden.

Ein Anwender kann eine Budgetversion und ihre Werte in eine Datei exportieren, um sie mit einem PC-Tool, z. B. Microsoft Excel, zu bearbeiten. Sobald die exportierten Werte bearbeitet wurden, können sie zurück in die Budgetversion importiert werden.

Startwerte können aus Salden (Jahr oder Periode) im Hauptbuch oder einer Kombination von Salden und Budgetwerten initiiert werden.

Budgetwerte können auf zwei verschiedene Arten manuell eingegeben werden. Sie können Budgetwerte auf der Seite Jahresbudgetbetrag eingeben und dann die eingegebenen Jahreswerte dem Periodenbudget zuordnen. Sie können die Werte auch direkt auf der Seite Periodenbudgetbetrag eingeben. Diese beiden Methoden können kombiniert werden. Die manuelle Eingabe von Budgetwerten kann durch Verwendung des Befehls Festes Kontierschema vereinfacht werden. Diese Option kann sowohl auf der Seite Jahresbudgetbetrag als auch auf der Seite Periodenbudgetbetrag verwendet werden.

Ein Anwender kann die Jahresbudgetwerte aufteilen, indem, falls zutreffend, Informationen zum Aufteilungsschlüssel auf der Seite Budgetaufteilungsschlüssel eingegeben werden. Wenn kein Aufteilungsschlüssel eingegeben wird, werden die Jahresbudgetwerte entweder gleichmäßig auf die Perioden des Buchungsjahres oder auf die in den Feldern Periode von and Periode bisangegebenen Periodenbereiche verteilt.

Eine Neuberechnung vorhandener Budgetwerte kann mithilfe von Neuberechnungsregeln vorgenommen werden. Für jedes Kontierschema werden Regeln angegeben. Sie enthalten einen Prozentsatz für Erhöhung/Reduzierung.