Zahlungsaufforderung übermitteln
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Übermitteln der Zahlungsaufforderung an den Kunden. Nachdem alle Bewertungen getätigt wurden und die Zahlungsaufforderung genehmigt wurde, kann sie an den Kunden gesendet werden. Die Zahlungsaufforderung wird gedruckt und an den Kunden zum Bestätigen gesendet.
Wenn der Kunde zugestimmt hat, Fakturierung beim Übermitteln (Rechnung vor Zahlungseingang) statt Bestätigen der Zahlungsaufforderung auszuführen, kann dies als Standardoption eingegeben werden, wodurch die Option Rechnung erstellen standardmäßig ausgewählt wird. Wenn die Option Rechnung erstellen ausgewählt wird, wird eine Rechnung erstellt und anstatt einer Zahlungsaufforderung an den Kunden gesendet. Nachdem die Zahlungsaufforderung übermittelt ist, sind keine Änderungen im Zahlungsaufforderungskopf, in Zahlungsaufforderungspositionen und Zahlungsaufforderungsposten zugelassen. Beim Erhalt der Bestätigung vom Kunden können jedoch Werte in die Felder Bestät. Freigabe und Bestät. Arbeit, Bestät. Lagermaterial, Bestät. Menge und Aufgeh. bestät. Gesamteinbehalt eingegeben werden.
Wenn eine Aufforderung gedruckt werden soll, sollte das die Umschaltoption Zahlungsaufforderung drucken standardmäßig aktiviert sein. Die Zahlungsaufforderung kann sogar bei direkter Fakturierung gedruckt werden und kann dann als Rechnungsdetails fungieren.
Voraussetzungen
- Die Aufforderung muss den Status Genehmigt haben.
- Alle früheren Zahlungsaufforderungen (ohne die vorherigen Zahlungsaufforderungen im Status "Storniert" in Betracht zu ziehen) müssen übermittelt worden sein (diejenigen im Status "Übermittelt", "Bescheinigt", "teilweise bezahlt", "vollständig bezahlt"), bevor die aktuelle Zahlungsaufforderung übermittelt wird. Wenn eine frühere, nicht übermittelte Zahlungsaufforderung existiert, muss sie vorher entweder übermittelt oder storniert werden, bevor die neue übermittelt wird. Dadurch soll vermieden werden, dass Aufforderungen mit älteren Vertragsinhalten und veralteten Wertermittlungen versendet werden.
- Das Standardprojekt muss aktiv sein und eine freigegebene Aktivität muss existieren.
- Alle Berichtscodes müssen für die Ertragsaktivität, die im Vertrag definiert ist, gültig sein.
- Eine Zahlungsaufforderung mit einer Zahlungsbedingung, für die Raten oder Rabatte definiert sind, darf nicht übermittelt werden.
- Wenn der Vertrag zurückgestellt ist, sollte die Zahlungsaufforderung normalerweise nicht übermittelt werden, sie kann jedoch bei Bedarf überschrieben werden.
- Die Rechnungsmethode darf nicht Direktrechnung sein.
Systemauswirkungen
Wenn die Zahlungsaufforderung übermittelt wurde:
- ändert sich der Status der Zahlungsaufforderung in "Übermittelt".
- Wenn Zahlungsaufforderung drucken ausgewählt ist, wird ein Zahlungsaufforderungsbericht erstellt und ausgedruckt.
- Wenn kein Fälligkeitsdatum für die Übermittlung der Zahlungsaufforderung festgelegt ist, wird das Fälligkeitsdatum für die Zahlungsaufforderung unter Verwendung von Zahlungsbedingungen, die für die Zahlungsaufforderung definiert sind, automatisch berechnet.
- Buchungen für übermittelte Zahlungsaufforderungen werden mit der Funktionsgruppe "Zahlungsaufforderung" (AFP) erstellt. Wenn ein zu erkennender Prozentsatz für den Vertrag definiert wurde, wird der Wert der Buchungen dementsprechend angepasst.
Falls die Zahlungsaufforderung beim Übermitteln fakturiert wird:
- Der Status der Zahlungsaufforderung ändert sich in "Bestätigt".
- Es werden keine Änderungen in der Zahlungsaufforderung zugelassen.
- Die Zahlungsaufforderung kann nicht storniert werden.
- Standardbuchungen werden über die Projektrechnung erstellt. Es werden keine AFP-Buchungen erstellt, da die Rechnung alle Erlösbuchungen abdeckt.
- Die Rechnungsmethode wird auf Rechnung bei übermittelter Zahlungsaufforderung gesetzt.